工程总承包项目采购管理

工程总承包项目采购管理

总承包项目采购管理是项目执过程中的重要工作，它能否经济有效地进行，不仅影响着项目成本，而且也关系着项目的预期效益能否充分发挥。采购工作应遵循公平、公开、公正的原则，选定供货商。保证按总承包项目的质量、数量和时间要求，以合理的价格和可靠的供货来源，获得所需的设备材料及有关服务。

1工程总承包项目采购部的岗位设置与职责范围

1．1采购部的岗位设置

项目采购部的岗位设置如下图所示。

1．2采购部的岗位职责范围

(1)采购部经理

项目采购经理在项目总经理领导下，负责组织管理总承包项目的采购业务，包括采买、催交、检验、运输、交接等工作。全面完成采购工作的进度、费用、质量和安全、环保目标。总承包商与供应商之间的日常工作联系，由采购部经理归口管理。采购部经理的主要职责和任务如下：

>协调与业主、监理、工程部、设计部和施工部等的关系。

>编制项目采购计划，明确项目采购工作的范围、分工、采购原则、程序和方法，采购特殊问题。

>根据项目总进度计划，组织编制采购进度计划，并根据采购预算，编制采购用款计划。 >协助设计部编制材料规格书，审查由设计部提供的请购文件。

>组织编制设备、材料询价商务文件，并与设计部提供的询价技术文件组成完整的询价文件。

>选择合格的供应商，按总承包合同规定提交业主认可，向供应商发出询价，并组织对供应商报价的评审，推荐中标供应商。

>组织项目采购成员完成对供应商的催货、材料检验、驻厂监造、运输和交接等工作。 >负责处理设备在安装和试运行过程中发现的质量和缺损件等属于采购业务范围内的有关问题，以及联络供应商的售后服务工作。

>负责现场采购，组织好采购的现场服务工作。

>组织对项目有关采购文件、资料的整理归档，组织编写项目采购完工报告。

(2)采买工程师

>采买工程师在采购部经理领导下，具体负责从接受请购文件到签发采买订单(即签订采购合同)这一过程的工作。

>根据设计部提供的请购文件，提交拟选供应商，经采购部经理审查，项目总经理批准，并取得业主的认可。

>进行供应商资格评审。

>编制询价文件中的商务部分，并与询价技术文件整合成完整的询价文件，向供应商询价。

>接受报价文件，协助采购部经理组织对报价的评审。根据报价评审与报价比选结果，整理定标书面材料，送采购部经理审查，报项目总经理批准。

>编制采买订单(即设备、材料采购的合同文件)，经采购部经理审查，项目总经理批准后签发。

>组织合格供应商协调会，确定最终的中标供应商，经采购部经理审查，报项目总经理批准后发出中标函，通知中标供应商。

>负责管理采买工作的文件、资料，总承包项目结束时整理、归档。

(3)催交工程师

>催交工程师在采购部经理领导下，负责从发出采买订单后至货物运抵现场之间向供应商催交与联络的工作，保证交货进度。

>根据采购合同文件，明确供应商与总承包商的责任分工，制订催交计划，尽早与供应商取得联系，及时发现有关问题。必要时召开供应商开工准备会，讨论采购合同的实施方案，包括设计进度、制造进度、检验日程等。

>在设备设计阶段，了解设计进展情况，及时发现问题，研究解决办法，催促供应商提交有关图纸、资料和数据，督促设计部按时确认并返回给供应商。

>在设备制造阶段，随时了解制造进展情况，发现有影响供货进度的问题，及时向供应商提出，并向采购部经理报告。

>保证按期将货物运抵现场，督促检查供应商对运输的准备工作。

>负责管理催交工作的文件、资料，总承包项目结束时整理、归档。

(4)检验工程师

>检验工程师在采购部经理领导下，负责组织检验设备、材料，保证设备、材料的质量。 >根据采购合同文件中对检验的要求，制定检验计划。

>在设备制造开始前，组织召开协调会议，与供应商明确对材料的检验要求、检验内容、方式、时间以及各自的责任等事项。

>在设备制造过程中，根据需要和总承包合同要求，组织检验人员(采购部指派的或委托的专业机构或人员)进驻制造现场进行监造。

>对于采购合同规定有业主参加检验的设备，负责与供应商联系，安排业主检验有关事宜。

>设备制造完毕后，根据采购合同文件中规定的技术规格和要求，组织检验人员对所采购的设备、材料进行出厂检验或测试，并写出检验报告。

>参加设备运抵现场之后的开箱检验，发现与质量有关的问题，负责协调解决。

>在施工、安装、试运、投产期间，以及质量保修期内，发现设备缺陷，负责协调解决缺陷修补有关问题。

>负责管理检验工作的文件、资料，总承包项目结束时整理、归档。

(5)运输工程师

>运输工程师在采购部经理领导下负责以合理的最低费用，按期将货物安全运抵施工现

场。

>根据项目具体情况，制定运输计划及运输方案。

>准备有关检查和督办的货运文件。

>检查货物的包装防护情况，提出对包装防护的要求，防止货物在运输和贮存过程中的损坏、变质、丢失等情况发生。

>估计运输所需时间(包括：货运、装卸、商检等所需的时间)。制定合乎实际的货运时间表，组织货物的运输，保证按期将货物安全运抵施工现场。

>负责管理运输工作的文件、资料，总承包项目结束时整理、归档。

2工程总承包项目采购管理程序

2．1采购的基本程序

采购工作的基本程序如下：

>编制采购计划；

>确定合格供应商；

>采购申请；

>询价及报价评审；

>召开供应商协调会及签订采购合同；

>催交、检验、运输；

>物资交接及收尾服务。

2．2采购计划

项目采购计划是保证工程建设在合理工期内完成的重要工作。采购部经理负责组织编制项目设备材料采购计划，经项目总经理批准后实施。

(1)编制依据

编制项目采购计划的依据是：

>项目总承包合同；

>工程总承包企业有关采购管理的程序和制度；

>项目总进度计划；

>项目设计进度；

>设备制造周期(即实际制造周期加上材料运输时间)；

>采购部的人力负荷以及供应商接受任务的能力。

(2)编制内容

项目采购计划包括以下内容：

>项目采购计划编制依据；

>总承包项目概况；

>项目采购原则；

>项目采购任务的范围和内容；

>采购进度的主要控制目标和要求，长周期设备和特殊材料采购的计划安排；

>采购费用控制的主要目标、要求和措施；

>采购质量和环保、安全控制的主要目标、要求和措施。

2．3采买

采买是指采购部从接到请购文件起到发出采买订单止的过程，包含的工作如下：

(1)确定合格供应商

采购部应从业主批准的供应商名录中选择供应商，并检查其市场准入证；未包含在供应商目录中的供应商，需提交一份技术商务支持文件，经项目经理审查，提交给监理并经由业主批准。