第二章-建立业务联系(教案)

第二章建立业务联系

学习目标：

1、掌握撰写英文函电的基本格式；

2、掌握英文函电的书写原则；

3、掌握撰写国际贸易建交函的一般方法。

第一节英文函电的基本格式

一、商务信函格式种类

1、缩行式（Indented Style）

缩行式的基本特点是：信头、日期、结束语和签名放在右手边；段落开始行，都从左边空白边缘往右缩进4－6个字母。

2、平头式（Block Style）

一般来说平头式又分为两种，即完全平头式和改良平头式。完全平头式的特点是：每一行字，包括日期、信内地址、标题和结尾谦称，都是从左边的空白边缘打起。改良平头式的特点是除日期、结尾谦称和签署部分以外，其余部分从左边空白边缘打起。

3、混合式（Semi-block Style with Indented Paragraphs）

混合式兼平头式和缩行式的特点，即除信函的正文采用缩行式，其他部分均采用平头式（包括封内及其他需要分行的部分）。

（1）平头信函格式

Merriam, Webster & Company

Springfield, New York

U.S.A

Our ref: 645/99

Your ref:

March 5,2002

The Universal Trading Corp.

150 Wind Street

London E.C.3

U.K.

Attention: Mr. Daniel Cooper

Gentlemen:

BLOCK FORM LETTER

.

.

Yours faithfully,

(Signature)

NM/HJ

Encl.

C.C.

P.S.

（2）改良平头式信函格式(混合式)

Merriam,Webter & Company

Springfield, New York

U.S.A

Our ref: 654/99

Your ref:

March 5,2002

The Universal Trading Corp.

150 Wind Street

London E. C. 3

U. K

Attention : Mr. Daniel Cooper

Gentlemen:

MODIEFFED BLOCK FROM LETTER

.

Yours faithfully,

(Signature) AP/js

Encl.

C.C.

P.S.

二、商务信函内容

总体上由以下几个部分组成：

letterhead 信头

reference and date 日期和编号

inside name and address 信内地址和姓名

attention line 注意事项

salutation 称呼

subject line 事由

body 信文

complimentary close 结尾敬语

signature 签署

enclosure 附件

carbon copy notation抄送

postscript 附言

一、信头（Letterhead）

信头往往是印制在信笺正上方或右上方，一般包括：公司名称、公司地址、电话号码、传真号、邮编、E－MAIL等。

为了吸引人许多公司花了许多心思设计信头，这是公司形象的一部分。但是内容是标准化的，公司名称、街道名称、城市名称、国家名称、邮政编码。英文地址按由小往大的顺序写，与中文的顺序正好相反。

二、编号和日期（reference and date）

给信函编号是为了便于存盘和查阅，一般用Your Ref.(回信)，或者Our Ref.(写信)。因此写信时如果注明Our Ref.NJ/JM CF2，在回信时，由于来函有一个存盘号，因此应该打上两个：

我方存盘号：Our Red. NJ/JM CF2(寄出的信)

你方存盘号：Your Ref.DB/lih(收到的信)

信函的编号通常在日期的上方或日期平齐靠左的位置，包括以下内容：

(1)写信人的姓名缩写(用大写字母)，如DB；

(2)秘书的姓名缩写(大小写均可)，如

(3)如果相关的话，某一特定的文件的号码在所有情况下回信时存盘都应加以引用。

日期包括日、月、年。日和年要用数字来写。

日期一般写在信头的正面比较醒目的地方。

日期可以有两种写法，如果日期是1999年1月4日，可以写成：January 4, 1999，注意在日和年之间要加上逗号，以免弄混；还可以写成：4 January 1999，中间就不必加标点了。

注意日期最好不用下列形式：October 3rd,1999，即日期不要用序数词，或Oct.3,1999，月份不要用缩写。

三、信内地址和姓名（Inside Name and Address）

信内地址指收信人名称和地址，收信人地址和姓名很重要。因为这不但可以确保信会到达收信人手里，还便于合适地存盘。这部分应当包括：收信人姓名、收信人头衔、单位名称、街道和门牌号、城市名称、国家名称、邮政编码。收信人的名字(或公司名)和地址，应与信封上内容相同。其顺序如下：

1、Name of person addressed 收信人姓名

2、Title of person addressed 收信人职位、头衔

3、Name of organization 单位名称