办公室工作手册

第一章组织结构

办公室

行政采购人事

第二章 办公室主要工作

办公室是在公司总监的直接领导下，贯彻执行公司的各项决策、决议，制定公司制度并监督执行，认真做好公司的人事、文档、物资管理工作，建立完善公司质量管理体系，同时检查、督导、协调、考核各部门的日常工作，其主要职责如下：

1. 协助总监处理各项日常行政事务。

2. 制定、修改公司各项管理制度并监督实施。

3. 组织公司工作例会、业主协调会，并做好记录工作，起草会议

纪要，协办、反馈、落实会议精神。

4. 起草公司各类对外发文并负责送审、呈报、发布。

5. 负责公司的人事招聘的审核工作。

6. 协助公司其他部门第二时间处理突发事件及业主投诉。

7. 负责公司文件的管理、呈报、下发和落实工作。

8. 负责公司印章、公函、介绍信的使用和管理。

9. 协调公司与政府部门的关系，创造公司良好外部环境。

10. 负责组织相关部门对供货方的评价选择。

11. 负责公司的物品采购和管理工作。采购档案管理；物资保管；

物资验收入库、发放出库管理；物资帐务工作。

12. 负责公司的各类标识的设立和管理工作。

13. 编制员工培训计划、并组织或监督实施。

14. 负责公司对外联络、来函处理和来访接待工作。

15. 根据公司实际情况，不定期组织员工文体活动。

16. 负责公司文件的打印资料和复印工作。

17. 负责公司文档资料、人事档案的管理。

18. 负责后勤保障。包括：劳保物资的管理；工作餐管理；制服洗

涤的管理。

19. 负责定期对公司各部门的工作情况监督检查。对人事管理；仪

容仪表、行为规范、考勤纪律、劳动纪律的检查监督。

20. 负责公司办公设备的管理。

21. 负责公司的对外宣传和企划工作。

22 负责节日安排和安全检查工作。

23. 负责公司其他日常行政事务，并在总监外出期间，协调有关工作，保证公司的正常运转。

第三章 办公室主任岗位职责

办公室主任全面负责行政部的日常工作，履行公司办公室的相关职能，受公司总监直接领导，其主要职责如下：

1. 协助公司总监处理公司日常行政事务。

2. 协调公司各部门之间的工作，及时发现并解决工作中出现的问

题，为总监决策提供参考依据。

3. 协调公司同上级单位、政府职能部门及相关单位的关系，营造

公司良好外部环境。

4. 组织制定公司各项管理制度，并负责监督执行。

5. 组织公司例会、协调会等会务，检查会议事项的落实，并报告

总监。

6. 审核文稿，处理公函，掌握国家及北京市有关政策，并督导传

达。

7. 负责员工的招聘复试审核，做好人才选拔。

8. 审核各部门打印文稿和对外发文，处理公函、重要事项报总监

批准。

9. 负责审核每日工作通报、重要事项上报总监。

10. 负责各部门上报考勤的核准。

11. 协助其他部门第二时间处理突发事件及业主投诉。

12. 负责公司印章、公函、介绍信的使用和管理。

13. 负责组织对供货方的评价选择，编制合格供货方名单。

14. 负责审核各部门上报的物资采购申请，并按规定程序组织采

购。

15. 负责公司对外联络，来函处理和来访接待。

16. 审核外借资料，特殊情况报总监批准。

17. 负责协助管理者代表监督质量体系的运行和内审检查。

18. 负责组织定期对公司各部门的工作监督检查。

19. 负责公司对外宣传、企划方案的制定和实施。

20. 负责组织节日环境布置和安全检查。

21. 负责搜集行业相关信息，掌握政府政策导向。

22. 完成总监交办的其他工作，做好参谋。`

第四章 办公室人事专员岗位职责

1. 负责员工的招聘、录用工作，认真做好面试、考核、体检、审

批及入职签订合同、协议等有关事宜，做好公司的人力资源储备。

2. 负责公司员工的培训工作。

3. 负责员工转正定级、调级、变动、离职手续的办理。

4. 负责公司劳动纪律和员工仪容仪表的检查。

5. 根据实际情况不定期组织员工文体活动。

6. 负责每日工作考勤，计算加班扣款，每月汇总报财务部门。

7. 负责培训记录、人事档案、保险资料等的保管工作。

8. 负责掌握行业信息，并及时组织培训传达。

9. 负责编制每月人员变动表，并报主管经理。

10. 参与员工浮动工资的评定，协助财务做好员工社会保险缴纳工

作。

11. 完成领导交办的其他工作。

第五章 办公室文员岗位职责

1. 负责公司文件的收、发、存及编号的管理工作。

2. 负责公司各类档案的接收、登记、立卷、归档、保管工作。

3. 负责办理档案资料的查、借、阅登记。

4. 依据公司相关规定，负责文件的打印和复印。

5. 负责本部门办公设备的使用和维护，保证办公设备的正常运

行。

6. 负责接待来访并通知相关部门及人员。

7. 负责本部门办公用品的管理。

8. 负责公司报纸的分发、书刊资料的分类整理。

9. 负责公司各类标识的管理工作。

10. 负责会议记录本，编制会议纪要。

11. 收集每日工作通报交主管经理审批。

12. 负责外联和接待工作。

13. 完成领导交办的其他任务。

第六章 物资管理员岗位职责

1. 负责调查供货商的相关信息，参与对供货商的评价、甄选和确

定。