文稿校核中容易忽略的几个细节

文稿校核中容易忽略的几个细节

(2011-04-25 09:59:22)

文稿校核是降低文稿差错率，提高文稿质量的重要环节。在文稿校核中，一些细节常常被忽略，从而产生不必要的失误，甚至带来很大的负面影响。

一是标题错漏。公文标题是对公文内容的高度概括，也是公文种类的直观体现。拟写公文标题时，既要注重结构完整，又要注重准确精炼。有的公文标题较长，承办人员校核时却跑马观花似的一扫而过，没有认真校对或推敲。如一份批复，标题中将“4×660MW”写错成“4×66MW”，一字之差，天壤之别。有的没有发文单位名称，有的没有文种，有的滥用书名号。如：××委2011年工作要点、关于××工作的建议、转发《××局关于做好××工作意见》的通知。遗漏了发文机关名称或文种、引用非法律法规名称时使用书名号都是不规范的，也不利于受文单位提高公文处理效率。

二是人名、职务错误。文稿中出现的一些细小失误，有时并不容易被察觉或引起注意，但人名或职务错误、同一领导班子成员排序错误等却非常敏感，甚至会遭到相关单位或人员的质询。在文稿复核中，笔者发现，“纲”错写成“刚”、“瑜”错写成“喻”、“焱”错写成“炎”类似的现象就曾反复出现。一份专题会议纪要，将某部门参会领导名字写错了，原因是会议签到单上的签名比较潦草，而起草和校对文稿的

同志未与该参会部门核实，便凭主观臆断给别人“取”了个名字。又如一份成立某领导小组的通知，将某个部门领导的名字和职务张冠李戴，完全弄错了，幸好发现得早，更正及时。

三是滥用字母词。伴随着我国与西方国家政治、经济、文化交流的不断深化，字母词在行政机关各种文稿中的使用日益频繁，部分字母词已有规范的汉语翻译并为大家所熟知，如：GDP（国内生产总值）、CPI（消费者物价指数）、SO2（二氧化硫）、COD（化学需氧量）等，但一些新近出现或专业性较强的字母词却不一定被广泛知晓，如：BT（建设—移交）、BOT（建设—经营—转让）等。国务院办公厅对行政机关公文中涉及字母词的使用规定，国家行政机关公文一般不得使用字母词，确需使用的，应在文中首次出现时以括注方式注明已经国务院语言文字工作部门或其他有关部门审定的汉语译名。如果不标注汉语译名，就可能产生歧义，如WTO，一般译为“世界贸易组织”，但译为“世界厕所组织”也是正确的。

四是主题词标引不规范。公文格式要素中的主题词，对于文书归档管理和信息检索具有重要意义。行政机关公文标引主题词，应先标注类别词，再标注类属词，最后标注文种，确有必要生造的，要加“△”注明。在拟制公文时，常常出现未按规范标引主题词的现象，有的仅是公文标题的简单分

解，有的凭主观想象随意标引，有的主题词排序主次颠倒，有的干脆就不标注主题词。

五是印发日期不正确。一份正式公文包含一个成文日期和一个印发日期，两者的区别在于，成文日期是领导签发或最后一个会签人签发的日期，而印发日期是公文正式制作出来的日期。因此，成文日期和印发日期有时相同，有时并不相同。在制发公文时，个别公文签发后并没有当天就印发，有的甚至过了一段时间才印发出来，这类公文如果印发日期和成文日期相同，受文机关就可能会拒收，因为公文办理是有时限的，受文机关领导在阅审文件时会认为是承办人员延误了公文办理时间，产生不必要的误会。

产生上述问题的原因，归纳起来主要有几个方面：一是部分文秘人员对公文处理的规则和规定掌握不全面；二是文稿校核不严谨，没有对全部要素进行认真核对或推敲；三是信息不对称，未能及时了解各方面的新情况、新动态；四是缺乏责任心，尤其是多重校核时，存在依赖思想，认为别人已经把关或有人最后把关，自己可以偷个懒。

文秘人员要提升文稿校核水平，力争实现零差错、零失误的目标，应注重以下几个方面的工作。

一要强化责任意识。每一份公文都承载着一项决策、一个指令或一条重要信息，每一个细小的差错都可能产生蝴蝶效应，导致重大失误或贻误工作。起草和校核文稿的同志要

树立强烈的责任意识和“办文无小事”的理念，养成严谨细致的工作作风，注重细节，精益求精。

二要勤于钻研业务。工欲善其事，必先利其器。认真学习党和国家的大政方针，深入领会党委、政府的决策部署，全面掌握文秘工作的法规制度，是广大文秘工作者履行好以文辅政职责的基础。从事文稿起草和校核工作的同志只有勤于学习、努力钻研，不断提升自身政策理论和文字水平，方能拟制出高质量、精细化的文稿。

三要注重收集信息。随着经济社会迅速发展，国际国内形势复杂多变，中央各项政策措施必然灵活多变，各级各部门安排部署各个方面工作的文件、反映工作动态的信息以及人事变动情况等也日益频繁，广大文秘人员要注重收集信息，及时掌握最新情况，才能提高文稿校核的准度和效率。

四要明确职责分工。公文起草人员由于受自身思维模式和视觉模式束缚，校核自己的文稿很难再挑出毛病，多重校核十分必要。为避免校核人员产生互相依赖思想，应当明确各个环节校核人员的责任，各司其职，各负其责，即：承办科室有关人员对文字进行认真校对后，承办科室负责人对文稿内容应再把一关，办公室或文书部门对文稿的格式体例、行文规则、签批手续等进行复核，符合规范方可发出。

综合文稿“3+1”校核注意事项

1．领导强调的观点、修改的地方、要求核实的情况有无遗漏。

2．与会议通知或会议方案核对有关内容和表述是否一致。主要包括：标题、日期、会议议程、参会人员等。尤其要注意：（1）跨年、跨月时期容易写错年份、月份，如把“2009年”写成“2008年”，或者“4月”写成“3月”；（2）密切跟踪方案变化情况，如有变动，随时调整并及时统一相关文稿表述；（3）仔细核对参会人员的名称、职务、顺序，一般以秘书一处的最后通知或方案为准，并与以往的规范表述相衔接。

3．文稿中涉及到的领导姓名、职务是否准确、规范。

4．部门、文件、政策名称是否规范。

5．重要提法、专业术语、数据是否准确，与同一时间起草的相关文稿表述是否一致。如其中一篇文稿有改动，要及时把相关文稿的表述统一起来。

6．语句有无语法错误、有无歧义、是否拗口。尤其要少用长句，防止同一句子中重复出现“尤其”“特别”“要注意”等。

7．时间是否符合逻辑，表述是否有歧义，同一文稿中前后时间是否衔接。特别要注意少用“今年”、“去年”，“这