合同跟踪管理流程

销售合同跟踪管理流程

为加强销售合同跟踪管理,确保按时按质按量交货,特制定本制度。

一、合同传递

1.营销部业务人员按《合同管理规定》签订合同和技术协议后，一份交财务综合部，另一份本部门留存。营销部负责将经保密处理过的合同和技术协议编号后（编号采取年份加顺序号的方式）传递到技术质检部、生产部。技术质检部、生产部如需对合同和技术协议中的问题予以进一步确认，由营销部业务人员牵头联系。合同传递过程采取签字确认方式。

2.合同采取定金或预付款方式成立的，必须在收到定金或预付款后方可交付技术质检部、生产部安排生产。

3.合同中的定金和预付款，业务人员在三日内必须汇回公司帐户，回公司后及时到财务综合部办理核销手续。

二、合同准备

1.首先，生产部按合同批别及相应的技术协议要求作出详细的生产计划，报技术质检部、生产保障部、财务综合部各一份。

2.技术质检部应在结合生产部后，严格按合同批别及相应的技术协议要求编制采购材料清单（含品名、规格型号、数量、材质、质量检验要求等）及外购外协件技术图纸，以采购通知单（含

品名、规格型号、数量、材质、质量检验要求等）的形式送交生产保障部采购（一式三份，一份留存，一份交生产保障部，一份交财务综合部，并签字确认）。外购外协件技术图纸以采购通知单附件的形式一并交生产保障部，本部门留存两份，一份用于检验，一份存档。

3.技术质检部必须按合同批别及相应的技术协议要求、生产计划要求绘制技术图纸及技术参数要求，一式两份，一份交生产部组织生产，一份用于产品检验并在电脑中存档备查。

4.生产保障部必须严格按采购通知单的要求按时按质按量进行采购。

5.临时生产用料的采购由生产部开出临时生产用料通知单交生产保障部采购。一式四份，一份交生产保障部，一份交财务综合部，一份交技术质检部，一份留存。

6.凡未按时完成以上任务者，按公司规定考核。

三、合同生产及考核

1.生产部负责按合同批别的生产计划组织安排好生产及控制好内部生产进度，每天以派工单的形式下发生产任务（派工单一式叁份，一份交员工，一份下班前交财务综合部（记载当日完成情况，一份本部门留存），并进行内部工作考核。

2.生产部每天应编制当日生产计划完成情况表，于次日10点前交财务综合部。

3.技术质检部负责对整个生产过程进行跟踪技术指导，并独

立开展在产品、产成品的检验工作。因技术图纸设计原因造成错下料及后续的产品质量问题，由设计员承担一切责任。因漏检、错检造成返工或未及时检验而影响生产进度的，由质检员负直接责任。质检员对不合格项要立即开具返工单并限时完成；不能返工的，开具报废单。具体按《质量管理规定》执行。

4.生产保障部负责生产过程中的设备维修，如因维修不及时而延误交货期的，由生产保障部承担责任。

5.生产过程中如遇待料，财务仓库保管员要及时开具待料单。来料后，库管员要及时通知领用，并在待料单上签字，注明来料时间。因待料影响生产或合同的，由生产保障部采购员承担责任。对财务仓库保管员不及时开具待料单的，每次罚款20元。

6.每批次生产合同完成后，生产部负责按合同批别建立完工档案，即包括本合同所有工序的完成者、检验员、设计员。

7.生产计划安排不当或不及时组织生产，对各生产环节进度考核不力造成生产进度延误，由生产部负责人承担责任。

8.凡是生产中解决不了的重大问题，必须立即报公司领导研究解决。

9.每批生产合同完成后，生产部应及时通知技术质检部进行产品的最终检验，财务仓库凭成品检验合格单办理成品入库手续。

10.财务综合部负责考核每批合同的最终完工时间。

四、合同交付

1.每批合同完成并入库后，营销部业务人员必须持合同原件到财务综合部审核货款支付事宜，然后由营销部业务人员与用户联系发货事宜。按合同规定收到相应的货款后，由财务综合部签发提货单。如用户欠款发货的，必须经总经理审批方可发货。

2.营销部业务人员应及时催收货款，保证公司资金按时回笼，并对业务欠款承担一切责任。

五、合同的售后服务

1.生产保障部负责合同的售后服务工作。售后服务工作完成后，服务人员必须将故障原因、处理过程及结果交用户签字后交回公司财务综合部，作为考核依据。凡属工作质量原因造成的，将按生产部的合同完工档案追究相关人员的责任。

2.营销部业务人员应主动联系用户，与生产保障部搞好售后服务的配合工作。

六、本规定自发布之日起执行。

二00八年一月十二日