办公室环境管理

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办公空间的整体布局
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办公空间的整体布局
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办公空间的整体布局
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办公空间设计模式
⑴ 封闭式空间设计
这是一种传统的常规式的部门办公空间设计。它是按 照办公室的主要职能设置分隔式的若干个相对独立的办公 室。适合于专业性、机要性强的办公工作。
如何做好新办公环境的整体平面设计和室内布局，孙秘书不妨从 如下方面考虑，提出自己的建议：
办公空间是一个单位开展经营活动所必需的，也是一种必须支付 的资源，费用通常是按平方米来计算的。如何在适当面积的空间中获 取单位的最大效益是在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的，因 此首先必须要有成本意识，也要考虑单位经营的性质和内容、空间需 要多少个部室等，从宏利公司目前的实际情况来看，新办公环境采用 大的开放式或半开放式的设计是比较理想的选择，各办公区域用站立 并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。 但大量销售引出的财务部门工作量会很大，现金和支票的的交流和保 管极为重要，因而公司财务部应该设置为安全和保密的封闭式办公室
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办公室工作实务
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办公室日常事务
学习目标
知识点
了解办公室日常事务性工作的内容 掌握日常事务性工作的操作规范和要求
能力点
掌握在具体办公环境下的工作方法 能准确领会本级和上级组织领导的工作意图 了解相关办事渠道，具备相应的办事能力
素质点
培养忠于职守、乐于奉献的职业道德素养 培养并逐步具备管理者应有的宏观视野和全局意识 养成严谨、规范的办公室工作习惯
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办公空间的整体布局
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上司办公环境 秘书个人办公环境
公共办公环境
办公室环境管理
对办公室自然环境进行科 学合理的设计、布置和组 织，使其符合秘书工作的 需要，从而提高工作效率
和质量
秘书应协助上司做好相关服务性工作，努力营造一个 和谐、美观、有序、方便和安全的办公环境
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相关链接
虚拟办公室——时代新趋势
虚拟办公的时代即将到来，越来越多的企业拥有员工与客户，但没有实实在 在的办公室。员工都在自己家里工作，每年最多只见几次面。讨论工作及开会都 通过电话进行。
《克服高科技焦虑：在电子世界中茁壮成长》一书的作者Beverly Goldberg 说：“未来将有更多公司以这种方式运转，摆在我们面前的将是个截然不同的世 界。”
间的独立
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办公空间设计的程序和要求
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综合分析影响因素， 协助上司设计
做好调研，了解要求
征询意见，修改设计
提交方案或设计图
灵活设计，多种设 计模式相结合
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小技法
布置办公室时可先画 一张设计草图，按比例尺 标明办公空间的面积，门、窗 等的固定位置。桌椅柜橱等可 移动的物件，用彩色纸按比例 尺缩小剪出样块，然后在设计 草图上摆移，找出最佳设计方 案。
业性工作
3、保证员工隐私
1、空间利用成本高 2、工作流程不通畅，难于交流 3、难于监督员工的活动
1、打破地位、级别障碍， 增加平等感
2、工作单元灵活机动，随 需要而变
3、既独立又便于联系，工 作流程通畅
4、易于监督员工的工作活 动
5、降低能源、设备、建筑 成本，减少占地面积
1、不适合机密性工作 2、易受干扰，很难集中注意力 3、工作中噪音太大易影响他人 4、难于做到保障公共空间和私人空
为宜，经理的办公室也应该相对独立、不受干扰为好。
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任务分析
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新办公环境室内布局应按工作流程和职位进行安排， 讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰。另外， 室内光线、空气、温度以及色调、美化等也必须要充分考 虑。总之，让每个员工更愉悦，让每件工作更顺利，让每 样事成本更低，这是安排布局和室内布置时所追求的结果。
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办公室内的布置
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办公室内的布置
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办公室内的布置
认识几种办公室常用花卉
绿萝
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Logo 君子兰
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小技法
办公室绿化要注意植物与花卉对人体健康的影响。因为植物在 没有光照时吸入氧气，吐出二氧化碳，所以下班时最好将盆景搬出 办公室，第二天上班再搬进来，或者一早开窗通风几分钟，排除隔 夜植物呼吸的浑浊空气。有些对人体有伤害的花卉不宜摆放在办公 室，如含羞草与郁金香有毒碱，接触过多易使毛发脱落；洋绣球花 的微粒会使人的皮肤瘙痒。
会2说007年会长写沙民会政做职事业技术会学做院人ISAS竞赛选题
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办公空间的整体布局 设计和布局需要考虑的主要因素
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建制和人数
变更与灵活性
工作流程
工作职能
成本
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办公空间的整体布局
办公室随单位组织发展变化的变更，空间布局应具有灵活性
以便下次办公会议专题讨论。
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项目任务
办公室行政经理刘子文将全面负责公司新办公室室内 平面布局图的设计和文本方案撰写的工作，如果你是参会 的公司办公室的行政助理孙梅，会后你将在设计图和方案
中针对办公室的整体布局和室内布置提出哪些可行性的 建议？
设计草图巧利用
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办公室内的布置
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方便实用 整齐有序 安静舒适 健康卫生 安全保密 美观和谐
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室内布置的要求和方法
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办公室内的布置
讨论：这些办公室是如何体现室内布置要求和方法的？
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办公室内布置的注意事项
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⑴ 要有全局意识，主动精神，能协调各部门和员工 合作完成。
⑵ 整体风格要与所在公司企业的文化相适应，突出 单位的经营宗旨、企业精神等。
⑶ 办公环境不一定由秘书安排，但秘书一定要做有 心人，适时提出自己的建议
⑷ 重在布置，更重在平时的维护和管理。
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任务分析
作为公司领导，如此重要的新办公场所的平面设计和布局的任务 或许不会单独交给办公室秘书孙梅来完成，但孙梅可以参与其中，也 可以利用自己所掌握的专业知识和经验主动献言献策，积极提出建议， 这正是办公室秘书做好辅助管理、当好参谋助手的职责之所在。
办公室职能
工作流程
独立性
衔接性
建制和人数
办公信息流的纵横流动
决定办公空间大小 I 型、L型、O型设计
决定成本费用高低
专业性 配合性Βιβλιοθήκη Baidu
成本意识
租赁成本 空间利用成本 设计成本
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办公空间的整体布局
提供顾问及研究服务的SpencerHall是一家存在于网络上的公司，只有11名 员工，他们都在家里工作。没有中央办公室或建筑，讨论工作在网络或电话上进 行，同事可能在培训中见面，或在完成某些任务时碰头。专门开发管理软件的 Cerebyte公司，1997年成立以来，6名员工均虚拟工作。上班日每天上午8时他 们以电话开会，客户通过免费电话及电子邮件和Cerebyte联系，因此他们大都不 知道Cerebyte没有办公室。若要与客户或投资者开会，Cerebyte的员工通常会 向朋友借用办公室。
虽然有些专家说，随着科技进步，更多公司将完全虚拟化，以降低成本及在 全球范围招聘员工，但它们也面临一些挑战，包括很难培养团队精神、为消费者 提供售后服务，或者在无办公室的情况下建立商业信誉。
Performance Development是一家组织设计顾问公司，仅有8名员工，几年 前该公司有一间办公室，后来关闭不再使用，完全走向虚拟。该公司合伙人 Paul Tolchinsky说：“办公室虚拟化后，你可以学会如何适应虚拟环境，让人 们对自己的行为负责。”
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办公环境 的管理
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导入
想像一下 未来你的办公室 应该会是什么样子？
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是 这 样 子 的 吗？
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办公空间模式图
封闭式设计模式
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办公空间模式图
开放式设计模式
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办公空间设计模式
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办公空间模式
优点
缺点
封闭式设计 开放式设计
1、安全、保密 2、工作不受干扰，适合专
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实践训练
课后思考
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
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实践训练
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案例分析
1、 秘书肖娅随总经理去一家外资公司参观后，深感这 家外资公司开放式的办公环境既有利于沟通，又节省空间 和资源，他们的工作环境整齐、有序、宽敞、明亮。总经 理要求肖娅回去后，参照外资公司的样式，为本公司的办 公布局改造提出一个试行方案。
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还是 ……
那就-------
学会设计！ 学会管理！
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情景案例
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宏利公司这几年发展势头良好，业务量扩大，公司原来
的旧办公大楼已不能满足公司发展的需要，公司高层准备乔 迁新址，租用了某写字楼一层的大厅。公司的肖总在办公会 上介绍了他对于公司新址办公环境的设计构想，如他将整个 一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式和半开放式办公 空间，大厅大门左边用作产品展厅，大门右边作为公司办公 区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。办公 会上肖总要求各部门负责人计划各部门必须添置的办公设备， 并要求公司办公室拿出公司新办公环境的设计、布置方案，
⑵ 开放式空间设计
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单元里有独立 使用的办公设备。适合于工作衔接紧密的办公室。
（3）半开放式或半封闭式设计
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办公室内布置
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现代办公环境设计的趋势
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1、多样色彩的巧妙运用
2、节能光源备受青睐 3、天然、环保、可循环 4、空间娱乐倾向 5、办公家具妙选用
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没有墙的办公室
目前在西方，办公室的设计，已从开放式空间、独 立性的短隔间，逐渐趋向“没有墙的办公室”这种新型结 构。由于电脑已被引入一般办公室，今后设有电脑终端机 的办公室，会大为增加，如果全体员工都利用电脑的话， 那么“没有墙的办公室”会使工作效率大为提高。 如果办 公桌不用抽屉而变成会议桌的话，那么每一张桌子都可以 方便地移动。倘需要在办公桌上放置物品，例如电子计算 器、三角板等，可以另外准备一个小贮藏库。 在办公室中 可加设电话台架，使电话能够自由移动。只要墙壁没有贮 藏柜，那么办公室内的布置设计随时都可以改变。这样， 会使办公的人常有新鲜感而不觉得倦怠。