文具用品管理办法(第一版)

文具用品管理办法

一、目的

为加强公司文具用品的管理，有效控制行政办公费用，本着满足工作需求及节约开支的原则，根据公司目前实际，制定本办法。

二、适用范围

文具用品是指购买单价在800元（不含）以下，用于公司日常办公的各类易耗品，包括消耗类文具用品、管理类文具用品、耗材类文具用品等。

（一）消耗类文具用品：中性笔、圆珠笔、铅笔、荧光笔、油性笔、白板笔、各类可配笔芯、刀片、胶棒、大头针、回形针、复写纸、印油、订书钉、档案袋、文件袋与盒、橡皮、透明胶带、双面贴、标签、告示贴、别针、修正液、电池、茶包、纸杯、抹布、毛笔、墨水、签到簿、橡皮筋、长尾夹、文件夹、拉杆夹、档案袋、档案盒等；

（二）管理类文具用品：笔记本、剪刀、钉书器、起钉器、打孔机、计算器、印泥、印台、尺子、名片夹、笔筒、文件框、裁纸刀、纸篓等；

（三）耗材类文具用品：色带、白板纸、复印打印纸、传真纸、墨盒（墨水）等打印机（复印机、传真机）相关耗材。

三、文具用品的申请、购置、领用和发放

（一）申请

1.除新入职人员外，其他员工的文具用品按月度申领。耗材类文具用品由总务部统一配

置；

2.新入职人员文具用品申领实行标配制。总务部根据人力资源部出具的《员工入职登记

表》，配发标准文具用品，并列入领用登记表。标配文具用品为：签字笔、笔记本、告示贴、计算器、订书机、回形针、订书针、胶棒、剪刀、纸篓；特殊需要，由本人申请，成本中心负责人批准后方可申领；

3.每月末，各成本中心填报月度《部门文具用品领用计划表》，经成本中心负责人签字确

认后，于每月25日前报至公司总务部，总务部形成采购计划表；

4.当月28日前，总务部根据各成本中心月度文具用品领用计划表和库存盘点表，汇总需

额与预算比对，超预算部分将通知相关成本中心修改申报计划。

（二）购置

1.总务部根据文具用品采购计划表，向选定的供应商订购；

2.总务部依据公司对文具用品的品质要求选择多家供应商进行定期比较，选定其中最为

优质的供应商进行合作；

3.采购的文具用品到货后，文具用品管理员应按照采购订单和送货单进行验收，在分别

核对品种、规格、数量与质量无误后，必须及时填写入库单办理入库手续。

（三）领用与发放

1.次月5日前（遇节假日顺延），总务部文具用品管理员根据计划表发放文具用品；文具

用品由各职系PA/非职系部门专人统一签领和做员工发放登记；

2.原则上在次月5日后，除对新入职人员另行发放文具用品外，不再对其他员工发放文

具用品；

3.如逾期或遇到紧急情况需领用文具用品的，申请人应当填写《物品申领单》，详细注明

物品名称、领用时间、规格型号、单位及领用数量等，经成本中心负责人审核后方可领用。

4.管理类文具用品可参考此前半年耗用平均数的记录，估算消耗时间以设定领用管理基

数，并随使用部门或人员工作性质的改变和人员的增减适时调整。管理类文具用品本着“谁领用，谁保管”的原则，除第一次发放外，其它均采用“以旧换新”发放方式。

管理类文具用品正常情况下的损坏（以领用管理基数为标准），可以以旧品换新品，但遇遗失或非正常情况下损坏则由使用人自购赔偿。

四、管理

（一）为有效控制文具用品的采购成本，节约办公经费开支，除特例用品外，所有文具用品均由公司总务部负责统一采购；

（二）必需品或消耗量较大的文具用品应当向公司指定供应商购买并酌量库存。如使用部门对文具用品有特殊需求且公司总务部无法采购的，可以由公司总务部授权相关部门自行采购；

（三）文具用品管理员必须定期整理库存，妥善保管文具用品及确保存放地安全；

（四）每月末，文具用品管理员应当根据领用文具用品情况制作《各成本中心月度费用报告

（五）文具用品管理员必须随时掌握文具用品库存情况，保持账实相符，并做到定期盘存。

总务部当建立合理的安全库存预警制度，做到尽可能地减少库存，降低管理成本，又能随时满足员工的办公需要。

五、相关事项

（一）文具用品系公司为员工办公或从事公务活动提供，严禁挪作他用。

（二）所有文具用品都必须坚持节约、爱惜的原则使用。不得恶意损害和浪费。

（三）员工离职交接时，必须将所领管理类文具用品及其它剩余的消耗类文具用品一并交回公司（离职人员文具用品交回至各职系PA/非职系部门专人，由PA/非职系部门专人统一归还至总务部）。

（四）对于已无使用价值决定报废的文具用品，文具用品管理员应要作好登记，在报废处理册上注明用品名称、价格、数量及报废处理的其它有关事项。

（五）分支机构文具用品由分支机构指定人员负责从申请至报废的全过程管理，参照以上流程。总务部应当定期对各分支机构文具用品的发放、使用、盘存等情况进行抽查，内容包括：抽查文具用品申请计划与实际领用情况，抽查文具用品领用单据，抽查用品领用汇总清单与盘存清单等。

六、作业流程图（见附件）

本办法自下发之日起施行，由公司总务部负责解释。

附件：（月度使用）

2008 年月文具用品领用计划表部门：填表日期：月日品名及规格数量单价（元）金额（元）领用人

合计元

申请人：部门经理：核准人：

注意

1.各部门务必于25日前交总务部统计.

2.各部门申请文具用品每月统一订购一次,

当月期间不再另行购买，请各部门做好预算.

3.各部门每月申请的文具用品只限其当

月实际用量.

4.如申请用品数量较大金额较高，请在

备注栏注明用途.

5.请注明对相关文具用品的要求或说明规格. 2008年月文具及其它杂项费用统计表

费用名称金额（元）费用名称金额（元）文具用品（月度统领）名片费上月数值：文具用品（计划外领用）快递费上月数值：文具用品（均摊费用）其它杂项上月数值：实际总支出：本月预

算：