秘书理论与实务第08讲 秘书的职能环境与人际关系

C.关于促动性的理解
行政性促动
诱导性促动
比较性促动
ÖÖÖÖÖú ÖÖÖÖÖÖ Ö ·
课 请同学们就关于秘书职 堂 讨 能环境的机遇性和风险 论 性问题发表自己意见！
机遇和风险并存 前景与困难同在
当今社会，无 论是在组织运 转中还是在领 导工作中，机 遇与风险将始 终并存。秘书 应抢抓机遇、 规避风险。
8-1 秘书职能环境要素
8-1-1
秘 书 职 能 环 境 三 层 次
三
第二层次：秘书所
层
第
第一层次： 第一层次：秘书机构 秘书机构 内部环境 内部环境
在组织内环境
次
秘书所在的组织外部环境
第一层次 秘书机构内部环境
内 部 环 境 构 成
办团负人分管人 公队责际工理员 设精人关协工构 备神影系作作成 办、响 制 公凝力 度 条聚 件力
8-2
秘书职能环 境作用及影响
8-2
秘书职能环境作用及影响
秘书职能环境的作用 a.职能环境对秘书工作的规定性 b.导向性 c.促动性 d.机遇性和风险性 8-2-2 秘书职能环境的影响 a.信任度的影响 b.和谐度的影响 c.开放度的影响 d.自由度的影响
8-2-1
秘 书 机 构 内 部 环 境
课堂讨论:怎样营造秘书机构 内部良好的环境？
优秀的秘书部门负责人；
健全的工作制度;
科学合理的分工配合体系;
灵敏的信息综合机制;
和谐的人际关系;
必备的物质条件与科学的
办公手段。
第二层次 秘书所在组织内环境
概念—— 是秘书、秘书机构工作职能 的重要基础
宏观的大环境 ——国际 国内政治经济科技文化
中观与微观环境——各组织的行业系 统环境、地区环境、市场环境、协作与 竞争环境、社区环境等等
8-1-2 秘书职能环境要素关系—— 秘书职能活动中与各有关方面的联系 与关系（内部的；外部的）
与上级领导机关的关系（遵从领导、 加强服务、加强沟通协调）
与职能部门的关系（提供综合服务、 做好协调工作、尊重和依靠职能部门） 与群众的关系 要从工作目标、工 作内容、工作过程、工作成效上充分体 现密切联系群众（指导思想、工作行为、 工作作风）
8-3-2
秘书环境障碍及排除
秘书可能遭遇和须排除的环境障碍有四： 一是信任障碍 （工作失误；工作态度； 思想动机；误会；其他复杂原因） 二是理解障碍 （领导者理解障碍；部 门和群众理解障碍；秘书理解障碍） 三是沟通障碍 （错误功利观；管理 信息网络弱势；人际关系隔阂） 四是利益障碍 （利益主体多元）
归纳：秘书怎样适应职能环境？
A.适应职能环境特征(宏观；行业；所在 组织；秘书机构；秘书具体岗位) B.满足职能环境需要(首先是领导工作的 需要；其次是机关日常办公事务的需要； 再次是参谋辅助的需要) C.顺应职能环境发展(中长期发展态势;近 期三五年;一年内;随时) D.开发职能环境资源(领导机关领导人影 响力资源；信息智能资源；能量资源）
8-3 排除
秘书职能环境的优化 及对环境障碍的
8-3-1 秘书对职能环境的优化
立足点 立足于现实 存在着的职 能环境、本 职工作和现 实需要并 在此环境中 充分发挥 着力点 优化、开发 具体工作环 境。关键是 优化与领导 的主辅配合 关系，并与 优化对下关 系结合起来 主要途径 在具体职能 工作中与各 方建立和谐 关系。不断 提高自身素 质，卓有成 效发挥作用
8-2-1 秘书职能环境的作用 A. 关于“规定性”的理解
鲜 明 的 规 定 性
从总 体来 看： 秘书 的产 生与 发展 从行 业系 统来 看其 对秘 书的 要求 从组 织层 次来 看其 对秘 书的 要求 从秘 书岗 位来 看其 对秘 书的 要求 各方 为秘 书提 供的 条件 各不 相同
秘书应正 确认识和 把握规定 性，充分 利用职能 环境条件 规范工作 行为，有 效发挥职 能作用， 防止行为 失范和不 称职、不 到位或越 位现象。
提高和谐度的前提：良好的信任度
提高和谐度的“招数”
加强沟通 交流信息 融洽感情 增进友谊
主动配合 热情服务 待人谦恭 多想他人
态度谦虚 摆正位置 尊重他人 求知求识
a.主动进行信 息交流
b.准确及时反 馈信息
提高 开放度 的核心—— 当好信息 枢纽
d.对外注重信 息沟通 c.对内提供信 息服务
“三度” 紧密相 关、相 互影响
b.从秘书职业特点、工作性质以及优化职 能环境的需要讲，秘书人员的人际交往应是非 常重要并且是非常活跃的。
c.即常崇宜先生在本章开头从公关角度所 讲的秘书人际交往的意义和目的。
秘书的人际交往
8-4-2 秘书人际交往的内容 (类型 · 特征 · 意义) A.类型划分
公务交 往与私人 交往 口头交 往与书面 交往

模拟题二：您在乌鲁木齐市政府办公厅 实习半年，李文富主任分配您到秘书二处跟 班工作。市政府办公厅有六十多名干部职工， 有一位主任、三位副主任，设有秘书一处 （文书处理及机要、档案）、秘书二处（负 责文字综合工作，起草政府重要文件和市长 们的重要讲话等）、三处（各市长秘书）、 信息处、保卫处、总值班室、政治处（内部 干部管理工作）、小车队等机构；市“信息 化办公室”也挂在办公厅。秘书二处处长把 您视为正式秘书，让您直接参与综合文字工 作。试问：您怎样适应所处秘书职能环境， 当好为期半年的综合文字秘书？
秘 领导交 书的 往与群众 社会交往
交往
秘书的人际交往
B.秘书角色特征
人际交往特征
秘书人际交往三特征
a.公务性 出自职业、 工作需要而 进行；即使 私人交往也 可能具一定 的职业含义 b.代表性 c.多向性 凡代表组织 交往范围相 领导者参加 当广阔（包 的交往即具 括上行、下 有代表性的 行、平行等 多向交往） 特征
关键在于以强烈的 事业心、使命感和 责任意识去关注发 展，发现、把握机 遇；以非凡的智慧 能力和胆略气魄去 防范和抗御风险。
8-2-2 秘书职能环境的影响
a.信任度的
影响 b.和谐度的 影响 c.开放度的 影响 d.自由度的 影响
信任度——
指秘书工作对象（服务对象） 对秘书的信赖程度。
排除理解障碍:努力赢得各方理解
第一:要使领导者理解秘书工作 领导者对秘书认识和理解上的两种误区 秘书要把综合辅助的职能正确体现出来 第二:要使部门和群众理解秘书工作 全社会要理解秘书和秘书工作,克服偏见 秘书要注重规范自身行为,用实绩说话 第三:秘书也要善于理解别人 要让别人理解自己,首先要善于理解别人, 赢得各工作交往对象的广泛支持
B.关于“导向性”的理解
要正确认识并把握两条： 一是必须遵从组织目标和领导工作目标 ——把握宏观环境发展的大方向； ——把握特定职能环境的业务运作方向； ——把握职能环境提出的具体工作方向。 力求工作的主动性、准确性、创造性。

二是必须适应职能环境变化发展的趋势 把握宏观时空环境、行业业务环境、具体工作环境 特征及其目标，以定位自身方向目标。
排除沟通障碍：可从三个方面入手
一是排除由错误的功利观 造成的虚报信息的障碍； 二是建议领导强化管理信息网络建 设，畅通信息渠道；
三是多做协调工作，用好 组织力量并与促进感情交流 相结合，疏导沟通渠道，消除 人际关系隔阂。
排除利益障碍：充分考虑多元利益需 求，切实维护组织和社会的整体利益
建议领导采 取组织和法 纪措施，克 服有令不行 有禁不止、 上有政策下 有对策、急 功近利作法 保持清醒头 脑，提供准 确信息，实 事求是进行 参谋劝谏或 加以提醒， 促使决策者 头脑“降温” 对于某些个 人利益恶性 膨胀特别是 腐败、违法 行为，则依 靠组织以强 有力的法纪 手段整治之
秘书的人际交往
C.秘书人际交往的意义
首要的，是促进工作目标的实现
其次，是“四个有利于”：
——有利于提高效率； ——有利于收集和反馈信息； ——有利于经济技术合作和贸易 往来； ——有利于心理健康。
8-4-3 秘书人际交往 的原则和方法
A. 原 则
关系对等原则
地 位 对 等 态 度 对 等 价 值 对 等 情 感 对 等 互利互 惠原则
正勤 笃行 博学 奋进
——乌鲁木齐职大人文学院院训
My beautiful city Urum
《秘书理论与实务》教程课件
第八讲 秘书职能环境与人际关系
（根据常崇宜、董继超分别
主编的教材制授· 周恩良· ）
请同学们随时发问并 踊跃参加课堂讨论！
本 讲 提 要
一、秘书职能环境三层次和三方面要
素关系； 二、秘书职能环境四大作用和四项影 响因素； 三、秘书如何适应、优化职能环境并 排除具体环境障碍； 四、秘书如何处理好与领导的关系； 五、秘书人际交往的内容、原则、方 法。
和谐度—— 指秘书职能活动中与各相关
方面协同配合的亲和默契程度。
开放度—— 指秘书职能环境中信息交换
的灵敏程度、信息交换的广度、深度等方面 决定的开放程度。
自由度—— 指秘书主动性职能作用，即主
动开展职能活动、发挥其主动性的程度。
秘书业绩
秘书形象
信任度
提高信任度的“诀窍”
忠诚守职 遵循规范 不折不扣 完成任务 善待他人 诚恳务实 严守诺言 热情协作 敢讲真话 竭诚助人 说话可信 办事可靠 出以公心 不掺私利 注重政策 严守法纪
8-4 秘书的人际交
往
8-4-1 概念
A.人际交往——在社会活动中人 与人之间传递信息、交流感情、 沟通思想、建立人际关系的过程。 B.秘书的人际交往是秘书职业的公 共关系活动的体现，也是从事秘书 职业应掌握的一门艺术。
C.秘书人际交往的目的
a.秘书与其他任何职业的人们一样，需要 与人交流信息和情感，需要沟通思想，需要建 立良好的人际关系。

没有差异就没有世界！
B.秘书人际交往的方法（之二) ——坚持求同存异
排除信任障碍:弄清原委 对症下药
A.如症结在自己工作失误——迅速提高工作
能力，以实绩改变别人看法，恢复信任； B.如症结在工作态度——端正态度，一丝不 苟，以实际行动让服务对象放心、放手，恢 复信任； C.如症结在思想动机——痛下决心“净化” 自己，老老实实做人，扎扎实实做事； D.如症结是蒙受误会——加强交流、消除误 会，严于律己、避免误会，态度诚恳、重获 信任。
8-1 秘书职能环境
人的心理和行为决定
于人的内在需求和周 围环境的相互作用。 当人的内在需要得以 满足时，会大大激发 他的工作潜力，他的 行为将对组织产生有 益的贡献。
秘书职能环境概念
职能环境是职能活动的基础
环境是一个系统的、开放的概念 正确认识，
增强意识， 有效调适， 排除障碍， 从而达到提高秘书工作效率、增强工作 效益的目的。
组织生存、发展的需要 组织规模、性质、业务范围 组织结构、功能、运行方式 组织领导体制、管理制度
秘书所在组织内
环境构成五要素
组织 物质 条件 要素 组织 心态 观念 要素 组织 生态 发展 要素 组织 动态 运行 要素 组织 结 构 要 素
第三层次 秘书所在组织外部环境
(一个开放的具有层 次性的庞大的系统）
物 质 利 益 共 分 精 神 利 益 共 享
诚实守 信原则 以 诚 待 人 重 诺 守 信
宽容忍 耐原则 胸怀 博大 宽以 待人
B.秘书人际交往的方法（之一） ——加强感情投资

感情投资是现代领导工作重要方法之一 同样也是秘书人际交往的重要方法。

所谓感情投资，主要是感情的联络沟通， 即向交往对象倾注真挚的感情，在力所能 及的范围内帮助其解决问题和困难，使对 方感到愉悦，建立起良好关系 注意：感情投资≠无原则地以感情代替一 切！
信任度
开放度
和谐度
自由度除取 决于管理组 织中的自由 度即组织体 制和权力运 用方式、领 导风格等因 素外 ……
信任度
开放度
和谐度
8-2-3 秘书职能环境的适应与优化
a.秘书对环境的适应
模拟题1：
您被新疆著名民营企业“百商集团”董事 长王军先生及其夫人李华总经理看中，您也看来自百度文库 这家企业，当了该企业的办公室主任。这家企业 主要是生产各种电线电缆，开发高档别墅楼宇， 并在北疆和北京等地建立了优质饲草种植、加工 （压缩干草）基地和良种肉乳兼用牛养殖基地。 夫妇俩都非常正派，王军先生特别肯动脑筋，李 华女士为人干练，性格直率、爽朗但较急躁。试 以秘书职能环境理论分析一下，您到任后怎样尽 快全面适应环境，当好他们的办公室主任？