行政接待管理规定

行政接待管理规定

第一章总则

第一条目的

本着以下三大目的，根据公司实际接待工作的需要，特制定本办法。

1.更好的树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司的企业管理规范。

2.规范公司行政接待工作，有次序、有步骤地做好行政接待工作。

3.控制行政接待费用的不合理支出。

第二条范围

本办法的相关规定适用于公司所有的部门和人员。凡负有接待任务的部门和人员，均须按本办法的规定开展接待活动。

第二章细则

第一条责任

1.行政部是本制度的主责部门，其主要职责如下：

1）负责接待管理制度的制定、修订及贯彻执行；

2）全面负责的接待管理，做好本部门接待工作，并协助相关部门和单位做好接待工作。

2.其他部门按照本制度的要求做好本部门的接待工作。

第二条接待原则

1.接待工作实行“对口接待”原则。上级主管部门来指导、检查工作，或其它单位到司考

察、交流工作经验等需要接待时，由相对应的部门负责安排、协调会议、食宿等接待事宜。行政部配合做好接待工作。凡来公司参观、访问、学习及入驻研讨工作的宾客，一律在行政部进行登记。

2.接待规格执行“对等”原则，接待陪同掌握“从简”原则。做到“热情礼貌、得体周到”，

禁止铺张浪费。非特别重要人员，通常以工作餐形式予以接待。

3.坚持“安全第一”的原则，包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等。

4.坚持请示汇报制度，凡遇到超出职权范围、难以解决的问题，应主动请示。

第三条接待组织

1.各部门获知接待信息后，首先要落实来宾的人数、姓名、性别、职务和本次来访意图及

活动要求、抵离时间及乘坐的交通工具、车次或航班等。

2.获知接待信息的部门按照对口、对等接待原则，应由本部门安排接待；非属本部门接待

的，通知行政部协调安排接待。领导等重要客人的接待，由行政部负责组织和安排。3.各部门所有接待工作，必须事先报批（可通过书面报告、当面汇报或电话汇报），部门

接待由经办人提出申请，报部门经理批准，并知会行政部接待负责人。

4.有市级及以上领导到单位视察，获得信息的部门应即时、及时通知行政部，行政部应报

请主要领导，安排好相关领导陪同视察工作。

第四条主要接待内容

1.根据接待安排和领导批示，做好宾馆预订、接站人员和车辆等的安排。

2.根据来宾意图和领导批示，做好来宾活动日程安排。

3.根据接待安排和领导指示，做好与来宾的会晤安排和宴请安排。

4.根据接待需要，做好来宾参观、视察、游览安排。

5.根据接待需要，负责为来宾订购飞机、车船票。

6.根据接待需要，做好来宾有关活动的陪同服务工作。

7.根据接待需要，做好送行人员和车辆等的安排。

第五条接待标准及要求

1.接待工作要精心组织，妥善安排，细致周到。接待时应做到有利工作、简化礼仪、务实

节俭、杜绝浪费、尊重少数民族风俗习惯。

2.接待人员须保持良好的仪容仪表，做到举止有礼，谈吐得体，通过接待工作树立公司的

良好形象。

3.接待用餐和住宿坚持分级限标的原则，具体标准（不含烟和酒水）如下:

1）A级：接待省部级或相当于省部级的机关领导及其随行人员，公司董事长、总经理重要客人，极重要的合作单位高层访问（视具体情况而定），原则上每人每餐不超过400元，可住五星级酒店。

2）B级：厅局级或相当于厅局级的机关领导及其随行人员，公司副总、总经理助理、市场发展部经理及分/子公司经理参与接待的重要合作单位高层访问（视具体情况而定，一般为重要的市场经营对象），每人每餐不超过300元，可住四星级酒店。

3）C级：处级或相当于处级的机关领导及其随行人员，业务合作单位高层或关键部门负责人，政府或行业管理部门资质认证、体系检查人员等，每人每餐不超过260元，可住三星级酒店。

4）D级：一般机关工作人员及业务合作单位中层及以下人员等，每人每餐不超过120元，可住经济型商务酒店。

5）司机工作餐原则上只限机关领导司机，B、C级按每人每餐50元，A级可按每人每餐100元。

4.一般情况下由接待部门负责人和相关人员陪餐，确因工作原因需要招待重要客人，可邀

请主要领导出席。接待部门要严格控制陪餐人数。来宾人数1-2人时，陪餐人数一般控制在3人以内，来宾人数3人及以上时，陪餐人数最多不能超过来宾人数。

5.接待用烟、酒、礼品应到商店或超市采购，非特殊原因不得使用酒店香烟、酒水和礼品。

接待用香烟和酒水的总价值，原则上不超过餐费的三分之一。各部门接待用烟、酒、礼品等应尽量通过行政部统一购置，各部门提前申请并登记领取。

6.接待用餐和住宿应尽量选择指定的协议酒店和宾馆。用餐点菜时除控制每人每餐的标准

外，应尽量做到务实节俭、杜绝浪费，点菜时根据就餐人数，一般按凉菜2-4个、热菜每

人一个，需要点个吃时应根据就餐规格合理选择。香烟应尽量控制在抽烟人员每人一包。

7.接待用车需使用公用车辆时，接待部门依据《办公用车管理制度》提前做好使用申请工

作。

8.赠送礼品、机票（不含车船票），在酒店安排会务活动，组织参观游览，或因特殊情况

需提高用餐接待标准、陪餐人数及住宿接待标准时，经办部门必须提前报行政部负责人审核，由行政部负责人报总经理批准。

9.内部部门之间应杜绝公款相互宴请，到上级部门和单位请示汇报工作等，接待单位不安

排宴请，需要就餐的可安排工作餐，餐费控制在每人30元以内，中午就餐不得饮酒。

第六条接待费用审批和报销管理

1.接待活动结束后一周内，由接待部门填报《公务接待审批单》，须写明发生的餐费、住

宿费、烟酒费用、来宾的飞机及车船等交通费用、礼品费用及其他参观游览费用等，由

经办人、经办部门负责人签字确认后连同相关票据，报财务部审批。《公务接待审批单》

必须在规定的时限内报到财务部，逾期可不予办理审批，发生费用由经办人及责任部门

负责人承担。

1)用餐的审批，接待费用不超出接待标准的，由财务部负责人核实后审批，超出接待标

准的，由财务部负责人核实后，须由经办人或经办单位负责人报总经理审批。

2)住宿费用的审批，不超出接待标准的，由财务部负责人核实后审批，超出接待标准的，

由财务部负责人核实后，须由经办人或经办单位负责人报总经理审批。

3)来宾的飞机及车船等交通费用、礼品费用及其他参观、游览费用等，由行政部负责人

根据本制度第五条第8项进行核对审批。

4)经办部门负责人、行政部负责核实接待费用发生的真实性，对存在问题的接待行为不