总账系统初始化处理与日常操作

第一篇总账系统(F1)

第一章总账系统初始化处理(F1-1)

初始化是指企业账务和物流业务的背景设置和启用账套会计期间的期初数据。本章主要讲述了K/3总账系统在使用前的初始化工作——基础设置和初始数据录入的操作,总账系统的初始化设置是一切K/3系统的开始,所以设置尤为重要.

本章的目的

当完成本章的学习之后，您将能够做以下事情：

●掌握总账系统初始化的流程

●掌握具体业务数据的操作

●了解参数设置的含义

●了解初始化设置的技巧

第一节初始化的流程(F1-1-1)

初始化流程图

K/3财务初始化流程图

案例：

海天有限公司，是一家制造运动服饰的工业企业。该公司的一些基本参数和情况如下：

1.基本情况：

假设公司将于2003年3月使用K/3总账系统。

该公司记账本位币为“人民币”，并有外币“美元”和“港币”。

会计期间采用自然年度会计期间。

税率：采用17%的增值税。

凭证字：“记”。

2.该公司的客户资料：

01华东地区：01.01佳雪服饰公司；01.02飞龙百货公司

02华北地区：02.01雪尼服饰公司；

3.该公司的供应商资料：

01上海：01.01蓝天布料厂；01.02 北新布匹公司

02深圳：02.01柔依衣料公司

4.该公司共有六个部门，分别是：

01总经办；02财务部；03采购部；04销售部；05仓存部；06 生产部；07医务室。

5.公司员工资料：

001张恒（总经办，一般管理员）；002李影（财务部，一般管理人员）；003王和（采购部，经理）；004钱明（销售部，销售人员）；005赵苍（仓存部，工人）；006刘盛（生产部，生产部管理人员）；马浩（医务室，医生）。

6．计量单位：

原料组：001米；成品组：002件。

7.物料资料：

01产成品：01.001运动服，计量单位：件，以加权平均法计价。

01.002游泳衣，计量单位：件，以加权平均法计价。

02原材料：02.001尼龙，计量单位：米，以加权平均法计价。

02.002布料，计量单位：米，以加权平均法计价。

8.仓库汇总：

001原料仓；002成品仓

注意：各管理子系统之间的案例有一定的联系，但并非是一个完整的案例，为教学方便估计有一定出入。财务部分别着重从财务处理的角度应用和理解。

第二节新建账套(F1-1-2)

本节主要讲述了K/3所有系统初始化前的准备工作，是K/3系统使用的第一步，其设置尤为重要。

新建账套：

1．打开“开始”菜单“程序”中“K/3系统中间层”的“账套管理”，初次使用无密码，直接确定。

2．点击“新建”按钮，建立新账套，同时要选好数据库的路径，并根据“案例”

中参数设置其基本参数（点击“设置”按钮）并启用，至此用户的新账套正式建立。案例：公司名称为“海天有限公司”，该企业为工业企业，从2003年3月启用账套，使用自然月份做会计期间。

注意：K/3系统共给出“工业企业全面解决方案”等九种“账套类型”，用户要根据自己的需要选择。如：用户选择了“工业企业全面解决方案”类型，则账套能用K/3系统提供的工业供需链业务和纯财务业务的各模块。

注意：系统用户名默认为“sa”。

［参数详解］

系统：录入用户企业实际的名称和其他资料。

总账：按用户的实际情况录入，其中“凭证过账前必需审核”可以选择也可以不选择，在以后的设置中还可以再次确认。

会计期间：按用户使用的会计期间严格录入，一经确认无法更改。

账套备份与恢复：

1、为了保证使用软件财务数据的安全性，我们要对账套定期做数据备份。

注意：A、第一次备份要用完全备份

B、备份后生成*.DBB和*.BAK文件

C、要定期将硬盘备份拷贝到外部设备上，拷贝时需将备份生成的两个文件全部拷贝。

2、当原账套数据遭到损坏，导致无法再使用原账套时，我们可用“恢复”功能

将原账套的备份数据以账套的形式解开进行使用。

注意：恢复时是以账套的形式恢复出来的，因此账套号及账套名不能够重复。

3、批量备份

点击“账套”菜单，选择“账套批量备份”即可设置批量备份的内容。

用户授权：

1．点击“用户”键，弹出“用户管理”对话框。从中可以看到，账套建立后系统自动设置了三个用户和两个用户组，其用途已写明。

［内容详解］

Users组：K/3操作人员所属组别，可按用户的需要增加，例如：出纳组、往来账组、财务组、仓库组等等。这些小组中人员对K/3系统的使用权利必须经过授权。

Administrators组：系统管理员组，是对K/3系统管理人员所在的组别，此小组中用户对K/3系统有最大权限，不需要对其组员进行授权。

Guest：系统提供，可以对K/3系统进行查询，属于Users组，如果需要其他权限可以授权。

morningstar：系统提供，属系统管理员组，无需授权，拥有最大权限。Administrator：系统提供，属系统管理员组，无需授权，拥有最大权限。2．根据案例，新设“财务组”，并增加李影（财务部，一般管理人员）。点击鼠标右键，弹出快捷菜单，点“新建用户组”或“新建用户”。在新建用户时如果需要密码，可以在”密码认证“处录入。如果发现设置错误，可以点击“属性”进行修改或“删除”。

3．授权：选中需授权的用户，点击“权限”弹出“权限管理”对话框。

［内容详解］

权限：系统将所有模块的权限分列出，用户可以根据需要在相应的模块或功能前打对勾，如果想全部选中可以点“全选”，反之则“全清”。选好之后按“授权”。“高级”键：对“权限”框中所有内容更具体细致的权限，用户可以根据自己的需要来选择。例如：用户想将某人的权限设置成对凭证只有查询和审核的权限，而不能修改、增加，则在“高级”中将“凭证”中的“新增”、“修改”和“删除”权限的对勾去除。

注意：在“高级”中每项“系统对象”必须修改一项“授权”一次，不能在全部修改后授权，否则前面的项目等于没有修改授权。（许多用户在使用时没有注意这一点）

“禁止使用数据授权检查”：用户选择，将不再对用户使用数据授权检查。主要体现在任何用户增加了“会计科目”、“核算项目”中内容，其他用户也能使用，无需授权。但如果用户对数据内容的使用有要求，比如要让某人看不到“核算项目”中“客户”的资料，则不能选中该项目，然后到“数据授权”中去分别选择授权。

建议：值得注意的是不选“禁止使用数据授权检查”项目，只要一个用户增加了数据授权中任意一项中的内容，其他所有用户除系统管理员外都必须对增加的内容进行授权，非常复杂，所以建议一般尽可能选择。