管理体系文件的编制规定
管理体系文件的编制规定
修改码0编写规定版本号
前言
本规定主要规定了文件的基本结构，编写要求和印制要求。给出了有关表述的一些样式，提供了文件发布的格式和字体字号。
本规定代替了《质量体系文件编写规定》，扩展了适用范围，改变了文件封面和各页面的要求。增加了职责的要求。增加了文件的编排格式和印制要求。
程序（作业）文件 版本号X
页码x/x
XXXXXXXX（文件标题）
受控标识：
编写 批准日期
审核 实施日期
批准 发放编号
页 码8/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录B
（规范性附录）
修订状况记录表格式
版本号
页码
修改码
修ห้องสมุดไป่ตู้条款
审核
批准
批准日期
实施日期
页 码9/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
要分步展开该事项的各细节，明确输入、转换的各环节和输出的内容，以及与其他活动接口处的协调措施。明确每个环节、转换过程中各因素由谁、何时、何地、如何做、做到什么程度、应达到的要求；所依据的文件，使用的设备、工具、原材料；如何控制和记录，记录的传递方式等。如涉及纯技术问题或已有文件规定的可以引用技术标准或相关文件。
一号黑体
04
封面
审核日期、实施日期
四号宋体
05
封面
编写、审核、批准
四号宋体
06
正文各页
文件标题
四号黑体
07
各页
版本号、文件编号
五号黑体
08
各页
文件条文
五号宋体
09
各页
文件章、条的编号用标题
五号黑体
10
01质量管理体系文件编制规定
质量管理体系文件编制规定1目的确保质量管理体系文件的编制符合内容格式统一、保持清晰、易于识别和检索等要求。
2范围本办法适用于本所的质量管理体系文件，包括质量手册、质量管理体系程序（程序文件）、作业文件和质量记录的编制。
3职责3.1质量管理体系文件由有关职能部门负责起草，部门负责人负责审核。
3.2质量手册由所长审定批准，程序文件、作业文件由主管所领导审定批准。
4文件编号Q S X —X X —X X X X------- 发布年份------ 同层次文件顺序号------ 层次代码：质量手册一A程序文件一B作业文件一C—质量管理体系代号质量记录一D5文件封面格式5.1质量手册及程序文件的封面格式应符合附录A的规定。
5.2作业文件及质量记录不设封面。
6文件页面格式6.1质量手册、程序文件、作业文件，除封面、目录外，每页均设有页眉6.2页眉格式为文件名称7文件内容7.1质量手册内容0引言1范围2引用标准3定义4〕56按GB/T19OO1-2O0—ISO9OO1:2O（标准中的4至8的条款对应编写77；7.2程序文件和作业文件内容1目的2范围3职责4程序内容5 记录注：1、程序内容可以分几章编写；2、记录也可以插入程序内容中编写。
8文件条文的编排8.1文件层次编号当条文内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的拉丁字母a., b., c.， 顺序表示。
8.2 “章” 一般设有标题，“条”可有也可没有标题。
但同一层次的“条”， 有无标题原则上应一致。
9文件幅面质量管理体系文件的幅面采用 A 4 (210m M 297mm )。
10质量要求文件编写要符合下列要求： a. 文字通顺，表述清楚。
b. 名词、缩略语、标点符号要符合国家有关标准的规定。
c .计量单位一律采用法定计量单位。
11会签与审批质量管理体系文件稿经编制人起草后，按附录 B 的《质量管理体系 文件会签审批单》，经编制人、编制部门负责人签字后，经相关部门会签, 并经主管所领导签署批准。
公司体系文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件的编制、审批、发布、实施、修订和废止等各个环节。
第三条公司体系文件包括但不限于以下内容：公司章程、组织架构、管理制度、操作规程、工作标准、质量手册、程序文件、作业指导书等。
第二章文件编制第四条体系文件的编制应遵循以下原则：1. 符合国家法律法规和行业标准；2. 符合公司发展战略和经营目标；3. 简明扼要，易于理解；4. 结构合理，层次分明；5. 便于实施和监督。
第五条体系文件的编制由相关部门负责，涉及多个部门时，由牵头部门组织协调。
第六条体系文件的编制应经过以下步骤：1. 确定文件编制的目的和范围；2. 收集相关资料，进行调研和分析；3. 编写初稿，征求相关部门意见；4. 修改完善，形成正式文件；5. 提交审批。
第三章文件审批第七条体系文件的审批程序如下：1. 初步审核：由编制部门对文件内容进行初步审核，确保文件符合相关要求；2. 专家评审：邀请相关领域的专家对文件进行评审，提出修改意见；3. 领导审批：文件经专家评审后，提交公司领导审批；4. 公示：文件经领导审批后，进行公示，征求员工意见；5. 发布：文件经公示无异议后，正式发布实施。
第四章文件实施第八条体系文件发布后，相关部门应按照文件要求进行实施，确保文件的有效执行。
第九条公司应定期对体系文件实施情况进行检查，及时发现和纠正问题。
第十条公司应加强对体系文件实施的培训和宣传，提高员工对文件的认识和执行力。
第五章文件修订第十一条体系文件应根据以下情况及时修订：1. 国家法律法规、行业标准发生变化；2. 公司发展战略、经营目标调整；3. 管理制度、操作规程等发生变化；4. 文件实施过程中发现的问题。
第十二条文件修订程序与文件审批程序相同。
第六章文件废止第十三条体系文件废止应满足以下条件之一：1. 文件内容与现行法律法规、行业标准相抵触；2. 文件内容与公司发展战略、经营目标不符；3. 文件内容已经过时，不再适用；4. 文件内容与其他文件重复。
管理体系文件管理制度
管理体系文件管理制度1. 文档管理的目的和范围本制度的目的是规范企业内部管理体系文件的编制、审批、发布、实施、更改和废止的程序和要求，确保文件的合规性、可用性和连续改进。
此制度适用于公司内全部管理体系文件，包含但不限于政策、程序、指南、工作指令等。
2. 文档编制与审批2.1 管理体系文件的编制由相关部门或岗位负责人负责。
编制人员应依据实际情况，充分调研、分析，并结合法律法规、行业标准和公司要求进行撰写。
2.2 新编制或修订的管理体系文件需经过相关部门或岗位负责人审核，并交由管理体系文件管理员进行审查。
2.3 管理体系文件的审批由高层管理人员或指定的审批人员进行。
审批人员应对文件内容进行审核，并确保其与公司战略目标和政策的全都性。
2.4 编制和审批过程中，应确保文件的准确性、完整性、清楚性和易读性，并重视文档的格式和排版。
3. 文档发布与掌控3.1 经过审批的管理体系文件应由文档管理员进行发布。
发布内容包含文件的标题、版本、发布日期和适用范围等。
3.2 发布后的管理体系文件应在公司内部网络或其他指定的平台上进行存档，以便全部相关人员能够方便地查阅和使用。
3.3 文档管理员应定期检查已发布的管理体系文件，确保其更新和有效，并及时进行修订或废止。
3.4 全部相关人员应遵守管理体系文件的使用规定，不得任意更改或私自废止文件。
3.5 对于紧要或涉及安全、质量等方面的管理体系文件，应对文件进行加密或设置访问权限，以确保机密性和安全性。
4. 文档更改与废止4.1 如需对已发布的管理体系文件进行更改，应提交更改申请，并经过相应的审批程序。
4.2 更改后的管理体系文件应及时替换原文件，并进行相应的通知或公告。
4.3 已废止的管理体系文件应由文档管理员进行归档，并对废止原因进行记录。
4.4 更改和废止后的文档应及时通知相关人员，并确保其不再使用。
5. 文档培训与沟通5.1 公司应定期对管理体系文件进行培训，以提高相关人员对文件的理解和应用本领。
质量管理体系文件编制规定
质量管理体系文件编制规定1 目的对质量管理体系文件编制的内容、格式及编号方法做出规定，以规范质量管理体系文件管理，实现对各级质量管理体系文件的控制。
2 使用范围适应于公司质量管理体系的质量手册(包括质量方针、质量目标)、程序文件、各种工作手册及质量记录的编制。
3 职责与权限3.1 综合部（人资）负责制定本规定。
3.2 各部门依据本规定，对本部门所归口的质量管理体系文件进行编制。
4 工作程序4.1 各层次文件的内容4.1.1 质量方针、质量目标应包括：a) 公司质量方针。
b) 公司质量目标。
c) 各部门质量目标。
4.1.2 质量手册应包括：a) 标题。
b) 批准页。
c) 目录。
d) 手册说明。
e) 质量管理体系过程和程序文件。
f) 支持性信息的附录(可根据需要取舍)。
4.1.3 程序文件与工作手册应包括：a) 文件编号和标题。
b) 目的。
c) 适用范围。
d) 职责与权限。
e) 工作程序。
f) 相关文件。
g) 质量记录及保存期。
4.2 各层次文件的格式4.2.1 质量手册的格式：质量手册的格式示例4.2.2 程序文件或工作手册(仅限于通用性的工作手册)的格式：程序文件、通用性工作手册格式示例4.3 质量管理体系的要素的编号引用GB/T 19001－2000 idt ISO 9001：2000标准要素。
4.4 部门名称与部门代号a）公司代号为“城建物业”四字的拼音首位：“CJWY”。
b) 公司各部门代号用该部门名称中两个有代表性汉字的拼音首位来表示：4.5 质量管理体系文件的编号方法4.5.1 根据《文件控制程序》要求，将公司四层文件——质量手册，程序文件,工作手册——的文件类别代号分别定为“Ⅰ”、“Ⅱ”、“Ⅲ”4.5.2 质量手册的编码由公司代号、文件类别代号和版本号三部分组成，表达形式如下图。
版本号文件类别代号公司代号4.5.3 程序文件的编码由公司代号、文件类别代号、程序序号、版本号五部分组成，表达形式如下图(见下页)。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项一、按文件之间的内在关系，可将质量管理体系文件分为四个层次：●一阶文件：质量手册：描述组织质量管理体系的文件。
●二阶文件：程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件。
●三阶文件：作业文件（规范、规定、制度等）：描述具体的作业活动的文件。
●四阶文件：表格、记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依据。
二、文件编制及审批流程：三、程序文件式编写：1.程序文件一般由以下部分组成：目的、范围、职责和权限、定义、程序内容、引用文件、执行记录2.质量管理体系文件在编制时，应遵循以下方面的原则：●符合性：●符合标准的要求；●符合法律法规的要求；●符合组织的质量方针和质量目标；●满足产品特性要求。
●确定性●在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。
即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。
排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。
●相容性●质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。
●可操作性●要符合企业实际情况。
具体的控制要求应以满足企业需要为度，而不是越多越好；●要从实际出发，切忌脱离实际，按照外来文件照抄照搬。
●系统性●质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。
因此，要站在系统的高度，注意管理的系统方法、过程方法的有效结合，使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系，施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。
●精简●节省。
●减少差错。
●降低人员素质和培训要求。
●优化●每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。
●研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项一、准则1.目标明确：体系文件应明确制定的目标和预期成果，确保文件能够达到规定的目标，并满足相关的法律、法规和标准要求。
2.可行性与可管理性：体系文件应该基于实际可行性和可管理性进行编制，确保能够在实际操作中有效使用和执行。
3.清晰简明：体系文件应具有清晰简明的风格和表达方式，避免使用过多的技术术语和复杂的句子结构，确保文件易于理解和操作。
4.结构完整：体系文件应具有完整的结构和序列，包括引言、目的、范围、定义、要求、程序、流程、责任等部分，确保文件能够系统地反映出相关要点和流程。
5.一致性与连贯性：体系文件应与已有的文件和文件体系保持一致性和连贯性，避免冲突和重复，确保文件能够互相协调和衔接。
6.更新及时：体系文件应定期进行更新和修订，及时反映组织内外环境的变化和要求，确保文件的有效性和适应性。
7.参与全面：体系文件的编制应充分考虑相关方的参与和意见，包括组织内外的人员、部门和利益相关方，确保文件能够得到广泛的认可和支持。
二、注意事项1.确定编制范围：在编制体系文件之前，应明确文件的范围和适用对象，避免对文件的应用产生歧义和偏差。
2.精确使用术语：在编制体系文件过程中，应准确使用相关术语和定义，避免误导和混淆，确保文件表达的准确性和一致性。
3.结合实际情况：在编制体系文件时，应结合实际情况进行分析和编排，避免空泛和夸大，确保文件的可操作性和实用性。
4.考虑流程逻辑：在编制体系文件的流程和程序时，应考虑流程的逻辑性和连贯性，避免出现重复、矛盾或冗余的步骤和要求。
5.合理划分责任：在编制体系文件时，应根据实际情况合理划分相关的责任和职权，避免出现权责不明或过重的情况。
6.引用标准规范：在编制体系文件时，应引用相关的国家标准、行业规范或组织内部的准则和规定，确保文件符合规范要求。
7.建立文档控制机制：在编制体系文件后，应建立相应的文档控制机制，确保文件的更新和修订能够得到有效的管理和追踪。
文件编号及格式编制规定
1.0目的对全公司质量管理体系文件、记录统一编号及格式，便于全公司质量管理体系文件的管理。
2.0适用范围适用于全公司各部门制定质量管理体系文件、记录时的编号及格式。
3.0职责3.1法规部负责监督各部门文件、记录编号及格式是否正确。
3.2各部门按规定对本部门质量管理体系文件、记录进行编号与确定格式。
4.0工作程序4.1质量手册的编号规定AHP/QM质量手册爱厚朴X/Y修订次数版本号4.1.1版本号X：用大写字母A、B、……依次排序如：A/0表示，A版没有修订；B/0表示，B版没有修订。
4.1.2修订次数Y：用1、2、……表示如：A/1表示：A版第一次修订；B/1表示，B版第一次修订。
4.2程序文件的编号规定AHP/QP--××文件序号程序文件爱厚朴4.2.1版次号：同4.1.1。
4.2.2修订状态：同4.1.2。
4.3第三层文件编号规定AHP3-XX-XXX文件序号部门代号4.3.1职能部门代号代号QG XS JS ZG SC CG FG 部门企管部销售部技术部质量部生产部采购部法规部例：AHP3-QG-004含义为：本公司企管部第三层文件：文件序号为004。
4.4第四层次文件（记录）编号规定AHP4-XX -XXX例：AHP4-QG-005含义为：本公司企管部质量记录：记录序号为005。
4.5图纸的编号与工艺文件的编号规定按《产品技术文件的编号规定》执行。
4.6外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号加流水号，如无编号按下列执行。
WL—××—×××流水号年度外来文件4.7文件受控号与文件发放号相同4.8文件的修订和修改4.9文件的修订：执行4.1.1、4.1.2规定4.10文件编制要求4.10.1每种文件格式统一，文件一律采用标准A4纸张。
页面上为1.8cm，下为1.8cm，左为2.5cm，右为1.8cm。
4.10.2文件全部用标准宋体字，字符间距为“标准”，行距为“固定值”“22磅”。
体系文件管理制度
体系文件管理制度
一、总体目标
本文件是指出新建立或修改的文件管理体系的宗旨，目的和职责，致
力于在一个规范化、正式化的环境下，有条不紊地管理公司文件。
二、定义
文件管理包括：文件的编制、审核、校对、使用、存储、保护和销毁
等工作，其目的是有效利用，保证文件的完整、有效、科学、安全、高效
管理。
三、文件管理体系
1.文件的编制
人力资源部将根据业务需求，严格按照政策和规定，制定文件编制规则，对所需文件进行编制，完善文件制作的各项细节。
2.文件的审核
文件审核人严格按照文件审核规则，审核每一个文件，包括文件格式、文字、内容等，确保文件完整、有效。
3.文件的校对
文件校对人将仔细核对文件内容，包括文字的排列顺序、内容和格式，确保文件的准确性和完整性，并及时发现错误，及时进行纠正。
4.文件的使用
所有文件都必须有明确的使用权限，并要求使用者严格遵守公司有关文件使用的规定，以确保文件的安全有效使用。
5.文件的存储
文件存储必须严格按照规定进行，设立文件管理制度，建立合理的文件存储系统，根据文件的价值，采取不同的存储方式，保证文件传输的迅速有效。
6.文件的保护。
公司体系文件的管理制度
第一章总则第一条为规范公司体系文件的管理，确保体系文件的完整、准确、有效，提高公司管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有体系文件，包括但不限于质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件等。
第三条公司体系文件的管理遵循以下原则：1. 全面性：体系文件应涵盖公司所有业务领域，确保全面覆盖；2. 实用性：体系文件应具有可操作性和实用性，便于员工理解和执行；3. 及时性：体系文件应保持最新状态，及时更新和完善；4. 保密性：体系文件应加强保密管理，防止泄露。
第二章体系文件的编制第四条体系文件的编制应遵循以下程序：1. 需求分析：各部门根据自身业务需求，提出体系文件编制计划；2. 编制小组：由相关部门负责人和具备相应专业知识的人员组成编制小组；3. 文件编制：编制小组根据需求分析，编制体系文件初稿；4. 审核修订：初稿完成后，经编制小组审核，提交相关部门负责人审核，并进行修订；5. 发布实施：经审核通过后，正式发布体系文件，并实施。
第三章体系文件的修订第五条体系文件修订应遵循以下程序：1. 发现问题：各部门在日常工作中发现体系文件存在缺陷或不符合要求时，应及时提出修订建议；2. 修订小组：由相关部门负责人和具备相应专业知识的人员组成修订小组；3. 文件修订：修订小组根据修订建议，对体系文件进行修订；4. 审核发布：修订完成后，经审核通过后，正式发布修订后的体系文件。
第四章体系文件的培训第六条公司应定期对员工进行体系文件培训，确保员工了解和掌握体系文件的要求。
第七条培训内容应包括：1. 体系文件概述；2. 体系文件的要求和标准；3. 体系文件的执行和改进。
第五章体系文件的保密管理第八条公司应加强体系文件的保密管理，防止泄露。
第九条体系文件的保密措施包括：1. 限制查阅：体系文件仅限于相关人员查阅；2. 严格保管：体系文件应妥善保管，防止丢失或损坏；3. 保密协议：与外部合作单位签订保密协议，确保体系文件安全。
体系文件编制准则及注意事项
体系文件编制准则及注意事项体系文件是组织中重要的管理工具，对于确保组织的运作顺利以及质量管理体系的有效实施起着至关重要的作用。
编写体系文件需要按照一定的准则和注意事项进行，以确保文件的准确性和可操作性。
下面是体系文件编制的一些准则和注意事项，供参考。
一、准则1.适用性：体系文件应根据实际情况编制，考虑到组织的规模、性质、业务范围等因素，确保文件的适用性和可操作性。
2.简洁明了：体系文件应言简意赅，尽量使用简洁明了的语言，避免出现冗长复杂的表述，以提高文件的可读性和理解性。
3.一致性：体系文件应与已有的体系文件相一致，确保文件之间的关联性和一致性，避免出现矛盾和混乱。
4.完整性：体系文件应包含完整的内容，覆盖相关的管理要求和实施细节，确保文件的完整性和完备性。
5.可测量性：体系文件应具备可测量性，即要求明确、可以衡量和验证，以确保文件的可操作性和有效性。
6.决策导向：体系文件应遵循决策导向的原则，即提供明确的指导和决策依据，帮助组织做出正确的决策。
7.格式规范：体系文件应按照统一的格式进行编制，包括文件编号、名称、版本号、生效日期等信息，以便于管理和更新。
二、注意事项1.遵循法律法规：在编写体系文件时，必须遵循相关的法律法规要求，确保文件的合法性和合规性。
2.参考标准：编写体系文件时，可以参考相关的标准、规范和最佳实践，以确保文件的标准化和规范化。
3.充分沟通：在编写体系文件之前，需要与各个部门和相关人员进行充分的沟通和协商，确保文件的准确性和共识性。
4.审查验证：完成体系文件的初稿后，应进行适当的审查和验证，包括内部审查和外部评审，以确保文件的可行性和有效性。
5.及时修订：体系文件应随着组织的变化和发展进行及时的修订和更新，确保文件的持续适用性和有效性。
6.培训意识：编写体系文件的工作人员应具备一定的培训意识和技能，以提高文件的质量和有效性。
7.管理检查：体系文件的管理应进行定期的检查和评估，检查其实施情况和效果，并及时调整和改进。
质量管理体系文件的编制
质量管理体系文件编写说明一、质量管理体系文件主要有五种类型：质量方针和目标、质量手册、程叙文件、工作文件和质量记录1、质量方针和质量目标质量方针是由公司的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向。
质量目标是指在质量方面所追求的目的。
质量方针应与组织的总方针相一致，并为制定质量目标提供框架，质量目标通常依据质量方针制定，质量方针和质量目标均应形成文件并颁布实施。
2、质量手册质量手册是阐明一个公司的质量方针，并描述其质量管理体系的纲领性文件。
质量手册必要覆盖标准要求，即对每一个条款都作出公司如何遵循的描述。
( 文中所有依据、引用标准都必须是国家标准GB/T13391-2000 ，而不是ISO9000 )3、程叙文件程叙文件是指把为完成某项质量活动而规定的顺序、内容和方法写成书面材料并正式颁布而形成的文件，是质量手册的支持性文件。
普通来说，质量手册对质量管理体系的描述是纲领性、原则性的，不涉及工作上的具体细节，而程叙文件则要细致得多，是直接针对某个部门的，是各部门质量活动的具体要求，不仅要说明应该做什么，还应提出怎样做，由谁做，如何控制和记录，产生什么报告或者文件等要求。
程叙文件的内容必须同质量手册的规定要求相一致，同时应简练、准确，具有很强的可操作性要求。
4、工作文件工作文件是针对个人或者岗位编制最具体的操作性文件，包括作业指导书、岗位责任书、检验指导书等，都是针对操作者或者岗位编制的。
( 1 )作业指导书：是操作工艺规程的细化，对各道工序各项作业为操作者提供最详细的指导。
(2)岗位责任书：是阐明各个岗位的目的要求，工作内容和范围，责任和权力，工作步骤与方法。
( 3 )检验指导书：是具体指导检验员如何抽样，如何判定产品的合格与不合格等。
5、质量记录质量记录是为已完成的活动或者达到的结果，提供客观证据的文件。
质量记录记载了质量管理体系运行过程，便于查找问题的出处及责任者，分析浮现问题的原则，为质量改进提供基础数据。
管理体系文件编号规则
4.1.3作业文件（代号：W）
4.1.4质量记录(代号:QR）
4.2质量体系文件编写的标识和结构
4.2.1质量手册
4。2。1.1标识
OY--QM—XX
顺序号（以数字表示）
质量手册代号
公司名称代号
4.2。1.2结构
1）封面
2）目录
3）修改控制
4）总经理声明
5）概述
6）手册简介
HBAL——PXXX
顺序号（以数字表示)
程序文件代号
公司名称代号
.2.2结构
a.封面
b.正文
1.目的
2.范围
3.定义
4.职责
5.工作程序
6.相关文件
7.使用记录
4.2.3作业文件
作业文件是指图纸、作业标准、作业指导书、工艺规程、检验规范、设备操作规程等。其结构格式原则上不求统一，但同一性质的作业文件结构上要一致。
4。2。3.2.12“⑿”处描述该文件要求的相关记录；
4。2。3.2.13“⒀";处为编制该份文件的人员签名，签名时需附上日期；
4.2。3。2.13“⒁"处为审核该份文件的人员签名,签名时需附上日期,审核人员在审核文件时不应只草草签字了事，应该对文件要求的合理性和文件结构进行严谨的审查；
4。2。3。2。13“⒂"处为文件批准人的签字,签名时需注明日期,文件批准人只需对文件结构作审查，详细内容可以不考虑.
1. 目的
为了正确地指导制定质量体系文件，使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理，确保质量体系的有效运行.
2.范围
本导则适用于本企业体系文件的编制。
3.职责
质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施。
质量管理体系文件的编制原则
质量管理体系文件的编制原则监理单位组织编制质量管理体系文件时应遵循以下原则：（1）符合性。
质量管理体系文件应符合监理单位的质量方针和目标，符合所选质量保证模式标准的要求。
这两个符合性，也是质量管理体系认证的基本要求。
（2）确定性。
在描述任何质量活动过程时，必须使其具有确定性。
即何时、何地、由谁、依据什么文件、怎么做以及应保留什么记录等必须加以明确规定，排除人为的随意性。
只有这样才能保证过程的一致性，才能保障产品质量的稳定性。
（3）相容性。
各种与质量管理体系有关的文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致不产生矛盾，而且要各自为实现总目标承担好相应的任务，从质量策划开始就应当考虑保持文件的相容性。
（4）可操作性。
质量管理体系文件必须符合监理单位的客观实际，具有可操作性，这是体系文件得以有效贯彻实施的重要前提。
因此，应该做到编写人员深入实际进行调查研究，使用人员及时反馈使用中存在的问题，力求尽快改进和完善，确保体系文件可以操作且行之有效。
（5）系统性。
质量管理体系应是一个由组织结构、程序、过程和资源构成的有机的整体。
而在体系文件编写的过程中，由于要素及部门人员的分工不同，侧重点不同及其局限性，保持全局的系统性较为困难。
因此，监理单位应该站在系统高度，着重搞清每个程序在体系中的作用，其输入、输出与其他程序之间的界面和接口，并施以有效的反馈控制。
此外，体系文件之间的支撑关系必须清晰，质量管理体系程序要支撑质量手册，即对质量手册提出的各种管理要求都有交代、有控制的安排。
作业文件也应如此支撑质量管理体系程序。
（6）独立性。
在关于质量管理体系评价方面，应贯彻独立性原则，使体系评价人员独立于被评价的活动（即只能评价与自己无责任和利益关联的活动只有这样，才能保证评价的客观性、真实性和公正性。
同理，监理单位在设计验证、确认、质量审核、检验等活动中贯彻独立性原则也是必要的。
管理体系文件编制规定
1目的为了建立、完善****有限公司项目（以下简称***项目）管理体系，确定其管理体系文件（简称文件）编写的方法、要求，形成统一的***项目文件编制基本格式（模板），特制定本规定。
2适用范围本规定要求的文件编制基本格式和编号适用于***项目管理体系文件及技术标准，管理体系运行需发生的执行（作业）文件/记录的应用格式可在各部门编制的管理体系文件中统一进行设计、确定。
注：**集团或***有限公司确定的文件/记录格式，应按其要求执行。
3文件基本构成格式3.1文件幅面文件的幅面采用竖向A4规格（宽度21cm、高度29.7cm），文字限定在上边距2.5cm、左边距3cm、右边距2.5cm、下边距2.5cm区间范围（版式为：页眉1.5cm、页脚1.5cm），应用表格、图示可采用竖向A4及横向A4或A3规格的任一形式。
3.2文件封面文件封面基本由***有限公司全称、文件编号、命题、密级、版号、批准/执行日期、发表范围、编制部门、形成文件效力的签署等多项内容组成。
参见附图“管理体系文件封面格式”（P03-01-T1）。
注：文件密级标识选择采用符号“■”表示。
管理体系文件的发表批准权限及密级确定准则见《文件与记录控制程序》（CCSC-P03-02）。
3.3文件会签页管理体系文件涉及多部门执行和应用时,编制部门在文件报批前，可根据影响程度、范围因素征求相关部门意见，意见一致后由相关部门在文件会签表中签署。
参见附图“管理体系文件会签页格式”（P03-01-T2）。
3.4文件目录页管理体系文件应设置单独的目录页。
目录通常只表达章的标题及所在页码，标题与页码之间用符号“……”连接，并采用自动编辑功能。
参见附图“管理体系文件目录页格式”（P03-01-T3）。
3.5文件正文页文件正文页内容由标有文件编号、命题及页码（采用自动编辑功能）的页眉及文字表达内容组成。
参见附图“管理体系文件正文页格式”（P03-01-T4）。
4文件编制要求4.1文件命题文件命题应明确、简洁、清晰地反映管理工作、活动或技术事项的主题。
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5.3.5.3段是章或条的细分。段不编号。尽量不出现“悬置段”。
5.3.5.4附录的章条编号前应加上附录编号中表明顺序的字母，字母后跟下脚点。如，附录A中的章用“A.1”、“A.2”等表示。
5.2.6范围（主题内容和适用范围或目的和适用范围）
范围为必备要素。“范围”或“适用范围”应明确表示文件的对象和所涉及的各个方面，由此指明文件的适用范围。必要时，可指出文件不适用范围。范围的文字简洁，不应包含要求。
“主题内容”应指明文件的主要内容。
“目的”应说明编制文件要达到的目的。
5.2.7规范性引用文件
修改码XXXXXXXXXX
（文件标题） 版本号X
1范围
2规范性引用文件
3术语、定义
4职责
5管理内容和要求
页 码11/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录E
（规范性附录）
文件中的字体字号
序号
页别
位置
文字内容
字体字号
01
封面
昆钢质量管理体系文件
四号黑体
02
封面
版本号、文件编号
四号宋体
03
封面
文件标题
修改码0编写规定版本号
加宽，倍数不限。
5.4.1附录A应另起页。各个附录通常另起一页，如果有多个较短的附录，可以接排。附录编号和标题各占一行。
5.4.2正文的格式见附录D。修改码采用从0开始的阿拉伯数字顺序编起。“0”表示本版本尚未修改，其他数字表示本版本文件本页码被修改的次数。
5.4.3章条编号顶格起排，编号与标题或文字之间空1字的间隙。章的标题占两行。条的文字回行时顶格排。示例见附录C。
5.2.1.9封面的示例见附录A。
5.2.2目次
目次为可选要素。如果需要，可设置目次。目次所列的内容和顺序为：
――前言；
――章；
――带有标题的条；“术语和定义”一章中的条不在目次中列出。
――附录。
――目次的标注形式：左边为目次内容，右边为页码，内容与页码间用“………”相连。
5.2.3前言
前言为可选要素。前言表述本文件的主要内容。说明与前一版本相比的重大变化。说明本文件与其它文件的关系。说明历次版本的修改发布情况。前言不应包含要求、图和表。
5.2.2.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.2.2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.2.2.2.1XXXXXXXXXXXXXXXX。
5.2.2.2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
规范性引用文件为必备要素。应列出文件中引用文件的目录。引用文件可以注日期引用，也可以不注日期引用。
――如果引用文件其中特定的要素，则应注明日期引用，应给出文件的发布年号和准确名称。
――不注日期引用应视为包括所引文件的所有修改单和修订版。
引用文件不引用非公开性及在文件编写过程中参考过的标准和文件。上层文件不应引用下层文件。
标识标准、介绍其内容、背景、制定情况以及该文件与其他文件的关系的要素，即标准的封面、目次、前言和引言等。
3.2规范性要素
要声明符合文件规定而应遵守的条款要素。
3.3必备要素
在文件中必须存在的要素。
3.4补充要素
提供附加信息，以帮助理解或使用文件的要素，即文件的资料性附录、参考文献和索引等。
3.5可选要素
页 码2/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
前言
本规定主要规定了文件的基本结构，编写要求和印制要求。给出了有关表述的一些样式，提供了文件发布的格式和字体字号。
本规定代替了《质量体系文件编写规定》，扩展了适用范围，改变了文件封面和各页面的要求。增加了职责的要求。增加了文件的编排格式和印制要求。
5.2.12修订状况记录表
修订状况记录表为必备要素，用于记录文件修订历史。
――修订状况记录表格式见附录B。
页 码5/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
――修订状况记录表中，页码栏记录被修改条款所在的页码；修改记录被修改的条款编号；审核、批准栏若以撤换修改页的形式进行的最近一次修改，由审核、批准人签名，以往的修改审核批准人的姓名采用打印形式。当采用修改单形式对文件修改时，修改状况由文件持有单位标注。
附录C
（规范性附录）
条文编排及层次编号示例
1目的和范围
2规范性引用文件
3术语、定义
4职责
5管理内容和要求
5.1XXXX（小标题）
5.1.1XXXX
5.1.2XXXX
5.2XXXX（小标题）
5.2.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.2.2XXXXXXXXXXXXXX。
补充要素 资料性附录
5.2文件各部分的内容要求
5.2.1封面的构成及要求
5.2.1.1每个文件均应有封面。封面由单位名称、文件类别、文件标题、文件编号、版本号，文件编写人、审核和批准人，审核和实施日期、发放号、受控标识等组成。
5.2.1.2单位名称：质量手册、程序文件、集团公司级作业文件，使用“钢铁集团有限责任公司”。二级单位的作业文件使用“XXXXX(本单位全称)”，如“第四轧钢厂”等。
5.2.8术语、定义
术语、定义为必备要素。应给出为理解文件中某些术语所必需的定义。应包含行业用语、符号和缩略语。
5.2.9职责
职责为必备要素。应明确文件所描述的事项的负责和配合单位，明确职责、权限和工作接口。
5.2.10管理内容和要求
“管理内容和要求”为必备要素，是文件的主体部分。详细规定该事项所涉及的全部内容和应达到的要求，以及采取的措施和方法。
5.2.2.3XXXXXXXXXXXXXXX。
5.3XXXXX
5.4XXXXXXXX
5.4.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
5.4.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
页 码10/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录D
（规范性附录）
正文格式
页码X/X文件编号XXXXXXXX
5.2.11附录
附录分为规范性附录和资料性附录。
――规范性附录为可选要素。为文件不可分割的部分。
――资料性附录为可选要素，是给出的附加信息。
――附录应按条文中提及的先后次序编排附录的顺序。每个附录应有一个编
号。附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写英文字母组成。字母从“A”开始。附录编号下方应标明附录的性质，即：规范性附录或资料性附录，再下方是附录标题。
本规定代替文件《质量体系文件编写规定》于年月日发布第1版。
页 码3/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
1目的和适用范围
为统一规范质量管理体系文件编制工作，特制定本规定。
本规定适用于质量管理体系管理性文件的编写、印制。其他文件的编写亦可参考本规定有关内容。
2规范性引用文件
3术语
3.1概述性要素
5.2.4引言
引言为可选要素。需要时，用来说明编制文件的目的或依据。
页 码4/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
5.2.5标题
标题为必备要素。由管理对象和业务特性两部分组成。标题应力求简练，准确表示出文件的主题。
注：若文件为文件修改单，标题则为“关于《XXXXXX（原文件标题）》的修改单第X号”，其中，第X号表示该文件的修改次数。
一号黑体
04
封面
审核日期、实施日期
四号宋体
05
封面
编写、审核、批准
四号宋体
06
正文各页
文件标题
四号黑体
07
各页
版本号、文件编号
五号黑体
08
各页
文件条文
五号宋体
09
各页
文件章、条的编号用标题
五号黑体
10
附录
附录编号、标题
五号黑体
11
附录
内容
五号宋体
12
附录
章、条的编号用标题
五号黑体
程序（作业）文件 版本号X
页码x/x
XXXXXXXX（文件标题）
受控标识：
编写 批准日期
审核 实施日期
批准 发放编号
页 码8/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
附录B
（规范性附录）
修订状况记录表格式
版本号
页码
修改码
修改条款
审核
批准
批准日期
实施日期
页 码9/管理体系文件文件编号
修改码0编写规定版本号
5.3.1.4为清晰起见，数和数值相乘时，应使用“×”，而不使用圆点。
5.3.1.5文件中使用的组织机构名称应为全称。若使用简称，则在第一次使用简称时，应在简称后给出全称，并加上圆括号。
5.3.2表格
文件如果使用表格更有利于理解，则可以使用表格。表格应有名称和编号，表的编号由“表”和从1开始的阿拉伯数字组成。表的编号与文件的章条号无关。
在文件中不是必须存在的要素。其存在与否视文件的具体需求而定。
3.6要求
表达应遵守的准则的条款。
3.7条款
规范性文件内容的表述方式，一般采取陈述、指示、推荐或要求等形式。
4职责
4.1集团公司办公室是文件编制的归口管理部门。负责制定文件编制的规定，并组织实施，对文件编制的规范性进行检查和指导。
4.2文件编制单位对文件编制的规范性负责。
5.3.5.4章条划分的示例见附录C。