个人与团队管理第3 单元.ppt

几种主要商务文件
文件类型
电子邮件 函件 传真
布告栏 建议书 报告书
适用于
不太适用
简短消息和快速反应
保存正式记录 图形文件，不具备电子 格式的文件 容易同在场的人沟通 提出一项方案
总结一些信息和论点
把多种消息放在一起 快速回答 能表现细节的图形
分散的班组和团队 适于当面交谈的内容 非正式的交流内容
结构和版式
第八章 口头沟通
五个关键要点 共享信息 共享思路和见解
五个关键要点
目的意图 沟通对象 信息内容 方式方法 时间安排
共享信息
获取优质信息：正确的内 容、形式、时间、人员、 适度的经费。
传递优质信息
共享思路和见解
障碍 技巧
交流中的障碍
发送者
传递信息 编码
想法 表达 不清楚 错误源自贯彻执行会议决议会议备忘录：需要完成什么事情，由谁去 完成，完成的日期和时间。
监督会议决议的执行
第十章 书面沟通
目的和方式 结构和版式 写作中的注意事项
目的和方式
目的意图 沟通对象：恰当的接收人员 方式方法：电子邮件、函件、电传、布告栏、建议
书、报告书、图形图象 信息内容 时间安排：是否紧急
组织特点和会议要求 会议需要和人员要求 会议要求和召开方式 会议目的和召开方式
单项选择题
2. 召开会议进行交流沟通时，首先应该（ ）。 A. 确定会议的目标 B. 确定会议的内容 C. 确定会议的时间 D. 确定会议的场所
单项选择题
3。传递优质信息时的“适度的费用”是指（ ）。 该信息是否值得花费时间和费用 需要尽可能的削减费用 信息准备妥当需要花费多长时间和多少费用 需要尽可能的减少时间
个人与团队管理
第3单元
第三单元 工作沟通
学习目标
了解沟通时需要考虑的五个关键要点；了解高质量信息的概 念；掌握共享思路和见解的方法。
掌握准备会议的五个关键点，了解推进会议进展的方法，掌 握贯彻执行会议决议的方法。
掌握确定文档目的和方式方法，了解文档结构和版式方面需 要注意的问题，掌握撰写文档时的规范和技巧。
员工大会都是利用上班时间召开的，每次人数不超过２５０人，时间大约３小时，大多在规模比 较大的部门里召开，由总公司委派代表主持会议，各部门负责人参加。会议先由主席报告公司的 财力状况和员工的薪金、福利、分红等与员工有切身关系的问题，然后便开始问答式的讨论。
这里有关个人问题是禁止提出的。员工大会不同于员工协调会议，提出来的问题一定要具有一般 性、客观性，只要不是个人的问题，总公司代表一律尽可能予以迅速解答。员工大会比较欢迎预 先提出问题的这种方式，因为这样可以事先充分准备，不过大会也接受临时性的提议。
商业文件三要点： 主题 目标 要求采取的行动。
写作中的注意事项
清楚明了、准确无误 叙述简捷、条理清楚 直截了当，开门见山。
一、是非题
沟通中所获信息主要来自于言语交流，少部分来 自身体语言。
电子邮件可以被看成是传统邮政信件的一种替代 产品。
二、单项选择题
1．根据（ ）的不同，会议可分面对面、电话、电 视和网络等几种形式。
媒介
手段 环境
手段 错误
噪音 干扰
接收者
解码 理解信息
错误 理解
思维 方式 不同
技巧
建立友善的良好关系 善于聆听 善于提问 让对方接受自己观点。
第九章 会议沟通
意图与规划 会议进展 贯彻执行会议决议
五个关键要点
目的意图 沟通对象 信息内容 方式方法：面对面、远程、电视、网络 时间安排
三、多项选择题
随着科学技术的发展，组织内部召开会议的方式有很多， 经常用到的会议形式是
A．电视 B．电话 C．网络 D．面对面 E．BBS论坛
四、案例分析题
迪斯尼公司的企业员工意见沟通制度 迪斯尼·包威斯公司，是一家拥有１２０００余员工的大公司，它早在２０年前就认识到员
工意见沟通的重要性，并且不断地加以实践。现在，公司的员工意见沟通系统已经相当成熟 和完善。特别是在８０年代，面临全球性的经济不景气，这一系统对提高公司劳动生产率发 挥了巨大的作用。 迪斯尼公司的员工意见沟通系统主要分为两个部分：一是每月举行的员工协调会议，二是每 年举办的主管汇报和员工大会。 员工协调会议 早在２０年前，迪斯尼·包威斯公司就开始试行员工协调会议，员工协调会议是每月举行一 次的公开讨论会。在会议中，管理人员和员工共聚一堂，商讨一些彼此关心的问题。无论在 公司的总部、各部门、各基层组织都举行协调会议。这看起来像法院结构，从地方到中央， 逐渐反映上去，以公司总部的首席代表协会会议为最高机构。员工协调会议是标准的双向意 见沟通系统。 在开会之前，员工可事先将建议或怨言反映给参加会议的员工代表，代表们将在协调会议上 把意见转达给管理部门，管理部门也可以利用这个机会，同时将公司政策和计划讲解给代表 们听，相互之间进行广泛的讨论。
要将迪斯尼１２０００多名职工的意见充分沟通，就必须将协调会议分成若干层次。实际上，公 司内共有９０多个这类组织。如果有问题在基层协调会议上不能解决，将逐级反映上去，直到有 满意的答复为止。事关公司的总政策，那一定要在首席代表会议上才能决定。总部高级管理人员 认为意见可行，就立即采取行动，认为意见不可行，也得把不可行的理由向大家解释。员工协调 会议的开会时间没有硬性规定，一般都是一周前在布告牌上通知。为保证员工意见能迅速逐级反 映上去，基层员工协调会议应先开。
同时，迪斯尼公司也鼓励员工参与另一种形式的意见沟通。公司在四处安装了许多意见箱，员工 可以随时将自己的问题或意见投到意见箱里。为了配合这一计划实行，公司还特别制定了一项奖 励规定，凡是员工意见经采纳后，产生了显著效果的，公司将给予优厚的奖励。令人欣慰的是， 公司从这些意见箱里获得了许多宝贵的建议。如果员工对这种间接的意见沟通方式不满意，还可 以用更直接的方式来面对面和管理人员交换意见。
会议进展
主持会议：明确主持人任务，掌握主持电视会议或者在会 上发言时的要点，掌握主持或协调网络会议要点。
促进和协调讨论：促进讨论进程的新思路，促进讨论的新 方法
解决会议中面对的困难局面
想有成效：必须使团队人员有团队归属感、为团队目标努力、 感觉团队进步、明确自己希望、对领导有信心。
常见问题：偏离正题、独霸会场、哑场闷会、私开小会、争 论、私自插入消息和话题。