周口师范学院学生档案管理规定

周口师范学院学生档案管理规定

为适应我校学生档案管理工作的需要，充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用，根据教育部《高等学校档案管理办法》(2008年，中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号)，制定本规定。

一、适用范围

我校全日制本、专科学生的档案材料。

二、材料立卷归档范围

（一）高等学校毕业生登记表。

（二）周口师范学院学生学籍表。

（三）毕业生体检表。

（四）学生实习终评表；

（五）国家学生体质健康标准登记卡；

（六）就业报到证副页；

（七）奖惩材料；

本科生《》、参加专升本学生《》；

（八）学籍异动材料；

（九）其他材料。

三、材料归档要求

（一）对装档材料的内容须认真进行审查，要求准确、清楚，并注明材料形成时间；

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（二）属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，须经相关人员签字并加盖单位公章；

（三）归档材料由学生工作处组织各教学院系统一装档，并及时将毕业生档案转寄到接收单位或生源地有关部门；

（四）归档材料统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得交送复印件；

（五）凡属已归档材料，任何人不得擅自剔除；

（六）其他应归档材料，在材料形成之后，立即归档。

四、档案的保管

（一）学生档案由学生工作处统一管理；

（二）对移交的材料逐一进行登记；

（三）做好防盗、防火、防水、防虫蛀，防破坏工作，预防丢失、损毁事故的发生。

五、档案的利用

（一）因考察、任用学生干部，学籍变动，组织发展，推荐就业，起草奖惩文件等工作需要（借）阅学生档案，经批准并登记后方可借阅；因其他需要或校外单位因公需要查阅学生档案的，须持单位介绍信和本人身份证，经学生处领导批准后，方可查阅档案材料。查阅档案须严格保密。

（二）学生档案确因工作需要借出时，须严格履行借出手续。档案借出后须严加保管，借出时间一般不得超过5天；若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。查阅时禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改；未经批准不得复制。

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六、档案的转递

（一）学生毕业、转学、退学、出国，须及时将档案转给新的主管单位或家庭所在地。

（二）学生档案须经严格密封，以机要形式传递，必要时可派专人送取。学生档案一般不准本人自带，但在特殊情况下档案经严格密封后，本人凭单位开具的调档函或证明可自带档案，但对转档过程中档案遗失、私自开封等后果由本人自负。

（三）转出、转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定经过认真整理、密封。

（四）学生档案转出时，须认真填写《档案传递单》。逾期一个月未收到回执者，须及时催问，以防丢失。对转入的档案，经核实无误后及时将回执签名盖章后寄回。

（五）转递要求

1.毕业生档案按毕业生就业报到证上签发的单位传送；考取专升本、研究生的，按院校地址传送。

2.保留学籍的学生，档案关系由学生工作处代为保管，退学、开除学籍的学生档案转回生源所在地。

七、毕业生档案的保留

（一）毕业前未落实就业单位的毕业生，可申请将档案于择业期内保留在学校，学校为其免费提供档案保存服务2年。择业期满仍未落实就业单位的毕业生档案，其档案转回毕业生户籍所在地。

（二）择业期内落实就业单位的毕业生，凭《就业报到证》

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办理档案传递手续。

八、遗失档案的补办

（一）档案补办范围

1977年恢复高考招生以后录取的普通本、专科学生。

（二）档案补办项目

1.高校毕业生登记表；

2.在校期间奖惩材料证明；

3.周口师范学院学生学籍表。

（三）档案补办程序

1.本人提交书面申请；

2.出示《毕业证书》原件及单位证明信；

3.在市级以上的报刊上刊登遗失声明;

4.经相关教学院系核实，学生工作处批准后，方可到相关部门办理有关材料。

九、其他

本规定自公布之日起施行。

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