主管的工作教导技巧

主管的工作教导技巧
瞭解部屬嗎？（2） ～日常工作中去瞭解
1. 從言語面來瞭解 2. 從行動面來瞭解 3. 從成果面來瞭解 4. 現場走動 5. 一對一溝通
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瞭解部屬～善用自我表達
1. 工作滿意度 2. 對工作之期望 3. 上班地點 4. 工作的檢討 5. 對上司、同事之期望 6. 自我能力發展計畫 7. 健康狀態 8. 生活與家庭狀況
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如何教導新進人員？
1. 教導新進同仁認識公司特性 2. 教導新進同仁有關上班禮儀 3. 指導新進同仁作業方面常識 4. 實際派令工作 5. 引導新進人員工作態度及方向
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教導新進同仁認識公司特性
• 企業經營的目的 • 公司組織的特徵與型態 • 各部門的職責 • 本公司產品的知識 • 對業界的認識 • 作業的流程
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如何看出人才的潛力
1. 概念思考實效 2. 業務執行實效 3. 人際關係實效 4. 成就動機
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你瞭解部屬嗎？（1） ～不同類型部屬之分析
•工作能 力 •高
•欠缺激勵 型
•積極工作 型
•低
•不該錄用 型
•工作意 •高 願
•有勇無謀 型
•低
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為什麼要培育部屬（1） ～從主管角色來看
• 主管角色之新定位
– 以前的角色～指揮者、監督者 – 今後之角色～催化者、領導者 – 因應環境變化，要調整管理風格
• 教導是一種獨特的領導
– 影響力～使別人願意照我方期望之方向去做 – 教導是一種影響力，由此增進主管之領導力
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實際派令工作
• 讓新進同仁一面工作，一面指導箇中的 訣竅
• 對新進同仁的工作成果加以具體地評斷， 讓他瞭解評價的基準所在
• 教導新進同仁改進工作的方法及解決問 題的要領
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引導新進同仁工作態度及方向
• 建立自信心 • 注意穿著 • 活潑主動 • 利用午餐時間 • 誠實 • 評估自己的表現 • 守口如瓶 • 跟前輩學習
4.留才與展才
4.深入瞭解部屬潛力與意 4. 可確切瞭解上司之
願
期待目標
5.經驗傳承，減少摸索 時間
5.促使工作目標之達成
5. 可 激 發 工 作 上 之 勇 氣
6.建立啟發性環境
6.有助於自己能力成長
6.消除不安及自卑感
7.增進對環境變化之生 7.為自己前程鋪路～人脈 7. 增進自我生存、發
存適應能力
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為什麼要培育部屬（2）
～反面思考
• Q1：部屬經培育後，能力強，不易管理？ • Q2：擔心能力強之部屬會取代自己（成為主管
的對手）？ • Q3：部屬跳槽，為競爭對手培養人才？ • Q4：擔心培育部屬後，沒法提供更多機會讓他
發揮？ • Q5：培育部屬花費主管許多時間，反而造成業
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培育部屬三途徑
1. OFF-JT（工作外集中訓練）
– 適用新知與專業知識、技巧、能力
2. OJT（工作現場之訓練）
– 適用於工作直接相關之Know-How
3. SDP（自我啟發）
– 適用個人心態、內驅力、自我體會，活用 知識
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培育部屬三途徑
• 內容：製造機會讓他代理和該項能力關係密切 的一系列工作。
• 重點：這裡的重點是上司和前輩的勇氣及體恤。
• 內容：讓他負責直接需要該項能力的部份，製 造讓他獨自一人做的機會。
• 重點：這裡的重點是讓他更具自立的自信。
–1.即使多少有些不安，也不要對細節過於嘮叨 –不要喪失對該部份的關心
• 例子：
–讓工作的一部份分派給他 –讓他負責一個區域 –讓他負責會議進行的一部份
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Step 5：代理
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2020/11/7
主管的工作教导技巧
大綱
1. 思考：有關培育與指導部屬之看法 2. 培育部屬三方式 3. 系統式培育方法（OFF JT） 4. 機會式培育方法（OJT） 5. 自主式培育方法（SDP） 6. OJT問題與對策 7. 如何輔導員工 8. 如何克服學習障礙
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如何做問題分析
1. 從工作問題與績效不佳之處著手
2. 分析問題產生之原因及歸屬於個人能力 不足之原因
3. 選擇重點需求之知識或技能
4. 利用工作目標績效表及問題分析表
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如何做組織分析？
1. 瞭解組織發展之遠景及目標策略
2. 分析配合組織發展之可能工作挑戰
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• 守時 • 基本禮貌 • 提出問題 • 遵守公司制度 • 樂於加班 • 做好工作 • 發展團隊合作的技巧 • 建立新關係
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職場OJT常用方法（1）
• 分組教導 • 職務說明 • 技能比賽 • 讀書會 • 模擬演練 • 談判溝通
• 心得報告 • 工作研討會 • 提案制度 • 指定閱讀 • 改善計畫 • 參加外部會議
• 重點：這裡的重點最主要是讓他有充分的自信。
–1.由簡易到艱難，依次擴展 –2.讓他在做的當中，把握要領 –3.讓他切身感覺到那種氣氛
• 例子：
–讓他作前輩的助手 –進行商品說明的角色扮演（Role-Play） –進行說明會的排演（Rehearsal Test）
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Step 4：分擔
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系統式培育方法（2）～ 安排OFF-JT訓練計畫
1. 建立訓練體系、規劃訓練藍圖
– 職能別訓練 – 階層別訓練 – 課題別訓練
2. 安排年度訓練計畫 3. 規劃及執行部門訓練計畫
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機會式培育方法
• 安排OJT訓練計劃 • OJT工作教導技巧 • 問題解決型OJT
與接班人
展條件
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要培育出什麼樣的部屬？
• 組織目前所需要之人才條件
–從自身組織之現況要求來思考（業務面）
• 公司 • 部門
• 組織未來所需要之人才條件
–從自身組織之未來要求來思考（策略面）
• 公司 • 部門
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討論：組織需要的人才條件
務推動不力？ • Q6：公司的人事制度與工作環境不能配合，讓
有能力之部屬發揮？
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為什麼要培育部屬（3） ～正面思考
工作上（組織）之觀點
主管之觀點
1.整體作戰力要發揮 1.建立共識與默契
2.危機意識
2.易於執行授權
部屬之觀點 1.渴望成長之需求 2.有效解決問題
3.適才適所，人盡其才 3.加強與部屬之信賴關係 3.創造工作績效
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職場OJT常用方法（2）
• 做作業標準手冊 • 個別指導 • 個案研究 • 輪調 • 專題報告 • 主持會議
• 工作進度安排 • QC活動 • 觀摩 • 指導新人 • 解決衝突
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工作教導四步驟
• 說給他聽 • 做給他看 • 讓他做看看 • 回饋更正
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教導新進同仁有關上班禮儀
• 穿著方面 • 下班告退的禮節 • 說話措辭方面 • 工作態度 • 接待訪客方面 • 訪問顧客的作法 • 電話應對的禮節 • 與上司接觸時的禮節 • 與同事相處之道
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指導新進同仁作業方面的常識
• 接受指示時的禮貌心態 • 呈送報告的作法 • 準備工作的要領 • 工具的使用要領 • 支配時間的要領 • 互助合作的要領 • 整理、整頓的要領 • 參加會議磋商的要領
• •
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員 工 負 責
•SDP
•OFF-JT
訓 練
•自主式培 •系統式培責 部
育 •OJT 育 •機會式培
門 負
育
•主管負責
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培育部屬三方式
1. 系統式培育方法
– 採取事前有系統之規劃、執行及修正的培育方式
2. 機會式培育方法
– 採取情境（人、時、空）變化、機會運用之培育 方法
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工作教導的要點
• 事先瞭解部屬對此類工 作的經驗
• 讓部屬知道此項工作的 重要性
• 一次不要指導太多的工 作
• 鼓勵發問及反應 • 以簡易的步驟提出示範 • 用部屬所能理解的語詞
• 讓部屬嘗試做一做 • 大量的回饋、激勵與強
化 • 協助部屬克服知易行難
的障礙 • 不必急於給予指示 • 以自我啟發的自律性、
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安排OJT訓練計劃
• 界定OJT訓練需求的二種方式 • 擬定OJT訓練計劃書
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界定OJT訓練需求（1） ～依現在期望水準來看
現在期望的能力水準 部屬能力差距
OJT訓練需求
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界定OJT訓練需求（2） ～依未來要求水準來看
• 重點：
–1.讓他特別注意重要的部份 –2.也讓他學習相關的態度 –3.事後針對與事前有何差異作充分地協商
• 例子：
–把工作實際做給他看 –設定目標讓他跟著老手做 –讓他列席工作負責者的例行會議
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Step 3：實習
• 內容：採取由上司或前輩協助的形式實施，上 司或前輩要一直保持能隨時給予支援的狀態。
3. 從未來工作挑戰，找出未來需要之知識 及技能
4. 針對內部組織變革，亦應找出員工調整 心態之需求
5. 利用訓練需求訪查表
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如何做生涯分析？
1. 溝通瞭解員工未來生涯發展期望方向 2. 找出第二專長訓練需求 3. 溝通個人發展與組織發展之配合點 4. 利用員工自我發展建議表
現在（兩年內） 〈業務面思考〉
未來（2～5年） 〈策略面思考〉
公司
部門
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從實力與潛力來看人才（1）
• 人才之實力～對公司之實質貢獻度
• 人才之潛力～對公司之未來貢獻度 （可能性）
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從實力與潛力來看人才（2）
• 人才可分五種
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3. 自主式培育方法
– 運用狀況組合、聯想、對立來促進自我體會之培 育方法
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系統式培育方法（1）～ 診斷部屬之訓練需求
1. 工作分析
2. 問題分析
3. 組織分析
4. 生涯發展分析
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如何做工作分析？
1. 分析工作中的major task及subtask 2. 針對Task，列出應具備的知識、技能 3. 找出Critical技能、知識 4. 利用工作說明書及工作內容調查表
自發性為依歸 • 以符合部屬期望為考慮
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指導部屬六階段
• Step 1：說明 • Step 2：見習 • Step 3：實習 • Step 4：分擔 • Step 5：代理 • Step 6：承辦
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Step 1：說明
• 內容：針對希望其學習的能力，說明意義內容， 讓他理解。
• 重點：這裡的重點是在充分協商中進行指導。
–1.讓其發問、重視交流 –2.盡可能訴諸於視覺 –3.一邊確認對方是否瞭解，一邊進行
• 例子：
–說明工作內容時 –閱讀Manual時 –回答疑問時
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Step 2：見習
• 內容：上司或前輩等做給他看，讓他模仿學習， 暫時還不讓他本人動手，指示讓他見習。
未來要求的能力水準 部屬能力現況
OJT訓練需求
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Baidu Nhomakorabea
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指導項目
OJT訓練計劃書
•部屬姓名：
期望水準
現況水準 （1～10）
實施期間
結果
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OJT工作教導技巧
1. 如何教導新進人員 2. 職場OJT常用方法 3. 工作教導四步驟 4. 指導部屬六階段 5. 授權技巧 6. 回饋技巧
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思考：有關培育與指導部屬之看法
1. 培育就是教導？ 2. 每天與部屬在一起做事，就能有效指導部屬？ 3. 主管只要用心培育部屬，就能有效指導部屬？ 4. 不培育人才也可以，因為主管可節省時間，專注於業務
工作？ 5. 培育部屬對主管有好處？ 6. 主管我要負責培育部屬，但誰來培育我？ 7. 培育人才卻造成楚才晉用？（為競爭對手培養人才） 8. 部屬不見得希望主管培育他？ 9. 培育人才到底要培育什麼？ 10. 沒有時間怎能培育部屬？