浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则

第２１卷第６８期２００７年５月

广东青年干部学院学报

ＪｏｕｒｎａｌｏｆＧｕａｎｇｄｏｎｇＹｏｕｎｈＬｅａｄｅｒｓＣｏｌｌｅｇｅ

Ｖ０１．２ｌＮｏ．６８

Ｍａｖ２００７

浅谈外贸函电的语言特点及几个重要原则

王媛媛

（广东青年干部学院，广州５１０５０７）

摘要：商务书信是商务活动中最重要的书面交往方式之一。注意商务英语书信写作中的语言特点及一些重要原则。在以信传情迭意中，双方应努力塑造良好形象，争取并保住新老客户，以求更好的经济效益。

关键词：外贸函电语言特点写作原则

中图分类号：Ｆ７４０．４Ｈ１５２．３文献标识码：Ａ文章编号：１００９－５４４６（２００７）０２—００９３—０３

随着国际间的商务活动往来更加频繁，商务交际进入了一个全新的发展阶段，越来越呈现出国际化趋势。在国际商务沟通中，说话者能否掌握沟通的语言艺术，是能否顺利实现预期目标的关键。因此，在商务写作中，我们要注意以下几点：

语言特点

（一）语言简洁明确

众所周知，写好外贸函电必须遵循４项原则，即４个Ｃ：简洁（ｃｏｎｃｉｓｅｎｅｓｓ）、明确（ｃｌａｒｉｔｙ）、准确（ｃｏｒ－ｒｅｃｔｎｅｓｓ）、得体（ｃｏｕｒｔｅｓｙ）。一封简洁明确的外贸信件是如何体现呢？我们从以下几点分析：

１．避免用多余的词语和冗长难懂的句子

ＷｅｗｉｓｈｔｏａｃｋｎｏｗｌｅｄｇｅｒｅｃｅｉｐｔｏｆｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｏｆＯｃｔ１４。如果改为：ＷｅａｐｐｒｅｃｉａｔｅｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｏｆＯｃｔ１４．就更加简洁易懂。

２．用短语、及非谓语动词等形式代替从句

Ｂｅｃａｕｓｅｔｈｅａｒｔｉｃｌｅｉｓｖｅｒｙｐｏｐｕｌａｒ，ｉｔｗｉｌｌｅｎｊｏｙｆａｓｔｓａｌｅｓａｔｙｏｕｒｅｎｄ．用现在分词结构来代替原因状语从句，即Ｂｅｉｎｇｖｅｒｙｐｏｐｕｌａｒ，ｔｈｅａｒｔｉｃｌｅｗｉｌｌｅｎｊｏｙｆａｓｔｓａｌｅｓａｔｙｏｕｒｅｎｄ．

３．使用缩略语

在长期的发展中，外贸行业逐步形成了许多既定的专业缩略语，准确使用缩略语可减少信件的篇幅，节省读者的阅读时间。

Ａ．国际经济贸易组织缩略语。如：ＷＴＯ（世界贸易组织），ＥＥＣ（欧洲经济共同体），等等。

Ｂ．常用外贸英语缩略语。如：Ａ／Ｓ（见票后或见票），Ｆ．０．Ｂ（离岸价），ａ／ｃ（帐户）等等。

Ｃ．常用信函缩略语。如：Ｒｅ（ｒｅｇａｒｄ关于），Ｅｎｃ（随附）等等。

４．概括总结

ＷｉｔｈｒｅｆｅｒｅｎｃｅｔｏｙｏｕｒｒｅｑｕｅｓｔｆｏｒａｎｅｘｔｅｎｓｉｏｎｏｎｙｏｕｒｎｏｔｕｎｄｅｒｄａｔｅｏｆＡｐｒｉｌ９，ｗｅｈａｖｅｄｉｓｃｕｓｓｅｄｔｈｉｓｍａｔｔｅｒｗｉｄｅｌｙａｎｄｄｒｅｗａｃｏｎｃｌｕｓｉｏｎ．Ｗｅａｒｅｎｏｗｐｌｅａｓｅｄｔｏｔｅｌｌｙｏｕｔｈａｔｗｅｗｉｌｌｂｅｗｉｌｌｉｎｇｔｏａｌｌｏｗｙｏｕａｄｄｉｔｉｏｎａｌｔｅｎｄａｙｓｔｏｍａｋｅｐａｙｍｅｎｔｏｎｙｏｕｒｎｏｔｅ．此段文共有５０个词，为使文字更紧凑，又不影响文中的意思，可概括为：Ｗｅａｒｅｐｌｅａｓｅｄｔｏａｌｌｏｗｙｏｕａｄｄｉ．ｔｉｏｎａｌ１０ｄａｙｓｔｏｐａｙｙｏｕｒｎｏｔｅｄａｔｅｄＡｐｒｉｌ９．

（二）从收信人的视角看问题

交际双方的相互关系，影响到交际的效果。在交际过程中，一切以写信人为中心（ｗｅａｔｔｉｔｕｄｅ），从写信人的立场出发看待和处理问题，会给对方留下自以为是、冷淡疏远的感觉。若在交际中采用体谅对方的态度（ｙｏｕａｔｔｉｔｕｄｅ），从对方的角度出发，考虑到收信人的背景、感情以及对方对此信可能做出的反应等，那么这种友善的效果就能赢得对方的好感，从而增加商机。如：

收稿日期：２００７－０３－０８

作者简介：王媛嫒（１９７２一），女，广东澄海广东青年干部学院讲师。

广东青年干部学院学报第２１卷ｗｅａｔｔｉｔｕｄｅ

ＷｅｌｅａｒｎｙｏｕｒｃｏｍｐａｎｙｆｒｏｍＭｅｓｓｒｓ．Ｆｒｅｅ—ｍａｎ＆Ｃｏ．Ｌｔｄ．

Ｗｅｈａｖｅｒｅｃｅｉｖｅｄｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒａｂｏｕｔｓｈｉｐｍｅｎｔ．．Ｗｅｌｏｏｋｆｏｒｗａｒｄｔｏｙｏｕｒｅａｒｌｙｒｅｐｌｙ．

Ｗｅｇｌａｄｔｏｈａｖｅ

ｇｏｔｙｏｕｒ

ｂｕｓｉｎｅｓｓｃａｒｄ

ａｎｄｓｏｍｅｏｆｙｏｕｒ

ｓａｍｐｌｅｓ．

Ｗｅｗａｎｔｔｏｉｎｆｏｒｍ

ｙｏｕ

ｔｈａｔｔｈｅｒｅｉｓｌｉｔｔｌｅｌｉｋｅ·ｌｉｈｏｏｄｏｆｔｈｅｇｏｏｄｓｒｅｍａｉｎｉｎｇｕｎｓｏｌｄｔｈｉｓｐａｒｔｉｃｕｌａｒｏｆｆｅｒｈａｓｌａｐｓｅｄ．

ＹｏｕｒｃｏｍｐａｎｙｈａｓｂｅｅｎｋｉｎｄｌｙｉｎｔｒｏｄｕｃｅｄｔｏｂｙＭｅｓｓｒｓ．Ｆｒｅｅ—ｍａｎ＆Ｃｏ．Ｌｔｄ．．

Ｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒｙｏｕｒｌｅｔｔｅｒｒｅｇａｒｄｉｎｇｓｈｉｐｍｅｎｔ．Ｙｏｕｒｅａｒｌｙｒｅｐｌｙｗｉｌｌｂｅａｐｐｒｅｃｉａｔｅｄ．

Ｙｏｕｋｉｎｄｌｙｐｒｅｓｅｎｔｅｄｙｏｕｒｂｕｓｉｎｅｓｓｃａｒｄａｎｄｓｏｍｅｏｆｙｏｕｒｓａｍｐｌｅｓ．

Ｆｏｒｙｏｕｒｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ，ｔｈｅｒｅｉｓｌｉｔｔｌｅｌｉｋｅｌｉｈｏｏｄｏｆｔｈｅｇｏｏｄｓｒｅｍａｉｎｉｎｇｕｎｓｏｌｄｔｈｉｓｐａｒｔｉｃｕ－ｌａｒｏｆｆｅｒｈａｓｌａｐｓｅｄ．

（三）语气积极肯定

在商务信函中，出现一些否定和消极面的信息是难免的，如解雇、裁员、涨价等，在这种情况下，要尽量强调积极面，减少负面词汇。有调查显示，生意人对积极的言语反应更积极，对措辞积极的要求承诺的可能性更高，往往恰当的、礼貌的语言可以产生预期的经济效用…。在写外贸信函时，尽量少用否定词，如ｎｏｔ，ｃａｎ’ｔ，等；避免使用消极的词汇，如：ｄｅｌａｙ，ｕｎａｃｃｅｐｔａｂｌｅ等，多使用积极词汇，如：ｒｅａｓｏｎａ—ｂｌｅ，ａｐｐｒｅｃｉａｔｅ等。强调积极面和正面作用能减少负面影响，可以使听者感到对方理解他们的需要及所关注的事情。有时，为了让对方更加放心，更有信心，多用Ｐｌｅａｓｅｂｅａｓｓｕｒｅｄｔｈａｔ…／Ｗｅａｒｅｓｕｒｅｔｈａｔ…这样的句型。

（四）表达委婉

商务写作中，委婉语的运用是一种很好的沟通技巧。委婉的措词不仅给人客气、礼貌的舒适感觉，而且即使是不接受对方的要求或条件，也能缓和语气，最小限度地减少对双方良好业务关系的伤害旧ｏ。

１．用表示感激的表达法

Ｔｈａｎｋｙｏｕｆｏｒ…／Ｗｅｓｈｏｕｌｄｂｅａｐｐｒｅｃｉａｔｅｄ（０一ｂｌｉｇｅｄ、ｉｔｉｆ．．．Ｗｅｓｈａｌｌｂｅｍｏｓｔｇｒａｔｅｆｕｌ

ｆｏｒ…／２．用ｓｕｇｇｅｓｔ，ｈａｄｂｅｔｔｅｒ等表示建议的词语

ＡｓｙｏｕｗｉｌｌｂｅｐｌａｃｉｎｇｒｅｇｕｌａｒｏｒｄｅｒｓｗｉｔｈＵＳ，ｗｅｓｕｇｇｅｓｔｔｈａｔｗｅｔａｋｅｏｕｔａｎｏｐｅｎｐｏｌｉｃｙｆｏｒａｐｐｒｏｘｉ—ｍａｔｅｌｙ￥５０．０００ｗｏｒｔｈｏｆｐｒｏｄｕｃｔａｎｎｕａｌｌｙ．

用ｓｕｇｇｅｓｔ，ｈａｄｂｅｔｔｅｒ等建议的词语，使语气更加温和，留有商量的余地，创造了友好的合作气氛。

３．用虚拟的条件句

ＷｅｓｈａｌｌｂｅｐｌｅａｓｅｄｉｆｙｏｕｗｉｌｌｇｉｖｅＵＳｙｏｕｒｉｍｍｅ—ｄｉａｔｅａｎｄｃａｒｅｆｕｌａｔｔｅｎｔｉｏｎ．

虚拟语气除表示主观希望和假定情况外，还可以使得写信人的请求或推辞显得比较客气婉转。

４．用以ｉｔ为形式主语的句型

Ｉｔｉｓｗｉｔｈｇｒｅａｔｒｅｇｒｅｔｔｈａｔｗｅｃａｎｔａｃｃｅｐｔｙｏｕｒｏｆｆｅｒ．

５．使用被动语态

Ａｓｈｌｅｙ说过：“在商务函电中，为了使函电更加礼貌得体，除了选用一些得体语言外，还应多使用被动语态……因为被动语态能使你的请求显得更加温和……”‘２１。

被动语态亦可令动作本身成为强调对象，淡化对动作执行者的指斥，使对方的受损尽量减轻，这种情况在外贸交往中常见于表示否定意思的催促，投诉等信件。

二．需注意的原则

（一）得体原则

外贸英语函电是一种以国际商务为目的的书面语言交际工具，除了词汇、语法上准确无误外，还要注意表达恰当、得体。

１．重视文化背景

在跨文化的实际商务活动中，由于各国的政治、经济环境以及传统习俗的不同，人们的商业价值观、消费心理、经营习惯有很大的差异，不同国家、不同民族、不同地区间的商务交往，涉及到不同的文化心理和风俗习惯【３Ｊ。这些细节，作为学习外贸英语的学生，都要紧记心中。

２．注意写作的对象

写外贸信函时，除了注意对方的文化背景外，还要留意对方是潜在客户，新客户还是老客户，根据环境、对象，选用最恰当的言语体式，以造成和谐的言语氛围，取得最佳的交际效果。如：

ＤｅａｒＳｉｒ，

Ｙｏｕｏｆｔｅｎｓｐｅａｋｏｆａｇｏｏｄｆｒｉｅｎｄａｓｔｒｕｓｔｗｏｒｔｈｙ，ｔｈｏｕｇｈｔｆｕｌ，ａｎｘｉｏｕｓｔｏｐｌｅａｓｅ，ａｎｄｗｏｒｔｈｙｏｆｙｏｕｒｆｒｉｅｎｄｓｈｉｐ．

Ｔｈａｔ＇ｓｔｈｅｋｉｎｄｏｆｓｔｏｒｅｔｈｉｓｉｓ．Ｉｔｉｓｅｘａｃｔｌｙｔｈｅｋｉｎｄｏｆｓｔｏｒｅｙｏｕｃａｎｃｈｏｏｓｅｉｆｙｏｕｗｅｒｅｉｎｔｈｅｃｌｏｔｈｉｎｇｂｕｓｉｎｅｓｓ．

Ｗｅ，ａｎｔｉｃｉｐａｔｉｎｇｔｈｅｐｌｅａｓｕｒｅｏｆｓｈｏｗｉｎｇｙｏｕｏｕｒｌａｔｅｓｔｓｔｙｌｅｓ￥００ｎ，ｗｈｅｔｈｅｒｙｏｕａｒｅｉｎｔｈｅｂｕｙｉｎｇｍｏｏｄ