供方库管理制度

供方库管理制度

目录

前言 (3)

第一章供方库录入 (4)

第二章供方库更新维护 (11)

前言

第一条制度目的

为满足目前公司大规模生产经营需求，同时优化分供方资源，提高合作单位稳定性，控制并减少公司在规模扩张和管控模式不断变化中存在的履约风险，为公司更快更好地发展创造条件，亟需建立优质的分供方资源库，因此制定本供方库系统制度。

通过本制度的贯彻执行，提高分供方履约表现，达成高效率、高质量、优成本和安全生产的项目目标，创造公司与合作单位的双赢。

第二条制定依据

根据公司《合约管理手册》及国家相关法律法规的规定，按照上市公司下发的相关制度要求，并结合公司现阶段发展特点，制定本管理制度。

第三条适用范围

本管理制度适用于各区域分公司/事业部所属各类承包项目。适用于公司各类项目的工程施工、材料设备供应等分包商、供应商的管理。

第四条管理机构

1. 招标采购部为本制度管理机构，招标委员会为本制度审批机构。

2. 总部/各区域分公司招标小组及各项目合约部为本制度配合执行机构。

第五条内容简介

本制度分为两章，第一章为供方库录入，分为资格预审和新单位入册；第二章为供方库更新维护，分为分册及分类、履约评价、分供方访谈、名册更新、下发使用和名册保管。

第一章供方库的录入

新引进分包进入我司项目承包工程的，必须严格按照公司供方库录入制度进行登记入册。录入工作需通过以下流程：考察、资格预审会、填写资格预审表、新引进试用单位请示、登记入册、发出入库通知单。总部/区域分公司招标小组负责资格预审后将新引进试用单位请示及过程相关资料提交至公司招标委员会审批，招标采购部根据审批意见及总部/区域分公司招标小组提供的新引进单位名单整理名册，录入供方库《试用名册》。随后由总部/区域分公司招标小组下发入库通知书到各入册单位。

流程图如下：

程序说明文件

第一条考察

1．确定考察单位

在具体招采项目开始招标前，总部/区域分公司招标小组应组织总部/区域工程管理部、项目部就招采项目进行市场调研，结合格式供方库资源，以及各区域合作方资源、履约情况、后期维保服务情况，统计行业标杆单位的合作方资源，确定拟招标项目考察单位名单。

2．考察计划

为保证足够考察时间、考察工作成效高，土建劳务、钢结构等金额大、对整个项目影响大的招标项目，应在具体招标开始前提前至少半个月时间开始考察工作；其他金额较小的招标项目，则可根据具体情况酌情安排。

3．考察人员

考察人员除总部/区域分公司招标小组的人员外，同时应有总部/区域工程管

理部、项目部参加，确保考察人员3人以上（含3人）。总部/区域分公司招标小组负责带队，并负责撰写考察报告，其他参加人员负责考察各项内容信息和影像资料搜集并反馈给招标采购部。

4．考察内容

①分包商考察：土建及机电劳务分包考察，主要考察在建工程项目，考察内容包括项目简介、承包范围及模式、施工质量、进度、安全文明施工、工程配合、人员能力、材料品质及管理、公司财务能力等；

②供应商考察：钢筋、商品砼、机电设备等供应商考察，主要考察工厂或基地，同时选择性考察在建工程情况，考察内容包括公司简介及规模、类似工程供货情况、对应资质、设备及管理能力、工厂设备数量、生产能力、运输能力、技术研发能力、售后维护保养、商务价格信息、支付方式、公司财务状况等。

5．征询意见

在考察过程，考察人员应征询考察单位合作业务关联单位意见，包括业主方、总包方、下游供应单位、班组等。

6．考察报告

总部/区域分公司招标小组负责编写分包商/供应商考察报告，考察报告格式见附表1及附表2，并且按照格式要求签字审核。

第二条资格预审会

1．会议目的

筛选考察结果中较为优秀的单位，针对本项目特点和本地区市场特点，及未来可能影响分供方履约的因素，与分供方单位进行会谈，旨在让分供方充分了解我司操作模式、分判框架及相关流程，同时让我司进一步了解分供方单位综合实力、合作诚意、履约诚信等可能影响未来合作的因素。

2会议人员

我司责任人：区域分公司/事业部总经理/主管领导；

我司参加人员：招标采购部、区域分公司/事业部合约负责人及其他参会人员；

预审单位人员：必须由授权委托人或直接负责人参加，其他人员不限定。

3会议成果

总部/区域分公司招标小组编写资格预审会议纪要，纪要格式见附表3。

第三条投标资格预审表填写

对于拟新引进单位，应邀单位不在合格分供商名录中的，则要求应邀单位提交资质审核材料，包括营业执照、资质等级、税务登记证、主要管理人员和技术人员名册及其从业资质证书复印件（加盖公司公章）。

同时填写《投标资格预审表》（见附表4），且提供相应表格要求之附件资料。

总部/区域分公司招标小组审核提交的材料并签署审核意见，将收到材料扫描存档备查，同时提交招标采购部。

为提高资格预审效率，总部/区域分公司招标小组人员可在考察企业过程要求被考察单位填写资格预审表并提交相关资料。

相关附件表格

附表1 分包商考察报告

附表2 供应商考察报告

附表3 资格预审会议纪要

附表4 投标资格预审表

第二节新单位入册

第一条目的

为进一步规范公司的招采工作，将逐步要求全国范围内的招采项目均从公司供方库选择。而选择的单位履约表现如何，对我司项目的管理目标影响巨大。因此，慎重选择新单位录入供方库的合格名册是至关重要的。本章内容目的就是根据公司各项目的招采情况，规定如何将新引进的优质供方资源严格录入公司供方库，动态补充资源，为公司各个招采项目提供优质单位名单。

第二条执行人员

公司招标委员会为供方库审核机构；招标采购部为供方库日常录入管理机构；总部/区域分公司招标小组为供方库信息提供部门。

第三条提交试用名册

1．筛选单位基本条件

① 企业是否符合相关法律法规的规定；

② 是否符合地方政府主管部门有关规定，进入本地经验有无限制；

③ 是否满足招标项目的资质要求；

④ 负责本项目的人员能力能否满足要求；

⑤ 公司财务能力能否达到要求；

⑥ 用于本项目的施工设备能否满足要求。

总部/区域分公司招标小组建议引进试用单位必须符合上述所有条件。

2．新引进试用单位请示

综合考察报告、资格预审会议及资格预审表情况，对符合基本条件的单位做客观、公正的评价。编制新引进试用单位请示，参加附表5，呈报招标委员会进行OA审批。