采购及付款循环

(8)採購單位應每月覆核所有請購單是否均被執行。
2.庶務用品採購：
(1)庶務用品因單價低、種類繁雜，且多為固定之配合廠商。仍須不定期進行詢、比、議價，並將結果填寫於「採購單」上，經權責主管核准後始得進行採購作業。
(2)若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。
(2)倉管單位於到貨時依據「採購單」核對廠商送貨單上之品名及數量，並填寫「進貨單」。
(3)倉管人員於到貨後，連同「進貨單」轉至品保部進行檢驗。
二、控制重點：
1.各項請購資料是否確實審查。
2.各項請購是否經權責主管核准。
3.資材部或需求單位是否依訂單、庫存狀況或研發進度開立「請購單」。
5.緊急請購原因之說明是否合理，其次數是否頻繁。
三、作業依據：
1.核決權限表
四、增之供應商應由採購人員填寫「廠商資料卡」，並通知評鑑小組拜訪廠商，由評鑑小組建立「供應商評鑑表」，經遴選合格者才能成為合格供應商。
(3)採購單位接獲核准之「請購單」後，依（2）之分類選擇適合之供應商，如需詢、比、議價，應將結果記錄於「採購單」，呈權責主管核准後，向供應商發出訂單。
(4)對於獨家製造、代理或因品質要求必須指定某廠商時，採購單位應注意訂購時點，並嚴加控管交期，以免延誤生產。
(5)供應商收到「採購單」後，採購單位應等供應商簽回「採購單」或以傳真、E-mail等方式確認收到訂單後，方能確定完成訂購。
2.原有之供應商須定期進行評鑑，採購單位應填具「供應商評鑑表」，並由評鑑小組依規定執行評鑑作業；評鑑方式、內容與時間應依資材核決權限補充細則之規定辦理。
二、控制重點：
1.採購單位是否對新增供應商，建立供應商基本資料，並依規定進行評鑑作業。
2.是否定期檢視供應商交貨品質與交貨日期。評鑑不佳之廠商是否有後續處理措施。
9
CP-203採購作業……………………………………………
10
CP-204進口作業……………………………………………
12
CP-205驗收作業……………………………………………
13
CP-206付款作業……………………………………………
15
CP-207進貨退回及折讓作業………………………………
17
CP-208特採管制作業………………………………………
3.庶務用品請購：
由需求單位填寫「請購單」，經權責主管簽核後，送請採購單位進行採購作業。
4.固定資產之請購，依「CF固定資產循環」之規定辦理。
5.各單位提出請購需求時，必須考慮採購之前置時間，以免無法及時採購影響正常作業。
6.國外請購應考慮國外供應商提供貨品之前置時間，以免延誤生產作業及交貨期限。
7.各項請購作業應依核決權限表之規定進行。
19
叁、
表單……………………………………………………………
21
一、作業程序：
1.一般原物料及商品請購：
資材部或需求單位依客戶訂單、庫存狀況、交貨進度或研發等政策性需求填寫「請購單」，經權責主管審核後，作為採購原物料或商品之依據。
2.緊急請購時，請購單位應先行口頭報請權責主管核准，並請採購單位先行詢、比、議價後，由請購單位填寫「請購單」，並加註”急件”字樣，經權責主管核准後，按採購程序優先辦理。緊急請購完成後，仍應補齊未完成之書面文件資料或流程。
(3)請購作業之撤銷或變更，同一般原物料及商品採購作業。
二、控制重點：
1.採購單位是否依已核准之「採購單」進行採購。
2.「採購單」是否請供應商簽回，以確定完成訂購。
3.供應商記錄是否有隨時更新。
4.是否適當執行詢、比、議價。
5.報價差異過大時是否徵詢請購單位之意見。
6.相關單據是否連續編號，並經權責主管確實簽核。
7.採購單位是否依「採購單」之交貨進度控制追蹤，如有到期未交，是否及時向廠商催交。
8.採購單位是否每月覆核請購單之執行狀況。
三、使用表單：
1.請購單
2.採購單
3.請購變更單
4.採購變更單
一、作業程序：
1.採購單位下採購訂單予供應商，船務人員安排貨物進口相關事宜：
(1)採購條件為FOB應辦理投保事宜。
二、控制重點：
1.採購單位是否跟催供應商交貨日期，並通知船務人員安排辦理進口相關事宜。
2.船務單位是否及時辦理報關作業。
3.船務單位是否隨時跟催物料進度，並及時通知相關部門。
三、使用表單：
1.INVOICE／PACKING LIST
2.提單
一、作業程序：
(一)一般原物料與商品之驗收：
(1)採購單位依「採購單」之交貨時間跟催供應商交貨時程。
(2)貨物裝船後，供應商會通知採購人員起岸日期及預計到達日期，由採購單位通知船務人員安排進口相關事宜。
2.報關作業：
(1)船務人員備妥以下報關文件進行報關作業：
A.Invoice／Packing List
B.提單
3.提貨作業：
(1)報關行應告知貨運公司提貨時間及預估到廠時間。
(2)船務人員應隨時掌握進度，並將到貨之相關訊息通知採購人員及倉管單位，據以辦理點收貨物相關事宜。
三、作業依據：
1.資材核決權限補充細則
四、使用表單：
1.廠商資料卡
2.供應商評鑑表
一、作業程序：
1.一般原物料及商品採購作業：
(1)採購單位為穩定購料品質並確保貨源，應依「供應商管理程序」對供應商進行評鑑。
(2)採購單位應將供應商分為四級：A級為BOM內所有的材料供應商；B級為非BOM內輔助生產用料供應商；C級為固定資產類、維修類、工程類供應商；D級為大賣場、藥店、五金行等。
(6)若訂單有更改或取消時，應於採購作業處理期限內提前通知。並須詳述更改或取消原因，經權責主管核准後始得辦理。
(7)請購作業之撤銷或變更，由請購單位填寫「請購變更單」通知採購單位，並將其撤銷或變更之原因、事項記錄於「請購變更單」，經權責主管核准後始得辦理變更事宜。如「採購單」已發出，則由採購單位與廠商進行溝通協調。
采购及付款循环
內部控制制度
《採購及付款循環》
文件管制等級：□極機密 █機密 □普通
目 錄
頁次
壹、
流程圖…………………………………………………………
1
貳、
作業程序………………………………………………………
8
CP-201請購作業……………………………………………
8
CP-202供應商管理作業……………………………………