文书与科技档案管理
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机关行政管理工作中形成的审批、审查、核准
等文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿
等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材料之间
联系紧密，如各自组件会影响档案的检索利用。一般 情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、 国家赔偿形成的文件材料应作为一件。
分类
“年度—机构（问题）—保管期限”三级 分类法 “年度—保管期限”两级分类法（档案数 量较少的）
8
档案管理的法律法规
《中华人民共和国档案法实施办法》
１９９０年１０月２４日国务院批准，１９９０ 年１１月１９日，国家档案局第１号令发布。
《湖北省档案管理条例》
湖北省第十届人民代表大会常务委员会第七次会 议于2004年1月6日修订通过，自2004年3月1日起施行。
《档案管理违法违纪行为处分规定》即30号令
——《关于加强和改进新形势下 档案工作的意见》解读
这是1994年以来中共中央办公 厅、国务院办公厅印发的第一个关于 档案工作的文件。是我国档案事业发 展历史上又一个具有里程碑意义的重 要指导文献。
12
《意见》对档案和档案工作 的地位与作用作了新概括
档案的地位与作用 “档案作为党和国家各项 工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进 我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群 众根本利益的重要依据。” 档案工作的地位和作用 “档案工作是党和国 家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作 是各地区各部门各单位的重要职责。”“做好新 形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、 维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权 益，提高党的执政能力和政府管理水平，具有重 要意义。”（突出强调了档案工作具有“不可缺 少”的“基础性”地位）
公文的分类 根据使用范围（领域）分
通用公文 专用公文
按秘密程度分
公布文件（国外、国内） 机密（“三密”）文件 内部使用（单位内）
18
按行文方向（关系）分
上行文（向上报送、有隶属关系） 平行文（同一组织同级、不同组织中） 下行文（向下发送、有隶属关系）
根据来源分
收文 发文（外部、内部）
19
21
机关档案 “三合一”制度（参见业 务建设规范） 企事业单位的档案 “三合一”制度
归档整理的方式
集中式（小和基层）、 分散式（大中型）、 集中与分散结合式（数量多，兼职）。
22
文件材料的收集
收集要求:齐、全、准
归档文件的收集是指按照国家有 关规定，对国家机关、社会组织以及 个人从事公务活动所形成的各种文字 、图表、声像、实物等文件材料进行 收集的过程。 特别要注意对单位政工人事材料 和会议记录的收集。
23
收集方法上要注意两点
第一点是注意平时收集，即平 时将某次会议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字材料收集起 来；
第二点是注意年终收集，即年 终要把本单位收发文本上作了登记 的全部文件材料收集起来。
24
当前档案室归档工作中存在的 一些问题及对策
①应归档的文件材料收集不及时。 ②发文手续不完备，收集材料不齐全
31
主 要 修 订 内 容
主 要 修 订 内 容
归档文件的理解
四个必备条件：
（1）本单位工作活动中直接形成 (上级、本 机关、下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质和电子文件材料。
34
二、归档文件整理 的 一 般 要 求
◆组件 ◆排列 ◆编号 ◆编目 ◆分类
47
两种分类方法的比较
优点 按机构 分类
方法简单、 责任明确、 易于操作
类。
45
涉及两个以上问题的文件材
料视情况归类。
如文件内容涉及到其中一个主要类目 ，则归入主要问题类目。如某省局的一 份文件，绝大部分的内容涉及党群管理 类，只有少量文字涉及到行政管理类， 这份文件应归入党群管理类。
46
按问题分类一定要注意归类的一致性。 即各年度以及同一年度中的分类方法应保 持一致。如2001年将开展档案工作优质服 务活动的文件归入业务类，2002年也应将 其内容的文件归入业务类。
26
整理工作的内容
考证与编纂
①内容整理:真伪鉴别与二次加工。 ②实体整理:零散文件和档案的有序化。
• 具体为：区分全宗、全宗内分类、立卷、 案卷排列、编号、编制案卷目录、建立全 宗卷、全宗群与全宗补充形式的确立等。 • 整理工作的原则：保持历史联系，充分利 用原基础，便于保管和利用。
实体整理均以全宗为单位进行
2013年1月24日监察部第1次部长办公会议、2012 年8月27日人力资源和社会保障部第87次部务会议、 2012年7月30日国家公务员局第37次局务会议、2012 年4月28日国家档案局局务会议审议通过。自2013年3 月1日起施行。
9
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下面是国家档案局的8号令
国家档案局第8号令
《机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定》已经2006 年9月19日国家档案局局务会议审 议通过,现予公布,自公布之日起施 行. 局长 杨冬权 二○○六年十二月十八日
4
精 准 扶 贫 档 案
5
创 卫 工 作 档 案
6
档案工作的概念与构成
档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事 业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严 格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理 这两个职能不同而又有密切关系的工作。 （1）档案事业管理：包括档案管理以及档案 科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档 案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业 务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的 档案行政管理部门来承担。
7
档案管理的法律法规
《中华人民共和国档案法》
自1980年开始起草，先后历 时7年，于1987年9月5日第六届 全国人民代表大会常务委员会第 二十二次会议审议通过，中华人 民共和国主席令第58号公布，自 1988年1月1日起施行。1996年7 月5日，第八届全国人民代表大 会常务委员会第二十次会议通过 决定，对1988年1月1日施行的 《中华人民共和国档案法》作了 修改，并以中华人民共和国主席 令第71号公布施行。
文书与科技档案管理
内容提要
档案与档案工作概述 文书档案的管理
科技档案的管理
2
档案与档案工作概述
档案的定义及内涵
档案，是指过去和现在的国家机构、社 会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。（档 案法）
37
组件
一般一份文件为一件 正本与定稿 正文与附件 正本与翻译本 原件与复制件 报表、名册、图册、会议指南、 介绍信存根、书刊等一册（本） 简报一期 会议记录一份或一本
38
会议记录最好采用活页纸。如果是用本子 记录的，一本作为一件。本子里会议记录 是跨年度的，放在该本会议记录最后所记 载的一年里； 重要文件（如法律、法规等）须保留历次 修改稿的，正本与历次修改稿（包括定稿 ）为一件。
39
合页式会议记录
40
在事由上有密切联系的相关文件 可一组为一件
请示与批复 转发文与被转发文 开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之 间的联系和数量组成一件或若干件 例：就× × 工作进行调研形成的系列文件（ 包括通知、各地上报数据或基本情况、汇总表 格、结论等）
41
行政审批、处罚等材料
29
归档文件整理规则
标 准 号：DA/T22-2015
发布时间： 2015.10.25
实施时间：2016.01.01
针对《规则》执行中出现的新问题
1、电子文件整理问题
2、档号编制问题
3、装订问题
4、页码编制问题
5、归档文件目录项目设置及填写问题
为解决以上问题，2013-2015年修订《 规则》，至2015年10月25日发布。
14
《意见》提出完善归档制度
一是各单位档案机构要“及时制定或修订本单位 各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行 政管理部门审核后实施。” 二是“凡是应归档的文件材料”包括各种载体的， “要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为 己有或拒绝归档”。 三是“对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门 要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救”。
27
整理规范（依据）
《湖北省机关档案工作业务建设规范》 鄂档规〔2011〕6号 《归档文件整理规则》 DA/T22—2015，代替DA/T22—2000
28
文书立卷改革
2000年12月6日国家档案局发 布的中华人民共和国行业标准《归档 文件整理规则》 （DA/T22-2000） 2015年10月25日国家档案局发 布的《归档文件整理规则》 （ DA/T22-2015 ） 2016年6月1日实施
公文归档
三个必须：办理完毕、有利用（凭证与查考） 价值、遵循整理原则。
处理（整理、归档）
公文
（文件材料）
档案
20
归档制度
⑴归档范围： ⑵归档时间：一般应在第二年六月底前向 本单位的档案部门移交。 ⑶归档要求：应归档的文件材料齐全、完 整，整理规范，排列有序,有目可查。
要遵循“谁主办、谁归档， 谁承办、谁归档”
同一立档单位的分类方法应保持稳定
43
分类依据：“三合一”制度（经过审批的 ）
第一步 按年度分
形成 年度
第二步 按问题分
“三合 一” 的类别
第三步
按期限分
永久 30年 10年
44
按机构分类要保持分类的一致性。即
各年度以及同一年度中的分类方法应保持
一致。如2014年将开展优质服务活动的文
件归入业务类，2015年也应将其归入业务
3
档案的定义及内涵
档案，是指国家机构、社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文 化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会 具有保存价值的各种形式的历史记录。 （湖北省档案管理条例） 国家机构、社会组织或个人在社会活动 中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 (档案工作基本术语DA/T 1-2000)
组成要件:正本、定稿、文件处理单，发文稿纸
③会议及常规性的材料收集不齐全、不及时。 ④临时收集易忽视。 ⑤平时管理不到位。
25
文书文件材料的整理
整理：归档文件材料由零散的、杂乱
的无序状态到系统的、条理的有序 状态的过程。 整理依据（标准、规范） 整理要求（科学、合理） 整理方法（可行、简化） 整理步骤（明确、有效）
10
档案工作是党 和国家工作中不可 缺少的基础性工作， 承担着“为党管档、 为国守史、为民服 务”的神圣使命。 三重一特：突 出重要人物、重点 项目、重大活动、 地方特色“三重一 特”档案资源建设， 向承担社会管理职 能的二级单位延伸 接收档案。
11
档案工作的形势与要求
做好新形势下档案工作 的纲领性文献
15
档案的七个门类
文书档案 科技档案 会计档案 声像档案 电子档案 实物档案 专业档案
传统载体
新型载体
16
文书档案的管理
行文 政书 管档 理案 等： 活反 动映 的党 档务 案 、 。
（
代 替
档 案 工 作 基 本 术 语
17
DA/T1-2000 DA/T1-1992
）
文书档案档案的前身——公文
归档文件的整理流程
一般流程：组件、分类、排列、编号、编目
纸质文件整理流程
组 件 修 整 装 订 分 类 排 列 编 号 编 页 编 目 装 盒 排 架
电子文件整理流程
格 式 转 换 元数 据收 集 组 件 分 类 排 列 编 号 编 目 归档数 据包组 织 存 储
件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。 即件的组织，包括件的构成和件 内文件排序，即一是件由哪几部分 构成的，二是这些构成部分的排序 原则，也就是件内文件如何排序。 件是归档文件整理的最小单位。 “为一件”是指实体装订在一 起，编目时也只体现为一条条 目。
13
《意见》提出建立档案室 工作新格局
“各级党政机关、企事业单位(包括境外派出机构)、 社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作， 做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中 收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、 档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级 国家档案馆移交档案”。“各级党政机关、企事业单位 要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归 档文件材料符合要求；把档案信息化纳入本单位信息化 建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实 现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。” “有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整 合，进一步降低行政成本，提高工作效能”。
等文件材料，以及行政处罚、处分、复议、国家赔偿
等工作中形成的文件材料，一次审批或处罚材料之间
联系紧密，如各自组件会影响档案的检索利用。一般 情况下，一次审批、审查、核准、处罚、处分、复议、 国家赔偿形成的文件材料应作为一件。
分类
“年度—机构（问题）—保管期限”三级 分类法 “年度—保管期限”两级分类法（档案数 量较少的）
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档案管理的法律法规
《中华人民共和国档案法实施办法》
１９９０年１０月２４日国务院批准，１９９０ 年１１月１９日，国家档案局第１号令发布。
《湖北省档案管理条例》
湖北省第十届人民代表大会常务委员会第七次会 议于2004年1月6日修订通过，自2004年3月1日起施行。
《档案管理违法违纪行为处分规定》即30号令
——《关于加强和改进新形势下 档案工作的意见》解读
这是1994年以来中共中央办公 厅、国务院办公厅印发的第一个关于 档案工作的文件。是我国档案事业发 展历史上又一个具有里程碑意义的重 要指导文献。
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《意见》对档案和档案工作 的地位与作用作了新概括
档案的地位与作用 “档案作为党和国家各项 工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进 我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群 众根本利益的重要依据。” 档案工作的地位和作用 “档案工作是党和国 家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作 是各地区各部门各单位的重要职责。”“做好新 形势下档案工作，对于推动经济社会科学发展、 维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权 益，提高党的执政能力和政府管理水平，具有重 要意义。”（突出强调了档案工作具有“不可缺 少”的“基础性”地位）
公文的分类 根据使用范围（领域）分
通用公文 专用公文
按秘密程度分
公布文件（国外、国内） 机密（“三密”）文件 内部使用（单位内）
18
按行文方向（关系）分
上行文（向上报送、有隶属关系） 平行文（同一组织同级、不同组织中） 下行文（向下发送、有隶属关系）
根据来源分
收文 发文（外部、内部）
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机关档案 “三合一”制度（参见业 务建设规范） 企事业单位的档案 “三合一”制度
归档整理的方式
集中式（小和基层）、 分散式（大中型）、 集中与分散结合式（数量多，兼职）。
22
文件材料的收集
收集要求:齐、全、准
归档文件的收集是指按照国家有 关规定，对国家机关、社会组织以及 个人从事公务活动所形成的各种文字 、图表、声像、实物等文件材料进行 收集的过程。 特别要注意对单位政工人事材料 和会议记录的收集。
23
收集方法上要注意两点
第一点是注意平时收集，即平 时将某次会议或处理某件事、解决 某个问题所形成的文字材料收集起 来；
第二点是注意年终收集，即年 终要把本单位收发文本上作了登记 的全部文件材料收集起来。
24
当前档案室归档工作中存在的 一些问题及对策
①应归档的文件材料收集不及时。 ②发文手续不完备，收集材料不齐全
31
主 要 修 订 内 容
主 要 修 订 内 容
归档文件的理解
四个必备条件：
（1）本单位工作活动中直接形成 (上级、本 机关、下级、同级或不相隶属机关等)； （2）办理完毕； （3）具有保存价值； （4）纸质和电子文件材料。
34
二、归档文件整理 的 一 般 要 求
◆组件 ◆排列 ◆编号 ◆编目 ◆分类
47
两种分类方法的比较
优点 按机构 分类
方法简单、 责任明确、 易于操作
类。
45
涉及两个以上问题的文件材
料视情况归类。
如文件内容涉及到其中一个主要类目 ，则归入主要问题类目。如某省局的一 份文件，绝大部分的内容涉及党群管理 类，只有少量文字涉及到行政管理类， 这份文件应归入党群管理类。
46
按问题分类一定要注意归类的一致性。 即各年度以及同一年度中的分类方法应保 持一致。如2001年将开展档案工作优质服 务活动的文件归入业务类，2002年也应将 其内容的文件归入业务类。
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整理工作的内容
考证与编纂
①内容整理:真伪鉴别与二次加工。 ②实体整理:零散文件和档案的有序化。
• 具体为：区分全宗、全宗内分类、立卷、 案卷排列、编号、编制案卷目录、建立全 宗卷、全宗群与全宗补充形式的确立等。 • 整理工作的原则：保持历史联系，充分利 用原基础，便于保管和利用。
实体整理均以全宗为单位进行
2013年1月24日监察部第1次部长办公会议、2012 年8月27日人力资源和社会保障部第87次部务会议、 2012年7月30日国家公务员局第37次局务会议、2012 年4月28日国家档案局局务会议审议通过。自2013年3 月1日起施行。
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wenku.baidu.com
下面是国家档案局的8号令
国家档案局第8号令
《机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定》已经2006 年9月19日国家档案局局务会议审 议通过,现予公布,自公布之日起施 行. 局长 杨冬权 二○○六年十二月十八日
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精 准 扶 贫 档 案
5
创 卫 工 作 档 案
6
档案工作的概念与构成
档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事 业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严 格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理 这两个职能不同而又有密切关系的工作。 （1）档案事业管理：包括档案管理以及档案 科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档 案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业 务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的 档案行政管理部门来承担。
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档案管理的法律法规
《中华人民共和国档案法》
自1980年开始起草，先后历 时7年，于1987年9月5日第六届 全国人民代表大会常务委员会第 二十二次会议审议通过，中华人 民共和国主席令第58号公布，自 1988年1月1日起施行。1996年7 月5日，第八届全国人民代表大 会常务委员会第二十次会议通过 决定，对1988年1月1日施行的 《中华人民共和国档案法》作了 修改，并以中华人民共和国主席 令第71号公布施行。
文书与科技档案管理
内容提要
档案与档案工作概述 文书档案的管理
科技档案的管理
2
档案与档案工作概述
档案的定义及内涵
档案，是指过去和现在的国家机构、社 会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形成 的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。（档 案法）
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组件
一般一份文件为一件 正本与定稿 正文与附件 正本与翻译本 原件与复制件 报表、名册、图册、会议指南、 介绍信存根、书刊等一册（本） 简报一期 会议记录一份或一本
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会议记录最好采用活页纸。如果是用本子 记录的，一本作为一件。本子里会议记录 是跨年度的，放在该本会议记录最后所记 载的一年里； 重要文件（如法律、法规等）须保留历次 修改稿的，正本与历次修改稿（包括定稿 ）为一件。
39
合页式会议记录
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在事由上有密切联系的相关文件 可一组为一件
请示与批复 转发文与被转发文 开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之 间的联系和数量组成一件或若干件 例：就× × 工作进行调研形成的系列文件（ 包括通知、各地上报数据或基本情况、汇总表 格、结论等）
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行政审批、处罚等材料
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归档文件整理规则
标 准 号：DA/T22-2015
发布时间： 2015.10.25
实施时间：2016.01.01
针对《规则》执行中出现的新问题
1、电子文件整理问题
2、档号编制问题
3、装订问题
4、页码编制问题
5、归档文件目录项目设置及填写问题
为解决以上问题，2013-2015年修订《 规则》，至2015年10月25日发布。
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《意见》提出完善归档制度
一是各单位档案机构要“及时制定或修订本单位 各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行 政管理部门审核后实施。” 二是“凡是应归档的文件材料”包括各种载体的， “要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为 己有或拒绝归档”。 三是“对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门 要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救”。
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整理规范（依据）
《湖北省机关档案工作业务建设规范》 鄂档规〔2011〕6号 《归档文件整理规则》 DA/T22—2015，代替DA/T22—2000
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文书立卷改革
2000年12月6日国家档案局发 布的中华人民共和国行业标准《归档 文件整理规则》 （DA/T22-2000） 2015年10月25日国家档案局发 布的《归档文件整理规则》 （ DA/T22-2015 ） 2016年6月1日实施
公文归档
三个必须：办理完毕、有利用（凭证与查考） 价值、遵循整理原则。
处理（整理、归档）
公文
（文件材料）
档案
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归档制度
⑴归档范围： ⑵归档时间：一般应在第二年六月底前向 本单位的档案部门移交。 ⑶归档要求：应归档的文件材料齐全、完 整，整理规范，排列有序,有目可查。
要遵循“谁主办、谁归档， 谁承办、谁归档”
同一立档单位的分类方法应保持稳定
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分类依据：“三合一”制度（经过审批的 ）
第一步 按年度分
形成 年度
第二步 按问题分
“三合 一” 的类别
第三步
按期限分
永久 30年 10年
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按机构分类要保持分类的一致性。即
各年度以及同一年度中的分类方法应保持
一致。如2014年将开展优质服务活动的文
件归入业务类，2015年也应将其归入业务
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档案的定义及内涵
档案，是指国家机构、社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文 化、宗教等活动，直接形成的对国家和社会 具有保存价值的各种形式的历史记录。 （湖北省档案管理条例） 国家机构、社会组织或个人在社会活动 中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 (档案工作基本术语DA/T 1-2000)
组成要件:正本、定稿、文件处理单，发文稿纸
③会议及常规性的材料收集不齐全、不及时。 ④临时收集易忽视。 ⑤平时管理不到位。
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文书文件材料的整理
整理：归档文件材料由零散的、杂乱
的无序状态到系统的、条理的有序 状态的过程。 整理依据（标准、规范） 整理要求（科学、合理） 整理方法（可行、简化） 整理步骤（明确、有效）
10
档案工作是党 和国家工作中不可 缺少的基础性工作， 承担着“为党管档、 为国守史、为民服 务”的神圣使命。 三重一特：突 出重要人物、重点 项目、重大活动、 地方特色“三重一 特”档案资源建设， 向承担社会管理职 能的二级单位延伸 接收档案。
11
档案工作的形势与要求
做好新形势下档案工作 的纲领性文献
15
档案的七个门类
文书档案 科技档案 会计档案 声像档案 电子档案 实物档案 专业档案
传统载体
新型载体
16
文书档案的管理
行文 政书 管档 理案 等： 活反 动映 的党 档务 案 、 。
（
代 替
档 案 工 作 基 本 术 语
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DA/T1-2000 DA/T1-1992
）
文书档案档案的前身——公文
归档文件的整理流程
一般流程：组件、分类、排列、编号、编目
纸质文件整理流程
组 件 修 整 装 订 分 类 排 列 编 号 编 页 编 目 装 盒 排 架
电子文件整理流程
格 式 转 换 元数 据收 集 组 件 分 类 排 列 编 号 编 目 归档数 据包组 织 存 储
件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。 即件的组织，包括件的构成和件 内文件排序，即一是件由哪几部分 构成的，二是这些构成部分的排序 原则，也就是件内文件如何排序。 件是归档文件整理的最小单位。 “为一件”是指实体装订在一 起，编目时也只体现为一条条 目。
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《意见》提出建立档案室 工作新格局
“各级党政机关、企事业单位(包括境外派出机构)、 社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作， 做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中 收集保管本单位各类档案并提供利用，开展档案数字化、 档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级 国家档案馆移交档案”。“各级党政机关、企事业单位 要大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归 档文件材料符合要求；把档案信息化纳入本单位信息化 建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实 现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导。” “有条件的地方要对机关档案机构和人员进行有效整 合，进一步降低行政成本，提高工作效能”。