有效降低办公费用管理规定制度范本格式

第一条 购买消耗品要克制再克制

从橡皮擦、铅笔等细小的事务用品下手，大部分的人都认为公司的消耗品，随时都 可以购

买而且价格低廉。这种观念首先要改正，养成克制购买消耗品的习惯。尤其 是才领用没多

久就要再申领就大有问题。合理的做法，例如，某些文具领用后最少 六个月禁止再申领。

虽然金额很小，也要订出基准，依照申请制度领用，禁止随便 购买。

第二条 消耗品的所有标准要制定领用明细

对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支，制定领用明细标准。然后每六个月一次， 定期点

查个人抽屉时，多余的事务用品先回收。钉书机、剪刀、胶带等，全员每天 使用频繁的东

西，划为共用。橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。因本 人不注意而遗失时，

严格执行由本人负责赔偿。

第三条 公司的物品、不要私自使用

在公司内事务用品等，能变为私用的东西很多。例如电话费是其中一部分。交际费 的一部

分也可占为私用。样品、促销用的商品，带回家使用的案件也有。公私不分 不只增加费用

支出,亦是不正当的第一步。首先干部要谨慎以身作则。在节省费用的 运动中要严禁这种

公私不分的举动。

第四条 不要使用铅笔与电动削铅笔机

铅笔购买一支削后才可使用。削铅笔要花时间，使用电动削铅笔很容易削过头。又 要花钱

购置电动削铅笔机而且还要付电费。积存的铅笔屑也要清除。购买自动铅笔 价格不贵，铅

笔芯可换装，换装铅笔芯时多少会有损失，笔芯三支抵算铅笔一支计 算，节省下来的金额

很可观。

第五条 抽屉内要空出来

人都有占有的坏习惯。在企业内看员工每人的抽屉，从笔记用具、传票、用纸等都 有浪费

行为。倒不如，抽屉全部不要使用。做一个壁柜可放置一切事务用品及统计 资料。这样

做，消耗品、事务用品、统计资料等的数量可以减少，节省开支。又可 防止不正当使用，

没有机会发生不正当使用就可防止费用的浪费。

第六条 在公司内部联络要尽量简化

联络用的文书，尽可能利用使用过的纸张反面，或广告废纸。不需要考虑对上司的 不礼

貌，需要装入信封的文件，可以自外面寄来的旧封套即可。不是特别怕被人看 到的文件不

需要装入封套内。二张以上的文件，

使用回纹针也是一种浪费，用钉书机钉上或用胶带贴上就可以。用 回纹针邮寄时，常因曲

别针的重量，而超重增加邮费的支出。

第七条考虑信纸的折叠方式

信纸通常都把写字的一面反折向内，是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司 内就不

需用信封，收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯，张数多 时折为三折，

比较好处理。为了收件人与内容一目了然，利用三折方式为宜。

第八条 收件人名称要简化

H 公司以一个字代表厂长级，吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字，陈科长只办公费用节省办法 共13 页 第1 页

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用陈科。这种订制胸前挂牌开始使用，在公司内的往来文件亦用简称 这样制作名 牌时也

因小而节省费用。写文件时吴只写1个字，有3秒钟就写好，如要写成“深 圳厂长吴某先

生”要写8个字，每字用3秒，写8个字要花24秒。所以文件的收件 人名称要尽量的简

单化。

第九条 标示事务用品的价格

由公司提供的物品，往往没有成本观念，容易造成浪费使用。所以需要把信纸1张 多少

钱，信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等，所有用品全部标示价格。对每种 用品的成本

要花多少，让每人有数字观念是节省费用的第一步。每月最少在开会时, 突然发出质问

“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。

第十条贴出电话费用表

为了要让全部员工对电话费都有成本概念，编制电话费用表，贴在电话机前。费用 要详

列，市区每通1次多少钱，长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1 秒钟花

多少钱也要有概念。

第^一条电话通话定时

有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达到在1分钟内的时代。 电话的

通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话，3分钟就150句。除了 例外，全公

司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当与外面的通话也 可以缩短时间。

第十二条利用电话自动记录机

电话费用自动记录机约几千元就可以购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心 中有

数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。几千元的投资，长远计算很 快就可以回

收。许多公司使用自动记录机

后，节省30%以上话费。

第十三条 长途电话要经由总机

F 公司为了提高成本概念，长途电话都由总机发出。电话机前放置记录用纸，填 写通话

结果。这样可以做笔录，同时可防止无谓的长途电话使用。也不会打错电 话，在等对方

通话时可以再确认联络内容。直拨电话很方便，所以挂接长途电话 亦很容易，像使用市

区电话的轻易感觉。经由总机可防止以上情况，同时也是培 养成本观念的一种方法。

第十四条 建立电话传真机系统

总、分公司之间的电话费用，在做记录后，可考虑建立传真机系统。不只可节省 电话费

用，还可以用作文书联络之用，消除传达上的错误。用电话如本人不在时， 就造成电话

费的浪费，用传真机可以电送就没有这个情况。与电报机不同的是， 用电话传真机时，

不必另请打字员打字，谁都轻易会使用。T 公司改用传真机后， 电话费省下约三分之

一。

第十五条 总、分公司之间，联络制定标准化

员工不要用随意的方法联络，需要制定标准的方法。方法可分为1、普通信件，

2、限时专送，

3、电话传真，

4、电话等，这些方法，制定一览表彻底执行。 有的公司

禁止使用总、分公司之间的电话，改用电话传真机，及活用电脑连线等， 而达到节省费用。时代在进步，头脑也要转得快，信息的传达亦要符合时代需要。 第十六条 用一个字的单位简化公司内的电话

我在南部打电话回公司联络时，“喂，林，好”就问候完，通常的方法，“喂，

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