第八章档案的整理与保管

库房内的温湿度是直接影响档案自然寿命的环境因素， 管理人员需每天测量并记录库房温湿度的情况，确保其在一 个适宜范围。
适宜的温湿度 温度：14℃至20℃之间； 相对湿度：50%至65%之间。
控制和调节温湿度的方法 对库房进行严格封闭； 使用增温、增湿或降温、减湿等机械设备； 通风； 其他措施：如放置水盆、挂置湿纱巾以增湿；放置木炭、 生石灰等降湿。
第八章档案的整理与保管
（一）档案保管的重要性
1、决定着档案寿命的长短 （决定着档案价值的大小） 2、决定着档案事业的兴衰
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（二）档案保管的物质条件
1、档案库房
基本要求：专用；坚固（必 须考虑承重量）；
不能建在低洼处、不能是木 质结构；
远离水源、火源、污染源 （空气清洁、通风好；不宜 设在顶层或底层，以防潮、 防雨和高温；不宜靠近锅炉 房或盥洗室） ；
第八章档案的整理与保 管
2020/11/27
第八章档案的整理与保管
教学规划
教学目的
1、了解档案整理的流程与方法 2、学会档案保管
教学重点
1、档案的整理
2、档案的保管 教学难点：档案的整理 教学方法：采用讲授式 教学手段：多媒体 课时安排： 8课时
第八章档案的整理与保管
教学内容
第一节 档案的整理 第二节 档案的保管
1）案盒目录的作用（“财产总账”） ●固定全宗内档案分类体系和案盒的排列
次序，体现档案整理的结果； ●反映案盒的内容和成分，可作为基本的
检索工作，并为编制专门检索工具或计算机检 索提供条件；
●是档案登记的基本形式，为档案的统计、 检查、清点打下基础。
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2）案盒目录的编制
案盒目录由封面、序言、目次、案盒目录 表和备考表五部分组成。其中封面的案盒目录 表是主体部分。
门窗封闭性能好（门窗应少 而小，以保持良好的封闭性 能）
第八章档案的整理与保管
2、资料库 有条件的档案馆（室） 应设有资料库，收集 和保存与档案有关的 图书资料，以补充档 案充分提供利用的需 要。
第八章档案的整理与保管
3、档案装具
1）档案箱 便于移动，防尘、
防火、防盗；造价高、 存取不便、占用面积大。 不适合档案库房空间不 大的单位。
●封面：全宗号、目录号、目录名称、编 制单位、编制时间、密级、保管期限等。
●案盒目录表：案盒号、年度、保管期限、 件数、页数、备注等项。（见P205）
第八章Fra Baidu bibliotek案的整理与保管
4、编制档号
档号是档案馆(档案室)在整理和管理档案过 程中,对档案的编号.
档号的三种结构： 全宗号-案盒目录号-案盒号-件、页（张号） 盒内文件所在页号或件号 全宗号-类别号-案盒号-件、页（张号） 全宗号-项目号-案盒号-件、页（张号）
档案工作人员在库房内 防霉：防霉药品、通风
不允许从事与管理工作
无关的活动，禁止吸烟、 喝水、吃东西等；
防虫：灭菌消毒、防虫药品 防尘：密封性、清洁卫生
离开库房时，必须关灯、 断电、关好窗户、锁好
防光：无窗或小窗、磨砂或带花纹的或 有色的玻璃、窗帘、白炽灯
房门。
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2、库房的温湿度控制
第八章档案的整理与保管
2、档案的排架（排列）
档案排架就是将档案按一定的次序进行排列。 全宗内档案排列
归档文件的排列与编号 （温故） 同一事由：按时间先后顺序； 不同事由：按办结时间的先后顺序； 按事由的重要程度； 按共同属性分别集中排列：作者-时间；地区-时间
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案盒的排列与编号
没有硝烟的战争 新家~档案库房没有销烟的战争.doc
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1、进出库制度和“八防”措施
进出库制度
“八防”措施
一般只允许工作人员在 防火：消防器材、消除一切可能的隐患
工作时间内进入；
防盗：门窗坚固、防盗报警装置
非档案工作人员原则上 防水：远离水源、有利于防洪
不准进入库房；
防潮：温度监测
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（三）档案整理流程与方法
1、档案分类 1）编制档案分类方案（档案分类大纲），建立全宗 内档案分类体系； 2）全宗内档案分类 ●按时间：年度分类法运用年度分析法应注意的事项 ●按来源：组织机构分类法、作者分类法、通讯者 分类法。 ●按内容：问题分类法、实物分类法、地理分类法。 ●常用的是按年度、组织机构、问题分类三种。 按档案保管期限分类
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3、库房编号与装具排列 4、档案存放位置索引和档案代理卡（P209） 5、全宗盒
在档案管理过程中形成的对全宗状况及 历史有原始记录意义的文字、图表等材料均 应归入全宗盒中。
全宗盒应单独保存管理，全宗移交时， 全宗盒也必须随同移交。
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运用年度分析法应注意的事项
1、文件有多个时间特征，如成文日期、签发 日期、批准日期、发文和收文日期，分类时以哪个 为准？
分类时一般以文件签发日期为准。 2、跨年度形成的文件，通常归入办结年度。 3、多份文件装订为一件时，以装订时排在前 面的文件的日期为准。 4、实行专业年度的文件。 5、没有具体时间的考评准确时间。
3、全宗的划分和排列。（档案馆）
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（二）档案整理工作的原则
1、保持档案之间的历史联系； 1）来源 2）时间 3）内容 4）形式
2、充分利用原有的整理基础； 3、便于保管和利用。
在实际工作中，对制成材料、机密等级 和保存价值不同的档案，应分别整理、专门 保管，充分考虑便于保管和利用。
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2）档案柜
密封性能好 存取方便
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3）档案架
防火、防尘 节省库房空间
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4、档案盒
档案盒的外形尺寸为： 310mm×220mm（长× 宽），厚度分别为20mm、 30mm、40mm三种。 案盒和其他包装纸应采 用无酸纸制作。
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主题参考： 教你一招儿：秘书生活锦 囊妙计（学习与工作） 思悟行：职场启示、生活启示 其他:你想分享的……
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实训任务
请各小组到学校图书馆收集相关信息，完成下 列问题，并以小组为单位进行提交。
1、我校图书馆的图书是如何整理上架的（分 类、编号）？以此为依据比较图书整理与档案整理 方法的异同。
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一、档案的整理
档案的整理就是按照一定的原则对档 案实体进行系统分类、组合、排列、编号 和基本编目，使之有序化的过程。
第八章档案的整理与保管
（一）档案整理工作的内容
1、对文件进行整理归档（文书或业务部门）
归档文件整理 归档文件系统整理方法
2、对档案进行整理：对文书或各业务部 门移交的档案进行排列、编目，使之进一步 条理化，以符合档案管理的需要；（档案室） ☆
档号具有唯一性，以上各要素不能重复编号。
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档案整理图示（档案室）
编制档案分类方案 进行档案分类
档案盒排列与编号 案盒目录编制 档号编制
第八章档案的整理与保管
二、档案的保管
档案保管是指对已整理 好并排架入库的档案进 行日常维护与保护的工 作。档案保管工作的两 个基本任务： 1、维护档案的秩序， 不散不乱 便于利用 2、保护档案的实体， 不丢不毁 价值保存
5、技术设备
技术设备是指那些具有“固定资产”性质的机 械、仪器、仪表、器具等设备。如空调、去湿机、 加湿器、温湿度测量及控制设备、报警器、灭火器、 电脑、复印机、装订机、缩微拍照及缩微品阅读复 制设备、通信及闭路电视监控设备、消毒灭菌设备、 运送档案的工具等。
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（三）档案的库房管理
案盒排列就是将各档案盒按一定的顺序排 放，并将这种顺序固定下来。
档案盒排列方法
保管期限-时间顺序排列
保管期限-重要程度排列
（组织机构分类法下的类别顺序排列P200）
编号：统编大流水号；分编：按类别（年度、 保管期限）从1号开始分编。
全宗内档案排列
一般按进馆顺序进行
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3、（文件与）案盒目录编制
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归档文件整理
1、编制分类方案类目 分类 2、初步整理（平时整理：随收随归） 3、系统整理
逐步建立完善、规范的文档整理制度
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演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
2020/11/27
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