销售货款收取控制规范

销售货款收取控制规范

1.目的

为规范销售行为，防范销售过程中的差错和舞弊，降低坏账风险，降低销售费用，提高销售效率，特制定本规范。

2.适用范围

本制度适用于公司的销售业务与货款。

3．权责部门

3.1销售业务部门：主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、催收货款。

3.2发货业务部门：主要负责审核发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。

3.3财务部门：主要负责销售款项的结算和记录、监督管理货款回收；销售收据和发票由财务部门指定专人负责开具。

3.4严禁未经授权的部门和人员经办销售业务。

4.审批权限规定

4.1总经理

4.1.1负责销售政策、信用政策的制定和修订；以总经理办公会议形式审定，以内部文件等形式下发执行。

4.1.2超过公司既定销售和信用政策规定范围的特殊事项，由总经理办公会或其他方式集体决策。

4.2董事会

按《预算管理实施办法》规定审批销售费用预算。

4.3总经理或授权审批人

负责制定和修订“销售价目表”和“折扣权限控制表”，以经理办公会议形定审定，以文件或其他方式下达执行人员执行。

4.4总经理或授权审批人

按公司授权审批销售价格和销售合同签订。

5.销售和发货控制要点

5.1政策控制

5.1.1公司对销售业务制定明确销售目标，列入年度预算，确立销售管理责任制。

5.1.2公司对销售进行定价控制，由公司制定“产品销售价目表”、折扣政策和付款政策等，并督促执行人员严格执行。

5.1.3公司对客户进行信用控制。在选择客户时，由销售部门的信用管理人员对客户进行信用评价，充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等情况，降低货款坏账风险。

5.2客户信用管理

5.2.1销售部负责进行客户信用调查，填写“客户调查表”，建立客户信用档案；根据客户信用，确定客户信用额度、信用期限、折扣期限与现金折扣比率。

5.2.2销售部门确定的客户信用额度，必须经公司授权审批人批准后方可执行。

5.2.3对客户信用进行动态管理，每年至少对其复查一次。出现大的变动，要及时进行调整，调整结果经公司授权审批人批准。

5.2.4对于超过信用额度的发货，必须按公司授权进行审批。

5.3赊销控制

赊销控制业务流程如下图所示。

5.3.1销售人员严格遵循规定的销售政策和信用政策。

5.3.2对符合赊销条件的客户，按公司授权，经审批人批准方可办理赊销业务。

5.3.3超过销售政策和信用政策规定的赊销业务，按公司权限集体决策审批。

6.销售和发货业务流程控制

6.1接单和销售谈判

6.1.1销售业务员负责客户订货的管理，收到每一份购货订单必须在“购货订货登记簿”上登记。

6.1.2在销售合同订立前，由公司业务员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。

6.1.3重大合同的谈判，谈判人员至少有２人以上。

6.1.4销售谈判的全过程应有完整的书面记录。

6.2合同订立

6.2.1合同订立前，信用额度由信用管理人员经信用评估后确定。

6.2.2超过信用额度的合同，必须按公司授权，事前进行审批。未经审批，合同不得签订。

6.2.3合同签订按公司授权，由经授权的有关人员与客户签订销售合同。金额重大的销售合同的订立，应当征询法律顾问或专家的意见。

6.2.4合同条款应符合《中华人民共和国合同法》。

6.3合同审批

6.3.1销售部门内勤人员应当对合同进行审核，主要审核销售价格、信用政策、发货及收款方式等项目是否违反公司规定。

6.3.2公司签订的销售合同按公司授权进行审批。合同未经审批程序，不得将合同交予客户。

6.4发货期的确定

业务员在接受订货、签订合同时，应根据产品库存情况和公司生产周期来确定交货期限。

6.4.1全部有库存的客户订货，按客户要求确定交货期。

6.4.2库存不足的订货，根据产品生产周期和生产能力与客户协商确定交货期。

6.5产品生产和开发

6.5.1库存不足的订单，由销售内勤人员与生产部门协调，发出生产任务单，由生产部门组织生产。

6.5.2业务员在接到用户提出的新产品开发意向后，要向用户全面收集产品使用的条件及有关技术参数，由业务员填写“新产品开发建议书”，经公司有关部门会签后交技术中心或事业部组织开发。

6.6发货通知

6.6.1发货通知单由销售部内勤人员根据客户订单或合同填写。

6.6.2发货通知单一式六联。

6.6.3发货通知由发运组负责办理发货和运输事宜。

6.7发货控制

6.7.1仓储部门根据“发货通知单”组织备货、发货。仓储部门发货后，按实填写实发数，并盖章注明“已发货”字样，以免重复发货。

6.7.2由专人不定期对出库通知单与装箱进行核对检查。

6.7.3产品出门参照存货规定严格执行。

6.8发运控制

6.8.1发运组对发货通知单与发货实物进行核对相符。

6.8.2发运组根据合同要求组织运输或代办运输。

6.8.3发运组必须要求承运人在发货通知单上签名，同时向承运人取得相关运输凭证；并及时交内勤人员送财务部门。

6.9销售发票开具控制

6.9.1销货发票由财务部门指定的专人负责开具。

6.9.2开票人员必须以客户的购货合同和业务员开出的发货通知单、运单为依据。

6.9.3开票人员按税务部门的规定开具销售发票。

6.9.4开具的发票必须从主管税务部门购买或经主管税务部门批准印制的税务发票。

6.9.5财务部定期对销售发票开具进行检查。

6.10销售退回的控制

参见公司销售退货的相关规定。

7.货款催收和办理

7.1催收部门

7.1.1货款催收由销售部门办理，财务部门督促销售部门加紧催收，并协助办理。

7.1.2对催收无效的逾期应收账款，由销售部门会同财务部门申请，经财务总监审核，总经理批准，通过法律程序予以解决。

7.2催收记录

7.2.1销售部门在向客户催收货款时，应做好催收记录，并尽可能取得客户的签证。

7.2.2公司销售部门会同财务部门定期或不定期向客户发出催收函，并将发函凭证保存，作为催收记录的依据。

7.3收款业务办理

7.3.1公司财务部门应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制制度——货币资金》等规定，及时办理销售收款业务。