文件管理规定

公司文件管理规定

第一章总则

第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化,提高办文速度和发文

质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本规定;

第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等;本规定中,公文指公司内外部发文文件,是具有法定效力和规范体式的文书;

第二章公文管理

第三条公文管理指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作;公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定;

第四条公文种类与应用范围

1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等;

2.公司常用文种应用范围

决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项;

公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项;一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告;

通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项;

通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况;

报告：适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问;

请示：适用于向上级单位提出请求,并要求回复的公文;

批复：适用于答复下级单位的请示事项;

意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法;

函：适用于平行单位或不相隶属单位之间,相互商洽和联系工作、询问和答复问题,请求批准和答复事项;

会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项;

第五条职责权限

1.综合部是行政公文的管理部门,负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管;涉及公司性文件由综合部负责拟稿,专业性文件原则上由相关业务部门拟稿;

2.行政公文由总经理签发,制度规定类文件由法人代表签发,公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实;

3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文;

第六条发文规则

1.发文应当确有必要,注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示和报告;

2.发文统一使用公司的红头文件格式,由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印,经总经理签发后由综合部成文;如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项,则须由董事会会签、总经理签发后成文;

3.公文的编号由综合部编写,发文字号简称为：XX公司发XXXXX号;

4.发文流程结束后,由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送;

5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位;

6.“报告”不得夹带请示事项;

第七条发文办理

1.发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序;

2.草拟公文时,应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题,后引发文字号；应当写明具体的年、月、日；应该使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称；公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应当使用阿拉伯数字;

3.拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,

取得一致意见后方可行文;

4.公文送总经理签发前,应当由综合部进行审核;审核的重点是：是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本规定的规范等;

5.经总经理签发的公文,在正式印制前,综合部应当进行复核,重点是：审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全等;

6.公司发文严格登记、签收手续;

第八条收文办理

1.收文办理包括登记、编号、拟办、批办、阅办、归档等程序;

2.外来文件由综合部登记,统一编号拟办,送总经理批示,根据批示意见印发相关部门、人员阅办,办理完毕由综合部统一归档保存;

3.主办部门负责协调、催办公文所述事项,协办部门应积极协助办理;

第八条公文格式

1.公文用纸幅面尺寸及版面要求

幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为：210mm×

297mm;GB/T9704—2012

版面

上白边为37mm±1mm,公文用纸订口左白边为28mm±1mm,尺寸为156mm×225mm;

2.字体和字号：如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字;特定情况可以作适当调整;

3.行数和字数：一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心;特定情况可以作适当调整;

4.文字的颜色：如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色;

5.公文格式各要素编排规则

份号：如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行;

密级和保密期限：如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;

紧急程度：如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列;

位标志：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称;

：编排在发文单位标志下空二行位置,居中排布;年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字,不编虚位即1不编为01,在阿拉伯数字后加“号”字;

上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行;

：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置;“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字;

标题：一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布；回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱