财务借款及费用核销制度

借款及核销管理制度

1、目的

为了规范公司借款及核销管理，合理运用资金，制定本制度。

2、范围

本制度适用于公司所有借款及核销业务

3、借款

3、1职工出差借款

3、1、1员工到财务部领取借款单,填写借款金额，借款事由，借款人签字后，经部门负责人签批，系统负责人签批,财务副总批准后,到财务部领取现金。财务出纳人员付现金后,要在借款单上加盖现金付讫章。

部门负责人审核的项目为：出差的必要性、出差天数的合理性、业务费用额度的合理性。

财务副总审核的项目为：差旅费的限额（出差天数×日标准×120%）、业务费用额度的合理性。

3、1、2员工出差借款需在回公司后7个工作日内报销。报销后，如果账面无欠款可以支付现金，如果账面欠款则一律冲账并缴纳现金平账，除有借款额度的相关人员外，确因特殊情况无法平账的，需经财务副总经理签字。如果在规定的时间内不报销，每超期一天由财务往来会计按借款额的0.5%进行罚息。

3、1、3办公室人员及司机允许保留一定的借款额度：办公室主任5000元，办公室综合主管2000元，司机人员2000元。

3、2零星采购借款

3、2、1采购人员因市内零星采购需借款的，最高借款额度为6000元。

3、3销售提成借款

3、3、1地区经理提成借款，由销售部专职人员打条办理，手续齐全后由公司出纳员通过银行电汇给销售人员。

3、3、2未经地区经理书面授权及电话通知,其他人员不能提取提成款。

3、4发货运费借款

3、4、1发运员在不超过限定的备用金额度内（限额9000元），财务部凭签字审核后的借款申请单支付借款。

3、5互助金借款

3、5、1职工因困难借取工会互住金的，由借款人打条并经担保人签名担保，经部门负责人签批，工会负责人签批，财务副总经理批准。还款按《互助金规定》执行。

3、6地区经理贷款

地区经理贷款按地区经理贷款管理办法执行。

3、7职工公伤借款

公司职工因公伤借款，可凭总经理、部门负责人、借款人签名的借款单，到公司财务部门办理借款。借款从公司资金中借取，借款时间最长不得超过保险公司赔款时间。

3．8各级签批人应严格按签批程序的先后顺序审核签字并注明签字日期，前一级签批人未审核签字的，后一级签批人不应审核签字，否则，财务部出纳员应拒绝付款。部门负责人出差的,系统负责人签字即可,系统负责人出差的，由财务副总或总经理签字即可，以上人员都出差的,可由财务副总经理电话通知财务部付款,事后由财务副总补签。

4.核销

4.1核销票据及贴单标准要求

4.1.1票据核销标准

4.1.1.1、报销发票需要注明日期、单位名称、商品名称、单价数量、金额。发票不得涂改。增值税专用发票还应当包括购销双方单位名称、详细地址、电话、税务登记号、开户银行及账号、增值税税率、税额、识别号。

4.1.1.2、报销发票必须是当年当月开具，单位名称填写公司全称。对大小写金额不符、假发票及未盖有财政监制章的发票一律不予报销。

4.1.1.3、报销时仅以发票（收据）联作为付款原始凭证，签有合同或协议的项目需将相关文本（复印件）粘于报销单内方可报销。增值税专用发票填写有误的、原始凭证金额有错误的，经手人负责由该出具单位重开，不得在原始票据上更正。

4.1.1.4、报销人于事情发生之日起7个工作日内填报，如有特殊原因需经财务副总经理签批后方可报销，否则财务不予报销。

4.1.1.5、招待费、旅差费、零星采购物品报销需开具申请单，将申请单和报销票据粘贴于报销单内。旅差费报销按公司旅差费报销标准执行。

4.1.1.6、购买实物的原始凭证必须有验收证明。需要入库的实物必须填写物料质量验收单和入库验收单，由保管人员验收后在入库单上填写实收数额，并签名或者盖章。不需要入库的实物，除经办人员在凭证上签章外，必须交给保管人员（或者使用人员）进行验收，由保管人员（或者使用人员）在凭证上签名或者盖章。将签字或盖章的单据与原始凭证一并粘贴方可报销。

4.1.1.7、原始凭证如有遗失，应取得原单位盖有公章的证明或复印件，其证明内容应符合发票的基本内容，如因特殊情况不能取得证明的，需经总经理签批处理。

4.1.1.8、对于不符合以上报销要求的，不得作为合法会计凭证，审核人员有权拒绝办理相关报销手续。

4.1.1.9、应严格审核各项费用的发生是否切合实际，有无虚报、多报（参照费用报销细则和相关工作方案及出差申请）。

4.1.1.10、审核签批手续是否齐全，若以上有一项不符合规定，财务部有权将该报销单退还报销人重填。

4.1.1.11、由他人代公司副总经理以上人员报销票据的，公司领导应在发票背面签字或在票据粘贴单上签票据汇总金额和签名，被委托人尽可能相对固定，以便于核实相关的一系列具体事宜。其他员工必须亲自办理报销签字，不得委托他人代办,以便回答签字人和审核人员的质疑.地区经理在外不能回单位报销的，统一由市场部代办。(按营销预算及管理办法执行)

4.1.2票据粘贴标准

4.1.2.1、票据应按类别不同分开粘贴,将报销票据以粘贴单左侧对齐均匀粘贴。

4.1.2.2、粘贴票据时不得使用订书订和票据夹替代胶水。

4.1.2.3、粘贴单、票据、报销单三者需对齐粘贴,外观应保持整洁,美观。

4.1.2.4、报销单与粘贴单上的票据金额、票据张数必须相符。

4.1.2.5、报销单上日期、单位、报销人、报销金额、费用用途、附件张数、经手人、部门负责人必须填写正确，不得涂改。

4.2审核签字流程及审核人的责任

4.2.1填好的费用报销单需先交由报销人所属部门负责人审核，部门负责人应确认各项费用有执行依据且额度合理，方可签字。部门负责人审核签字后,报销人将报销单交至财务部门审核签字.财务审核后由系统负责人签字。

4.2.3 报销人将系统负责人签字后的报销单交由公司主管财务副总经理签字审批，财务副总经理签字后视为同意报销或付款。