公文写作中常见文种的混用及辨析方法

公文写作中常见文种的混用及辨析方法作者：彭艳来源：《青年文学家》2011年第23期摘要：本文对公文写作中几种常见的文种进行了辨析，通过举例论证的方法进行了详细的阐述，以此来有效避免文种之间的混用现象发生，达到正确使用各类公文文种的目的。

关键词：公文；文种；使用；辨析[中图分类号]：H315[文献标识码]：A[文章编号]：1002-2139(2011)-23-0232-02公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、社会团体在处理各类公务活动时所使用的具有固定格式和法定效力的特定文书。

《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日发布）规定国家行政机关的公文“是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。

区分公文的种类，有利于正确认识和选择文种，以免错用和滥用；有利于提高公文写作的质量和规范化水平；有利于提高公文运转和公文处理的效率；还有利于公文的立卷归档和科学管理。

因此，要明确辨析行文目的、行文关系、行文范围和行文内容等方面的差异，才能准确把握这些较为复杂的文种。

一、报告与请示的混用“报告”与“请示”是许多文秘人员常错用的两种文体，该用“请示”的却用了“报告”或者使用“请示报告”这么一个不存在的文种情况现象十分突出。

例1、××市××区人民政府关于设立××市台商高新工业区的请示报告××市人民政府：近年来，我区积极利用区位优势，不断改善投资环境，努力提高服务水平，外向型经济发展迅速，形成了以市级××工业园区为龙头的工业发展布局……要求在我区设立××市台商高新工业区。

特请示报告如下：1、………2、………3、………以上报告当否，请批示。

二OO二年八月二十四日例2、关于给予解决救灾款的报告东政字（2001）06号××县人民政府：我乡地处本县边远山区，又有少数民族居住，是老、少、边穷乡。

2000年遭受特大洪灾，经济损失严重；今年又遭百年干旱，水稻种植面积原计划五千六百亩，实际只种二百八十五亩，其中严重受害面积有一千多亩。

所种烤烟、红薯一律未能收获。

因干旱造成的直接经济损失达五十多万元。

为此，特向县人民政府请求拨给救灾款二十万元。

以上报告，请批准东山乡人民政府二OO一年十月十日这两篇例文最主要的错误在于把报告与请示并用、误用。

从内容上来看，例文1、2都是要求解决问题的，需要上级答复或批准的，文种都应该为“请示”。

例文1却把请示与报告这两种文种混为一谈，错误的并列使用，标题中应删去“报告”二字；例文2是误用了文种，标题应换成《关于拨发救灾款的请示》。

请示和报告有所不同。

请示适用于向上级机关請求指示、批准。

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时使用文种。

党的机关行文时，报告还用于向上级提出建议。

在以下几种情况下，要使用请示而不要用报告：属于上级机关明确规定必须请示批准才能办理的情况下；对现行方针政策、法律法规不甚了解，有待上级明确答复才能办理的情况下；工作出现了新情况、新问题，而又无章可循，或有了处理办法，但不知是否可行，有待上级明确才能办理的情况下；因情况特殊，难以执行现行规定，有待上级重新明确才能办理的情况下；因本机关意见分歧，无法统一，难以开展工作，有待上级裁决的情况下；事情重大，但心中无底，需要上级同意的情况下。

二、通告与通知的混用通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。

通告作为国家行政机关使用的一种重要公文，一般有四个方面的特点：一是从制发单位来看，它的使用者主要是行政管理部门，国有企事业单位在其内部也可以使用通告周知有关事项及应遵守的事宜。

二是从受文对象来看，他主要面对的是一定范围内的单位和群众。

三是从内容上来看，通告既可宣布大家应该遵守的事项，也可向人们告知需要知道的事项。

四是从作用上来看，它既对人们的行为具有法定约束行为，也具有传达与告知作用。

通知属于知照性公文，它是转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文文种。

例1、中国证券监督管理委员会国家经济贸易管理委员会关于申请境外期货业务有关问题的通知证监期货字〔1999〕14号例2、天津市人民政府关于颁布《天津市关于重大安全事故行政责任追究的规定》的通告津政发[2001]60号各区、县人民政府，各委、局，各直属单位：现将《天津市关于重大安全事故行政责任追究的规定》予以发布，望遵照执行。

二OO一年八月十三日例1是1999年10月巧日联合发文，该文件是对不特定人的告知，不应该使用“通知”，而应该使用“通告”。

例2是政府行政机关发布相关法规和规章的公文，属于发布性通知，因此应该将“通告”改为“通知”。

“通知”和“通告”的混用源于两者都具有知照性。

但是在知照性这一点上两者有着明确的分工。

“通告”的公布性表明“通告”是对不特定人的告知，而“通知”的传达性表明“通知”是对特定人的告知。

反映在公文行款上，“通告”由于是对不特定人的告知，因而无主送项目，而“通知”是对特定人的告知，必须标明主送机关。

三、公报与公告的混用公报是党的机关公文中的主要文种之一，适用于公开发布重要决定或者事件。

人大、行政、军事机关的主要公文文种中，虽然没有公报，但在公布一些重大事件以及外事活动情况时，实际上也使用公报，如统计公报、新闻公报等。

而公告是向国内外宣布重要事项或法定事项时使用的文种。

例1、中国共产党第十六届中央委员会第六次全体会议公告（2006年10月11日中国共产党第十六届中央委员会第六次全体会议通过）例2、国家测绘局关于启用珠穆朗玛峰高程新数据的公报根据《中华人民共和国测绘法》，经国务院批准并授权，国家测绘局公布珠穆朗玛峰高程新数据，即日起在行政管理、新闻传播、对外交流、公开出版的地图、教材及社会公众活动中使用。

珠穆朗玛峰顶岩石面海拔高程8848.43米。

参数：珠穆朗玛峰顶岩石面高程测量精度±0.21米，峰顶冰雪深度3.50米。

原1975年公布的珠穆朗玛峰高程新数据停止使用。

特此公告国家测绘局二OO五年十月九日例1属于党的机关公开发布的重要决定，属于会议公报，因此，应该将公告改为公报。

例2属于向国内外宣布重要事项，属于公告文种，因此，应该将公报改为公告。

公告与公报具有相同之处也有不同之处。

公告与公报的相同之处在于，公告也具有告知对象的广泛性，制发机关的级别高，宣布的事项比较重大；但是公告与公报的不同点主要是：公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要，而公报一般是比较详细具体地报道某一重要会议或者重要事项的内容。

另外也可以单独从公报的特点来区分两种的不同。

公报具有以下特点：一是受文对象的广泛性。

二是内容的庄重性。

三是强烈的新闻性。

四是制发机关的特定性，它的使用者都是党和国家的高级机关，一般机关不用公报发布情况。

四、函和请示、批复的混用函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。

请示主要适用于向上级机关请求请示、批准。

批复是上级机关答复下级请示事项时使用的一种公文。

它的内容除了直接回答所请示的事项以外，无需涉及其他问题。

作为答复性的下行公文，它具有以下特点：一是专一性。

它是专门针对下级机关“请示”这一文种使用的，回答的问题是请示中的具体事项。

先有请示，才有批复，又属被动行文。

二是指示性。

批复要对下级机关提出的具体问题进行答复，往往要求下级机关将执行情况上报，以便检查了解。

因而，从行文效能上看，批复具有指示性。

三是政策性。

批复的本身往往体现了上级机关在这一问题上的政策精神。

在现实中不重视“函”，不能正确使用“函”的现象仍然存在，“函”的功能往往被“请示”和“批复”等文种所代替，以致造成文种错用。

1、“函”具有“答复问题”的功能，但不能代替“批复”例1、国务院关于同意云南省撤销保山地区设立地级保山市的函云南省人民政府：你省《关于撤销保山地区设立地级保山市的示》（云政发[2000]141号）及有关补充请示收悉。

现批复如下：一、...................二、...................三、...................保山市的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置，所需人员编制和经费由你省自行解决。

国务院例1中根据行文内容来看，属于对下级机关请示的答复，應该使用批复。

所以，将“函”改为“批复”。

依据《办法》之规定，“批复”适用于“答复下级机关的请示事项”，这里明确指出了“批复”是答复请示事项的，但现实使用中往往出现用“函(复函)”代替“批复”答复问题的情况。

对这种“函”的答复可用“复函”也可以用“批复”，这些提法是不科学的。

为了维护公文的严肃性，答复下级机关的请示问题只能用“批复”，而不能使用函复。

所以，公文的实际运作，公文的研究和教学，都必须以《办法》为依据。

2.“函”具有向有关主管部门(无隶属关系)“请求批准”的功效，不应被“请示”所混用例2、广州××局销售公司恳求批准函××局销办函 [1996] 5号广州××局：我销售公司从去年十月成立以来，国内商务运动日益增多，经常有许多文件、合同、契约、材料需要复印，为便于工作，我们拟购置一台复印机，请给予批准。

可否，请批复。

广州××局销售公司（盖章）一九九六年一月十日例2中采用的是一种函的文种，在这里就不适合采用请示。

这是因为函是“不相隶属机关”之间的请求批准的一种公文文种。

这里的“不相隶属机关”，除了机关之间不属于同一组织系统，没有管辖与被管辖的隶属关系外，还包括同级机关，即同一组织系统的同层级的机关。

因此，这里的“不相隶属机关”排除了使用“请示”的隶属上级机关。

换一角度说，主送机关为上级机关时，用“请示”而不能用“函”。

主送机关为“不相隶属机关”时，用“函”而不能用“请示”。

在这里，我们只谈了几种比较易混的常用公文文种的辨析，其实在日常的行政工作中，我们还会遇到其他几种公文的使用。

这就要求我们一定要按文件规定行文，在行文前要考虑好行文目的、行文内容、行文对象等因素，行文后要仔细审核，确保文种的正确使用。

参考文献：[1]房庆、李志祥、沙增斌，国家行政机关公文格式国家标准应用指南[M]，北京：中国标准出版社，2000。

[2]包锦阳，八组容易混淆的行政公文文种辨析[J]，档案学通讯，2009(3)：36-39。

[3]宋球勋，机关公文文种辨析(上) [J]，徐州教育学院学报，2001(4)：112-114。

[4]魏文涛，几种容易错用的公文文种的辨析[J]，龙岩学院学报，2005(23)：75-76。