付款及发票管理制度
合集下载
相关主题
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
（9）、 各采购人员要自觉接受公司对采购活动的监督和质询。对采购人员在 采购过程发生的违犯公司制度的行为，公司将有权对有关人员提出降级、处罚、 开除的处理建议，直至追究法律责任。
第六条、本制度经公司批准之日起执行。 第七条、本制度仅适用于供应部业务办理，由供应部负责解释及修订。
（ 附件：工程（材料）款支付审批单）
（5）、各子公司采购业务经办人，应按月份（以每月 20 日价格为准）对自 己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价 明细单，于每月 25 日前报总公司供应部合同管理员处。
（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日 起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业 务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、合同 金额，到货时间、金额，付款时间、付款金额、欠款金额及开票情况等。在供应 商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票， 以免取得的发票与实际业务内容不附。
开户银行 联系电话 结算合同价款 ￥ 累计本次已支
￥ 付工程款
本次 付款 合同 条款 摘要
供应部意见
项目工程师意见： 项目经理意见：
wk.baidu.com工程总监意见：
第4页 共 4 页
TZ-NJZY -GYGL-007
第3页 共 4 页
TZ-NJZY -GYGL-007
天正集团南京置业有限公司
付款及发票管理制度
工程（材料）款支付审批单
项目名称：
日期： 年 月 日
申请付款单位
付款类型
本次付款
□预付款 □进度款 □结算款
￥
金额
付款金额（大写）
工程名称
收款 单位
全称 帐号 经办人
当初合同价款 ￥ 累计上次已支付
￥ 工程款额
天正集团南京置业有限公司
付款及发票管理制度
制度名称
部门负责人 生效日期 适用范围
天正集团南京置业有限公司采购 付款及发票管理制度
制度编号
TZ-NJZY-GYGL-007
黄建友
分管副总裁 施正茂 执行总裁
何捷
2011年1月10 日
制度类别
采购管理
全公司
页数
共7页
采购付款及发票管理制度
目的：为规范公司各类采购付款及采购发票的管理，结合公司实际情况，制 定本制度。
第2页 共 4 页
TZ-NJZY -GYGL-007
天正集团南京置业有限公司
付款及发票管理制度
经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人 员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必 需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务， 如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则 需要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。
3、现金采购业务：对小于 10000 元确实紧急的材料进行现金采购，业务经
第1页 共 4 页
TZ-NJZY -GYGL-007
天正集团南京置业有限公司
付款及发票管理制度
办 人 必 须 凭 正 式 发 票 、《 送 货 单 》、《 材 料 交 接 验 收 单 》.《费用报销单》办理报销 手续。
第二条、付款方式的要求： 付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开 支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承 兑汇票付款为主，原则上超过 1 万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电 汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。
第一条、付款管理规定
1、预付款业务：无特殊情况，除采购工程急需小额材料业务外，其他预付 款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。
预付款业务流程同财务部颁布的《款项支付审批流程》。 （1）、预付款业务付款手续：业务经办人持 《 付 款 审 批 单 》、《 合 同 》、 对 方 开具的足额（大于或等于预付款额度）发票，办理相关付款手续。 （2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程部门必须慎重把关,确保 与供应商业务关系良好，合同正常执行。
（7）、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导 签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后 果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济 或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。
（8）、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性 、 完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。
第三条、各种情况下采购（或含工程）业务发票的规定： （ 一 ）、 采 购 （ 或 含工程）发票标准要求及处理： 1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具税务局 核准的正式发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起 90 天 内 ）， 供应部不接收超过认证期的增值税专用发票。 2、采购（或含工程）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、 入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一 致，否则，不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认分管副总批准的除外 。 3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、分管 副总特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发 票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发 票。 （二）、发票的取得时限管理规定： 所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员确认后，实施 付款审批流程。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，且发 票信息需与合同及实际相符；含工程安装的发票的取得时限为单项工程决算之日 起 60 日内由相关责任人获取与决算合同内容金额相符的发票。
2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的 到票时间内付款：
货到付款流程同财务部颁布的《款项支付审批流程》。 （1）、对货到付款，发票未到的规定：对于货到入库、发票未到，需按合同 付款的，由业务经办人出具《 付 款 审 批 单 》、《 合 同 》、《 材 料 交 接 验 收 单 》、 供 应 商提供的同色联的《送货单》、《工程（材料）款支付审批单》，经供应部经理核 实后报财务，其他特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务经理认 定 ）。 (2)、对货到已验收、发票已到，供应商要求付款的（即帐面应付款）规定： 货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业 务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单 及合同等进行核对，确认无误后，将发票附《 付 款 审 批 单 》、《 合 同 》、《 材 料 交 接 验收单》、供应商提供的同色联的《送货单》、《工程（材料）款支付审批单》办 理用款申请。 （3）支付合同应付款规定：对于支付合同应付款的业务，由业务经办人开 具《付款审批单》、《工程（材料）款支付审批单》附足额发票，办理付款手续， 对于含工程的最后一笔合同付款，必须经公司成本部决算后由经办人办理付款手 续，除正常的单据外应附工程决算单。
第四条、帐目登记制度： 为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，供应部将实行定期 对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月 515 日；与供应商对帐每半年一次，核对范围为半年内与公司发生经济业务往来 的单位。 第五条、补充规定 （1）、每一笔采购业务合同、供货人、开票人、收款人必需是同一业务对象 。 与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我 方的开票资料。 （2）、对于业务单位到公司直接收取往来帐款的业务，公司采购业务或接受 劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，确认无误的，方受理付款业务 ， 按正常财务手续办理付款事宜。 （3）、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同 时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与档 案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。 （4）、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认 来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，财务部
第六条、本制度经公司批准之日起执行。 第七条、本制度仅适用于供应部业务办理，由供应部负责解释及修订。
（ 附件：工程（材料）款支付审批单）
（5）、各子公司采购业务经办人，应按月份（以每月 20 日价格为准）对自 己分管的采购物资进行归类按不同供应商分别列示供应价格，出具物资采购报价 明细单，于每月 25 日前报总公司供应部合同管理员处。
（6）、设立采购备查帐：相关业务经办人应自采购（或劳务）合同生效之日 起开始分供应商进行业务备查帐记录（注明供应商名称、电话、联系人），按业 务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务的采购计划单号、合同号、合同 金额，到货时间、金额，付款时间、付款金额、欠款金额及开票情况等。在供应 商开票时,要求业务经手人与供应商核对无误（金额、数量、品名）才能开票， 以免取得的发票与实际业务内容不附。
开户银行 联系电话 结算合同价款 ￥ 累计本次已支
￥ 付工程款
本次 付款 合同 条款 摘要
供应部意见
项目工程师意见： 项目经理意见：
wk.baidu.com工程总监意见：
第4页 共 4 页
TZ-NJZY -GYGL-007
第3页 共 4 页
TZ-NJZY -GYGL-007
天正集团南京置业有限公司
付款及发票管理制度
工程（材料）款支付审批单
项目名称：
日期： 年 月 日
申请付款单位
付款类型
本次付款
□预付款 □进度款 □结算款
￥
金额
付款金额（大写）
工程名称
收款 单位
全称 帐号 经办人
当初合同价款 ￥ 累计上次已支付
￥ 工程款额
天正集团南京置业有限公司
付款及发票管理制度
制度名称
部门负责人 生效日期 适用范围
天正集团南京置业有限公司采购 付款及发票管理制度
制度编号
TZ-NJZY-GYGL-007
黄建友
分管副总裁 施正茂 执行总裁
何捷
2011年1月10 日
制度类别
采购管理
全公司
页数
共7页
采购付款及发票管理制度
目的：为规范公司各类采购付款及采购发票的管理，结合公司实际情况，制 定本制度。
第2页 共 4 页
TZ-NJZY -GYGL-007
天正集团南京置业有限公司
付款及发票管理制度
经办人对来人身份及证明信确认无误的，方可受理来人经办业务，且公司经办人 员应在相应的业务单据及证明材料上上签名，以示负责(对方上门收款的业务,必 需在付款同时取得对方的收款收据)。对于本地业务单位派人到公司收款的业务， 如彼此熟知情况并对来人确认的，可不需证明信，按正常付款手续办理。反之则 需要求出具相应的证明材料方可办理付款手续。
3、现金采购业务：对小于 10000 元确实紧急的材料进行现金采购，业务经
第1页 共 4 页
TZ-NJZY -GYGL-007
天正集团南京置业有限公司
付款及发票管理制度
办 人 必 须 凭 正 式 发 票 、《 送 货 单 》、《 材 料 交 接 验 收 单 》.《费用报销单》办理报销 手续。
第二条、付款方式的要求： 付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开 支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承 兑汇票付款为主，原则上超过 1 万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电 汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。
第一条、付款管理规定
1、预付款业务：无特殊情况，除采购工程急需小额材料业务外，其他预付 款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。
预付款业务流程同财务部颁布的《款项支付审批流程》。 （1）、预付款业务付款手续：业务经办人持 《 付 款 审 批 单 》、《 合 同 》、 对 方 开具的足额（大于或等于预付款额度）发票，办理相关付款手续。 （2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程部门必须慎重把关,确保 与供应商业务关系良好，合同正常执行。
（7）、公司采购货物或接受劳务业务经办人以私人名义或未经公司分管领导 签批许可，私自以公司各类公章与外部业务单位产生的负债业务（即个人行为后 果），由行为个人自负，如因此给公司造成经济纠纷的，公司将追究当事人经济 或刑事责任。以职务之便侵吞公司资金的，以贪污论处。
（8）、采购业务经办人应对所提交财务部的原始业务凭证的合法性、真实性 、 完整性、规范性负责,并对传递至财务部的用款申请与发票做好单据传递记录。
第三条、各种情况下采购（或含工程）业务发票的规定： （ 一 ）、 采 购 （ 或 含工程）发票标准要求及处理： 1、所有材料物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具税务局 核准的正式发票（增值税专用发票进项税有效认证期为自发票开具之日起 90 天 内 ）， 供应部不接收超过认证期的增值税专用发票。 2、采购（或含工程）发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、 入库单、数量、金额及与合同单价、劳务内容）相符，即货、款、票、合同相一 致，否则，不接受该业务的结算发票。特殊情况经财务确认分管副总批准的除外 。 3、对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、分管 副总特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，说明发 票与实际业务内容的业务实质，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发 票。 （二）、发票的取得时限管理规定： 所有采购结算发票（含运费结算发票）应由该笔业务经办人员确认后，实施 付款审批流程。各类采购业务发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，且发 票信息需与合同及实际相符；含工程安装的发票的取得时限为单项工程决算之日 起 60 日内由相关责任人获取与决算合同内容金额相符的发票。
2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的 到票时间内付款：
货到付款流程同财务部颁布的《款项支付审批流程》。 （1）、对货到付款，发票未到的规定：对于货到入库、发票未到，需按合同 付款的，由业务经办人出具《 付 款 审 批 单 》、《 合 同 》、《 材 料 交 接 验 收 单 》、 供 应 商提供的同色联的《送货单》、《工程（材料）款支付审批单》，经供应部经理核 实后报财务，其他特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务经理认 定 ）。 (2)、对货到已验收、发票已到，供应商要求付款的（即帐面应付款）规定： 货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业 务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单 及合同等进行核对，确认无误后，将发票附《 付 款 审 批 单 》、《 合 同 》、《 材 料 交 接 验收单》、供应商提供的同色联的《送货单》、《工程（材料）款支付审批单》办 理用款申请。 （3）支付合同应付款规定：对于支付合同应付款的业务，由业务经办人开 具《付款审批单》、《工程（材料）款支付审批单》附足额发票，办理付款手续， 对于含工程的最后一笔合同付款，必须经公司成本部决算后由经办人办理付款手 续，除正常的单据外应附工程决算单。
第四条、帐目登记制度： 为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，供应部将实行定期 对帐制度：与公司业务经办人备查帐核对时间周期为两个月一次，时间为次月 515 日；与供应商对帐每半年一次，核对范围为半年内与公司发生经济业务往来 的单位。 第五条、补充规定 （1）、每一笔采购业务合同、供货人、开票人、收款人必需是同一业务对象 。 与新供应商第一次合作时，业务经办人应及时以书面形式向对方业务单位提供我 方的开票资料。 （2）、对于业务单位到公司直接收取往来帐款的业务，公司采购业务或接受 劳务业务经办人应对业务单位来人身份进行确认，确认无误的，方受理付款业务 ， 按正常财务手续办理付款事宜。 （3）、如果外购同一种货物不同供应商有多种名称称呼的，在签订采购合同 时，各当事业务责任人应统一以公司已有的标准规范名称、规格等填写，即与档 案中信息一致，并及时与供应商沟通以免发错货。 （4）、凡外地业务单位派人到公司收款的业务，应由公司业务经办人员确认 来人身份，并由来人出示对方业务单位出具的加盖行政公章的证明信后，财务部