XX集团总部财务审批及报销制度

XX 集团总部财务审批及报销制度XX 集团总部财务审批及报销制度 第一章 总则 第一条为规范集团总部费用开支和报销、 个人借款和预付款的管理和控制，明确各款项财务结算审批流程及管理责任，制订本制度。

第二条 第二章 第三条本制度所指的费用专指集团总部各部门五项费用和专项费用，其中五项费用包括业务应酬 费、差旅费、办公费、邮政电话费和汽车使用费。

（一） 业务应酬费指各部门因业务需要而进行公关、接待所开支的必要费用， 其内容包括招待用餐、 赠送礼品和娱乐活动开支等，不包括须经集团行政管理部汇总平衡后报集团董事局主席审批的重要节 日（中秋节、春节等）专项业务费用。

对外赠送礼品如为 XX 集团产品，应优先在集团内部单位采购，并以转帐方式结算。

除集团统一组织活动外，禁止职能部门之间互相请客、送礼。

定参见附件一。

（二） 差旅费指各部门日常业务中需要出差所发生的长途交通费、住宿费、伙食费定额补助、市内交通定额补助以及出国人员出差定额补助等。

按出差地点分为国内出差和境外出差。

1国内出差（1） 普通职员原则上乘坐飞机须经部门负责人事先批准， 经理级（含）以上人员出差可乘坐飞机。

（2） 差旅费用实行规定标准报销制。

长途交通费（包括往返机场与 出差地或公司总部的汽 车费）实报实销；住宿费在标准内凭住宿发票报销，超支自理；伙食费和市内交通实行定额 补助办法，按实际出差天数计算核发补助， 不用贴票报销。

国内差旅费开支标准具体规定参见附件二。

（3） 经部门负责人批准，员工参加国内各种会议，如会议提供食宿费用的，员工凭会议通 知及收费票据报销有关费用，不再报销食宿费用。

（4） 集团派出接受培训人员的费用报销及补助标准根据举办单位通知和培训合约确定。

（5） 员工出差期间发生的业务应酬费应另行张贴费用报销单，并与差旅费同时报销，过期 不予报销。

（6 ）新招聘的外地专业人员（非应届毕业生）报到时的单程路费（火车软卧按 60%、飞机票按30%，集团人力资源部批准的特聘人员除外）及行李托运费予以报销，从用人部门年 度费用预算内列支，其他费用不予报销。

应届毕业生报到时的费用报销按人力资源管理办法 执行。

（7）对长期驻外人员实行按月定额补助的办法，补助在每月工资中发放，具体补助标准参 见附件二。

享受长期驻外补助人员名单由所在部门提出，集团人力资源部确认。

长期驻外人员除享受定额补贴外，另按 X 集字[2005]011号《外派常驻人员管理暂行办法》享受相关福本制度主要适用于 XX 集团总部。

费用报销管理办法费用类别和开支标准业务应酬费开支标准具体规否则按乘机费用总额的 60%报销。

利待遇。

长期驻外人员是指行政关系隶属于集团总部， 由集团总部派驻外省工作 （有相对固定的工作场所），家属不在工作地，并在工作地有固定住所的人员。

2、境外出差员工境外出差差旅费标准按出差地分为四类。

以下三种情况除外：（1） 受境外客商邀请出国，已由邀请方承担（支付）费用的，不适用上述标准。

（2） 属于由国家、省、市外事外贸部门组团赴国外参观和贸易洽谈，按代表团统一规定的 费用标准执行，不适用于上述标准。

（3） 公司派往境外学习和培训并统一安排住宿的人员，统一每天给予 补助。

（4 ）受组织单位邀请，公司派往境外参加属于旅游性质的观光考察人员，不享受出差定额 补助。

（三） 办公费包括各部门日常办公所必需的办公文具、用品（如电话机）的购置费用，报刊杂志、专业书 籍、资料订阅费用，以及领用办公设备配件（含维修费） 、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）的费用等。

不包括在会计核算上归属 固定资产”、待摊费用”范围的办公设备、办公家具、办公场地装修等费用。

1、 办公用品的采购由集团后勤服务室统一组织招标， 由各部门指定专人购买和管理，按月与供应商结算。

2、 办公文具开支标准。

办公文具指办公用的计算器、电池、笔（芯）、墨水、印油、订书机、起钉器、打孔器、笔座、订书针、回形针、文件袋、便笺、信封等，按每年度人均 180元标准预算，各部门在年度预算总额内控制开支。

（四） 邮政电话费包括各部门日常业务运作需要所发生的电话通话费、 网上网费、服务器维护费和数据线路租金。

（五） 汽车使用费汽车使用费是专指部门日常业务需要，租用汽车、搭乘的士所支付的费用， 开支标准参照集团相关汽车租用管理制度执行。

各部门高层人员的私车费用定额补助不列入汽车使用费核 算，按《福利管理制度》中有关规定列入福利费开支，每年两次（ 6月和12月），统一由集团人力资源部提出开支申请。

（六） 专项费用专项费用是指各部门承办业务需要而开支的、 具有专门用途的费用。

专项费用按年度预算项 目和标准实行单项控制，并采用开支前事先申报制度，未纳入年度预算范围内的专项费用， 开支前必须按照预算外专项费用进行专项申请。

禁止部门挪用专项费用预算额度报销部门五项费用。

第四条 费用审批报销程序（一） 出差事前申请制度 经理级（含）以下人员出差，当日不能往返地区出差实行事前申请制度，申请时填写 审批表”审批人为部门负责人，集团管委会成员海外出差需集团董事局主席批准。

出差审 批人对出差人的出差必要性进行审核， 并根据出差人具体出差地点、 出差时间和差旅费开支标准审核出差费用预算，集团财务管理部审核出差预算标准是否符合规定的差旅费开支标 准。

出国人员差旅费开支标准具体参见附件三，但200港币的出差定额每年确定供应商，定期公布采购价格， 电话初装费和文件邮寄费。

不包括互联 出差出差人因特殊原因未能事前书面申请的，应于回公司后三天内补办书面出差审批手续。

没有经过批准的出差审批表”，集团财务管理部不予办理借款和报销。

出差审批表”格式见附件四。

（二）费用审批、报销流程1、预算内标准内费用审批、报销流程报销人申请7职能经理审核7部门负责人审批7财务管理部稽核7报销2、预算内超标准的费用审批、报销流程报销人申请7职能经理审核7部门负责人审核7财务管理部审批7报销3、预算内的专项费用开支前必须先办理申报手续，专项费用开支预算申报（请）表格式参照附件五，视开支金额具体规定如下：（1）单项5万元（含）以内专项费用开支预算部门申请7部门负责人审批7财务管理部备案（注：开支前如不办理备案手续，财务不予办理报销）（2）单项5万元以上30万元（含）以下专项费用开支预算部门申请7财务管理部审批（财务管理部专项费用由集团董事局主席或其授权人审批）（3）单项30万元以上专项费用开支预算部门申请7财务管理部审核7集团董事局主席审批4、超预算和预算外专项费用支出必须先办理预算申请并获批准后才能开支和报销，申请表格式参见附件五。

预算申请流程为：（1）单项20万元（含）以内部门申请7财务管理部审批（财务管理部费用由集团董事局主席或其授权人审批）（2）20万元以上部门申请7财务管理部审核7集团董事局主席审批5、上述第3、4点费用预算经批准后开支报销流程按第1、2点执行。

第五条报账时间的规定报销人应于费用支出或出差返回后及时报账，最长期限不得超过七个工作日。

预付款核销按有关协议、合同规定执行。

每迟报一天按报账金额的1%扣罚，超过2个月的单据报销财务应不予受理。

第六条单据报账责任界定（一）报账人的责任和注意事项1、报账人对所报帐项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责。

2、按要求粘贴和填写报帐票证，单据必须齐全，否则财务管理部有责任拒绝办理并退回。

（二）职能经理的责任1、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准，报销金额是否控制在开支标准和预算之内。

2、对报账的内容真实性、完整性，各项附件合法性、完整性负责。

3、职能经理的报账由部门负责人审核，部门负责人相应承担上述1、2点责任。

（三）部门负责人的责任部门负责人对报账项目的真实性、必要性负责，并对部门费用支出是否控制在预算范围负责。

（四）财务管理部审核人员的责任1、负责审查单据的合法性、填报准确性、及时性，核对报账内容和开支标准是否符合集团有关规定。

2、审查报账项目审批手续的完整性。

第七条取得票据与张贴要求（一）票据1、 费用报销的票据指报销的原始凭证，包括外来凭证和自制凭证。

外来凭证主要指取得的 业务单位发票、收据、结算单及合同、协议等原始凭证；自制凭证是指费用报销单、差旅费 报销单、出差审批表、专项费用开支预算申报（请）表等凭证。

2、 费用报销的票据是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据。

票据必须真实、合法、 完整。

（1） 费用支出必须取得真实的原始凭证， 即费用支出必须与经济业务发生相符， 严禁伪造、变造凭证；（2） 费用支出取得的原始凭证，必须合规合法，必须是国家财税部门认可的发票或收据， 费用支出收取票据时应仔细辨认真假，发现假票据应拒付或要求退款； （3） 费用支出取得的原始凭证，其内容必须完整，票据内容（如 发生日期、摘要、数量、 单价、收款单位、经办人等）应按要求如实填写完整，有收款 （开票）单位盖章，大小写金额必须一致；（4 ）经办人不得授权或示意开票方（收款方）出具与实际支出金额不符的票据，不得套取 回扣。

（二） 票据张贴要求1、 报账人报销差旅费时，填写 差旅费报销单”，报销其他四项费用和专项费用时，填写 费用支出报销单”，支付款项给外单位时，填写 付款申请单”。

2、 报销单和票据必须按要求填写和粘贴。

填写报销单字迹要工整、 对违纪报账人员和审批责任人处罚规定（一） 报账人营私舞弊、弄虚作假，违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报 销金额外，同时对报销人处以违规报销金额50%-100%的罚款。

（二） 职能经理在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的， 经理承担直接管理责任，对职能经理予以违规报销金额 5%--20%的罚款。

（三） 部门负责人对报销人和职能经理因违规造成的损失承担相应管理责任， 金额5%-15%的罚款。

（四） 出纳、会计等财务管理部审核人员审核不严，致使公司造成损失的， 应稽核和会计监督责任，对审核人员处以损失金额 5%--10%的罚款。

第九条部门费用控制的原则和考核各部门费用实际支出额按集团财务管理部核算数进行统计， 各部门应指定专人负责本部门费用预算及执行统计，并定期与集团财务管理部对帐， 纠正统计偏差。

各部门费用支出应严格 控制在年度预算范围内，其中五项费用中差旅费、办公费、邮政电话费和汽车使用费四项费用预算可相互调剂， 实行总额控制，如实际支出总额超过预算，按超支额的30%依次扣减部门绩效奖励、管理工资；业务应酬费和专项费用实行单项控制，原则上不准超支。

第三章特定事项开支审批流程第十条对外股权投资支出（附对外投资审批报告） 战略发展部申请 7财务管理部审批 7支出 第十一条 月度工资薪金、社会保险费、福利费范畴支出（附工资薪金、社会保险费、福利 费审批报告）人力资源部经办人申请 7人力资源部总监审批 7财务管理部稽核 7支出 第十二条绩效奖励（附绩效奖励审批报告）人力资源部申请 7人力资源部总监审核 7财务管理部会审 7集团董事局主席审批 7支出 第十三条租金、水电费、电话费开支出租方或物业管理公司制单 7财务管理部审批 7划帐（开支）职能处以违规报销 审核人员承担相第十四条装修、基建类款项支付（需附项目审批报告、合同、发票，进度款另需附工程进度确认表、尾款另附竣工验收报告）工程部经办人申请7工程部部长审核7财务管理部审批7支出第十五条办公设备、办公电脑类采购款支付（需附采购合同、验收单、领用单、发票）经办人申请7部门负责人审核7财务管理部审批7支出第十六条软件开发等IT项目和各类管理咨询项目款项支付（需附。