14.记录控制程序02-413A-00

1.目的

本程序是为了规范检验过程有关数据、结果、情况等记录要求，并随中心的工作记录进行控制，确保其真实、有效、规范的反映检验过程和中心管理体系的有效运行。

2.适用范围

适用于对检测中心所有质量和技术活动记录的控制。

3.职责

文件和资料管理员负责执行本程序。

质量或技术活动的完成人负责记录的规范填写；

文件和资料管理员负责记录的建档、编目、归档、保管、调用和处理。

4.控制程序

4.1所有记录必须按规定的格式、文字、术语和法定计量单位填写，做到字迹清晰、用语准确、内容全面、改写规范。

4.2记录如有错误,尤其是数据或关键的字和词语,须用“\”划改，在其上方改写正确数据或文字,并在更改处加盖更改人印章或签字，必要时注明更改原因。填写完及时交由文件和资料管理员归档。

4.3原始记录未经中心主任同意,不得向外单位人员出示;未经中心主任同意,不得擅自向外单位预报结果,严格执行《客户机密与专有权保护程序》。

4.4记录的保管

4.4.1各岗位人员应将本岗产生的记录每月汇总一次,交文件和资料管理员归档保存。

4.4.2所有的记录档案由文件和资料管理员存放于适宜的环境，并采取防火、防盗、防蛀、防潮等措施，避免记录的损坏、变质和丢失。

4.4.3以电子形式存储的记录，按照《数据控制程序》要求进行存储。

4.5记录的处理

4.5.1记录的保存期限为5年，涉及进出口重大索赔、理赔案件和典型案例及司法诉讼的记录可适当延长保存期限，超过保存期限的记录应仔细核查，除有保存价值的资料外，经中心主任批准，集中销毁。各种记录的保存期见《记

录保存期限一览表》。

4.5.2超过保存期限的记录，经中心主任批准，由文件和资料管理员及时销毁，并填写《文件和资料销毁登记表》。

5.相关文件

《客户机密与专有权保护程序》 WDR2-4-101B 《数据控制程序》 WDR2-4-116C

6.支持文件

《记录保存期限一览表》 WDR3-4-121A

7.记录

《档案保存记录》 WDR/R-4-131《文件和资料借阅登记表》 WDR/R-4-132 《文件和资料销毁登记表》 WDR/R-4-133