大学行文规范

大学行文规范

为使学校公文处理科学化、制度化、规范化，提高公文质量和办文效率，参照《国家行政机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》的有关规定，结合我校实际情况，制定本规范。

一、范围

我校主要公文文种大体有下列9种：通知、通报、请示、报告、决议、决定、通告、函、会议纪要等。

上述公文文种按其职责权限，即可以学校名义拟定，也可以院、系、部、处、室名义拟定。其中：

1、以学校名义的上行文。如，请示、报告等。

2、以学校名义的平行文。如，函等。

3、以学校名义的下行文。如，通知、通报、决议、决定、通告、会议纪要等。

4、以院、系、部、处、室名义的业务性行文。如，通知等。

我校由办公室制发的“红头文件”版头包括：“中共鸡西大学委员会文件”、“中共鸡西大学委员会办公室文件”、“鸡西大学文件”、“鸡西大学办公室文件”。根据职权范围和行文关系，学校各发文版头的适用范围为：

1、“中共鸡西大学委员会文件”版头，适用于校党委发布、传达贯彻党的路线、方针、政策，重要工作部署，通知重要事项，任免干部，转发上级机关的文件，向上级机关报告、请示工作；

2、“中共鸡西大学委员会办公室文件”版头，适用于党委办公室根据授权，传达党委的指示，有关工作部署，通知有关事项，答复有关事项，转发上级机关的文件；

3、“鸡西大学文件”版头，适用于印发学校决定、工作部署、以学校名义下发的学校综合性通知、工作安排等；向市政府、省政府和省教育厅请示、报告；批复、批转校内非行政单位的重要请示、报告、意见；

4、“鸡西大学办公室文件”版头，适用于转发上级机关的重要文件；印发上级领导和学校领导的讲话；启用或废止校属职能机构和单位的印章；发布学校有关的统计资料和信息；根据学校授权和决定，就全校带有综合性的工作作出具体安排和部署；印发学校非正式公布的讨论稿、征求意见稿；全校节假日安排、临时性的工作调整；以办公室名义出具的说明类函件等。

5、由其他部门制发的文件也按此行文规范执行。

二、格式

1.撰拟格式

“红头文件”、工作计划、工作总结、调查报告四种常用文体撰拟格式规范如下：1、“红头文件”

（1）标题

三要素格式

发文机关+关于+发文事由+公文文种

二要素格式（一）

关于+发文事由+公文文种

二要素格式（二）

发文机关+公文文种

一要素格式

只有公文文种

（2）主送

上行文应一文一送；

下行文可一文一送或一文多送。

（3）正文

开头+主体+结尾

开头格式：

一般有下述三种：

一是，目的式。如，为了……

二是，根据式。如，根据……

三是，缘由式。如，自从……

主体格式：

事由叙述要简练，且具逻辑性。

结尾格式：

一般有下述五种

一是，归结式。即，对全文小结。

二是，说明式。如，本规定自公布之日起生效。

三是，申明式。即，强调发文意义。

四是，祈请式。如，当否，请指示。

五是，期望式。如，以上规定，请遵照。

（4）附件

附件是一份公文的有机组成部分。写在落款之前，不是之后。

（5）发文机关

即落款，应写“中共鸡西大学委员会”或“鸡西大学”。不能用简称。

（6）发文时间

即公文生效时间，原则上为最后签发时间。

（7）尾部

按下述格式撰拟：

主题词：事由（缩写）+文种

─────────────────────────

中共鸡西大学委员会（鸡西大学）办公室年月日

─────────────────────────

打字：xx 校对：xx共印：XX份

2、工作计划

规划、安排、打算、方案、设想、工作要点、工作意见、工作部署等均属计划之列。

（1）标题

单位名称+时限+内容+文种

（2）正文

前言+指标和任务+步骤和措施+结语

（3）落款

成文日期、加盖公章。

（4）其他

如有图表、说明文字等可按附件处理。

3、工作总结

小结、体会、回顾等均属总结之列。总结分综合总结、专题总结、阶段总结三类。（1）标题

直接式

单位名称+时限+内容+文种

概括式

①陈述式②提问式③提示式④复合式

（2）正文

基本情况+主体+结语

其中，主体包括

①成绩（收获）②经验（体会）③问题（不足）④努力方向

（3）落款

署名和日期。一般以单位名义出现时，既可以在标题下署名，又可以在文尾署名；以个人名义出现时，应在标题下署名。

4、调查报告

分为基本情况设想报告、典型经验调查报告、查明问题调查报告三种。

内容要求

（1）要有明确的目的；

（2）要充分占有材料；

（3）要得出科学结论；

（4）要表明观点。

（二）打印格式

1、公文一律采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。文字一律从左向右横排。公文用纸天头（上白边）为：37mm+1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm+1mm，版心尺寸为：156mm×225mm。

2、排版规格：标题用2号宋体，可分一行或多行居中排列，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当；正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

3、页码用4号阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，单页码居右空一字，双页码居左空一字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

4、公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，而且最后一页为A3型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

三、程序

凡属以学校名义，用“红头文件”上报或下达的公文，应按下述程序履行办文：

1、部门撰拟；

2、主管领导审批

3、综合科填报审批单；

4、党政办公室主任签批；

5、书记或校长签批；