案卷管理办法

监察总队案卷管理办法

第一条为规范劳动保障监察文书材料立卷、归档、管理和利用工作，依照《劳动保障监察条例》、劳动保障部《关于实施劳动保障监察条例若干规定》（劳动保障部令第25号）、《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合实际情况，制订本办法。

第二条本办法案卷是指山西省劳动保障监察总队（以下简称“总队”）在依法开展劳动保障监督检查、实施行政处罚的过程中，制作并使用的文书和所取得的证据载体材料，以及产生的其他具有法律效力或者法律意义的文书材料。

第三条总队案卷属于总队档案材料的组成部分，应按规定整理立卷，交由综合办公室档案管理人员统一管理。

第四条总队应设置专职或兼职档案员负责档案管理工作，有关科、室、部门人员应积极配合档案员做好案卷档案管理工作。

第五条劳动保障监察案卷一般为一案一卷；特殊情况下根据需要可分正卷、副卷。案卷各类文书材料齐全，手续完备；科学编目，利于检索；装订规范，利于保存。

第六条案卷的整理、立卷、装订工作由案件承办人负责，科室进行联合监察的，由主办科室承办人负责。案件承办人

在案件办理过程中应注意收集、保管与案件相关的材料、文书，在组卷整理时做好材料、文书的筛选、检查、修补工作，确保材料的完整性、规范性。

第七条案卷文书材料按下列顺序排列：

（1）卷宗封面；（2）卷宗目录；（3）投诉举报登记表；（4）投诉举报材料；（5）按时间先后顺序进行排列的调查处理过程涉及的所有文书、证据；包括询问通知书（含送达回证）；、立案审批表、调查询问笔录、先行保存证据通知书、提取证据材料登记表、调查取证材料、委托鉴定书、鉴定报告、调查终结报告、案件讨论记录、责令改正决定书（含送达回证、整改报告、行政处罚事先告知书（含送达回证）；、当事人陈述、申辩材料、陈述、申辩笔录、行政处罚听证告知书（含送达回证）、行政处罚听证通知书（含送达回证）、听证笔录、行政处罚决定书或者当场处罚决定书（含送达回证）、申请人民法院强制执行书、罚款回执、结案审批表、卷宗封底等。

第八条以下文书材料不用附卷装订：

（1）内容重复的文书材料；（2）没有定稿的文书材料；（3）与案件无关的文书材料。

第九条已生效的行政处罚决定被撤销并需重新作出行政处罚决定的，按法定程序另案实施行政处罚，应重新收集有关案件文书材料另案立卷归档，原案案卷和案卷序号保留

不变。

第十条案件文书材料应收集齐全，装订成册。文书材料过多的，应按顺序分册装订，卷宗目录附于首册，各册的页号相连。

第十一条案卷内的文书材料应统一使用A4型（210X297毫米）纸；过大的，应折叠成A4幅面；过小的，应用A4型纸托裱。不适宜托裱的材料可使用证物袋装袋附卷。

第十二条文书材料应使用钢笔或其他不容易褪色的书写工具书写，也可用机器打印，字迹要工整、清晰。

已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料要托裱、修补，必要时可复制。

第十三条案卷文书材料排列后，要在距案卷左边口约15毫米处垂直三孔一线装订。装订时应除去文书材料内的订书钉及其他杂物。

第十四条卷内文书材料应按顺序用钢笔或其它不容易褪色的书写工具编写页号，页号一律用阿拉伯数字编写在材料右下角和背页的左下角，卷宗封面、封底、卷宗目录以及没有文字的材料页面不用编写页号。

第十五条卷宗目录应根据序号、材料名称和页号如实填写。

第十六条非文书载体性的证据（如录音、录相带等物

证），根据该证据的性质进行整理后归档。

第十七条案件结案后5日内，案件承办人应将案卷移交综合办公室，经档案管理员验收合格后，办理交接手续。凡立卷不符合规定要求的，承办人应负责重新整理。

交接手续包括案件交档登记和案卷收档登记。其中交档登记由科室保管，一个科室一本，流水记载。收档登记由档案员保管。

监审室应定期对各科室的案件办理情况进行监督检查，督促有关人员办理归档工作。

第十八条已归档的案卷，任何人不得擅自抽取、涂改、增删、污损卷内的文书材料。

第十九条总队案卷应以投诉举报登记号作为案卷序号，编号规则为“年号”加“投诉举报×××号”。

对于年度书面审查中立案查处的案件，编号规则为“年号”加“年审×××号”。

已生效的行政处罚决定被撤销并且重新作出行政处罚决定的，编号规则为“年号”加“C×××号”。

第二十条案卷装订成册后，承办人员应交由档案员，由档案管理员按照案卷序号装入硬皮档案盒，并在档案盒上标注案卷类别、归档时间、起止卷号、保存期限等项目。

档案员应编辑年度卷宗目录，将各卷卷宗封面内容进行编排组合。

第二十一条劳动保障监察案卷应当至少保存三年。

第二十二条对受理登记的投诉举报经查没有立案的有关调查等监察文书材料由承办人整理装订后送档案室保存备查，其中属于重要的、有保存价值的文书材料也应保存三年。

第二十三条总队监察人员因工作需要查阅案卷，经总队分管档案的领导同意后，可以查阅。

第二十四条上级部门因工作需要，经总队队长同意，办理手续后可查阅案卷。

第二十五条人民法院、检察院、公安、纪检、监察机关因案件需要，凭工作证、执行公务证、单位介绍信，经总队队长同意，可查阅案卷。

第二十六条其他机关、组织或个人因工作或者其他需要，凭工作证、执业证、身份证、单位介绍信，经总队队长同意，可查阅案卷。

第二十七条查阅案卷，档案员应做好登记手续。包括查阅人、批准人、查阅时间、复制、摘抄内容等情况。发现问题，应及时报告并追查。

第二十八条查阅案卷，阅卷人只能在指定的地点查阅，并可对案卷内的文书材料摘抄或复制。

对摘抄、复制的材料，要进行审核、签章，摘抄、复制内容与原件不符的，应拒绝签章。

第二十九条档案员应严格执行案卷查阅规定，既要合理利用档案，也要严格遵守保密制度，不得违反规定提供档案或扩大档案利用范围，不得向他人泄露档案内容。

第三十条有关人员违反档案管理规定，造成严重后果的，依照国家有关规定追究相应行政法律责任。

第三十一条复议案件的案卷管理工作，可参照本办法执行。

第三十二条综合办公室及档案员应按照国家档案管理的有关规定做好劳动保障监察案卷的保管、保密、移交和到期销毁等工作。

第三十三条新的法律、法规、规章及其他规范性文件对本办法所列内容另有规定的，依照新规定执行。

第三十四条本办法自下发之日起施行。