采购业务的内部控制

采购业务的内部控制

一、采购业务概述

采购,就是指单位为了满足物品(原材料、固定资产、办公用品等)或劳务(技术、服务等)等需要进行的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下,任何单位要维持正常的生产或经营,都必须进行采购经济业务活动,可以说,采购就是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。采购与付款业务就是企业经营活动的首要环节,它与生产、销售计划密切联系,业务发生频繁,工作量大,运行环节多,直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。建立完善的采购业务内部控制制度,可以保证采购付款业务循环有效运行,确保采购事项的真实性、合理性、合法性,发现并纠正错误,防止欺诈与舞弊行为,及时准确提供采购业务的会计信息,使企业在采购、付款环节获得最大经济效益。设计采购业务的内部控制制度,就就是依据企业的生产经营特点,针对采购业务的工作特性,设计出规范整个业务流程与每个关键控制点的规定、方法、措施等,并规范执行,严格监督。

二、采购业务内部控制的目标

采购就是存货管理的第一环节,它与生产与销售计划联系密切,它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,容易产生管理漏洞。对于生产企业来说,采购就是生产的准备阶段,为了生产适销对路的盈利产品,必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料。对于流通企业来说,要使企业获得尽可能多的销售收入,必须采购适销对路且价格公道的商品。

1、存货的采购要与生产、销售业务的要求保持一致;

2、货币资金的支付或负债的增加必须以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性;

3、合理揭示企业应享有的购货折扣与折让;

4、防止采购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生;

5、保证采购业务在内、外部各环节的运行通畅与高效率;

6、及时、准确提供存货采购的会计信息。

三、采购业务内部控制应遵循的原则

设计采购业务内部控制制度最基本的原则就是实事求就是,“因企制宜”,灵活兼顾。

1、相互牵制原则。一项完整的采购业务,如果就是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督与核查,其发生错弊现象的可能性就很小。就具体内控措施来说,相互牵制必须考虑横向控制与纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲,完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明;从纵向关系来讲,完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位与环节,以使下级受上级监督,上级受下级牵制。例如,在材料采购控制系统中,采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同(纵向牵制)进行采购,而采购的材料必需经过验收(横向牵制)后,才能办理有关手续。

因而只有经过横向关系与纵向关系的核查与制约,才使发生的错弊减少到最低程度,或者即使发生问题,也易尽早发现,及时纠正。

2、成本效益原则。企业最关心的就是经济效益,如果单纯从控制的角度来考虑,参与控制的人员与环节越多,控制措施越严密,控制的效果就越好,其发生的错弊现象就越少,但因控制活动造成的控制成本就越高。因此,在设计采购业务内部控制时,一定要考虑控制投入成本与控制产出效益之比,要根据企业自身经营的实际情况,权衡实施成本与预期效益科学设立,力争以最小的控制成本取得最大的控制效果。

3、岗位责任原则。采购业务内部控制的设立就是与企业的管理模式紧密联系的,企业按照其推行的管理模式设立工作岗位,并赋予其责、权、利,规定相应的操作规程与处理程序。在设置岗位时必须考虑到授权岗位与执行岗位的分离、执行岗位与审核岗位的分离、保管岗位与记账岗位的分离等,通过不相容职责的划分,各部门与人员之间相互审查、核对与制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,以防止员工的舞弊行为。

4、协调配合原则。设计采购业务内部控制制度要有利于各部门之间、人员

之间相互配合、协调同步、紧密衔接,避免只管相互牵制而不顾办事效率的做法,导致不必要的扯皮与脱节现象。为此,必须做到既相互牵制,又相互协调,保证经营管理活动连续、有效地进行。

四、采购业务内部控制制度的设计

(一)、职务分离制度。采购环节中的主要业务有提交请购单、编制计划、审批计划、市场调研、招标投标、签订采购合同、订货、收货与入账等。在这些业务中需要进行职务分离的主要有:

1、生产或销售部门根据生产使用量或销售需要量提出需要采购的物资品种与数量,仓储部门依据提供的需采购物资品种、数量及现有库存量,制定采购计划,报预算管理部门审批,然后由采购部门依据经管部门提供的市场调研报告进行公开询价。

2、由生产或销售部门、采购部门、财务部门与法律部门、经营管理部门共同组织招标投标来选择供应商,并会同供货单位签订采购合同。

3、物资的采购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管。

4、物资的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录。

5、采购人员应与负责付款审批的人员相分离。

6、审核付款人员应与付款人员相分离。

7、记录应付账款的人员应与出纳人员相分离。

【案例】沈某在担任北京某A公司工程处主任期间,用向她人索要空白合同及商业零售发票,伪造购销合同,虚构了购买350万元电力电缆的事实,并指令保管员填写虚假的材料入库单,又用写有150万与200万的两张空白发票平帐。并到财务报销。

从案例瞧出沈某之所以能贪污350万,除其自身道德因素外,还表明A公司采购流程内部存在严重问题。

1、电力电缆的请购审批与实际执行全由沈某一人完成,没有达到上述不相容职务相互牵制的问题,为虚假采购创造空间。

2、采购与验收没有形成牵制。在采购过程中,采购人员不能同时担任验收职务,否则可能会造成采购人员购买假冒伪劣产品,本案例中虽然采购人与验收人为两个人,但由于保管员受沈某控制,实际上采购职务与验收职务没有起到相互牵制的作用,造成材料虚假入库。给公司造成重大损失。

(二)、请购单控制制度。在确定物资采购时,必须由物资的使用部门根据未来一定期间的需要量,以填制“物资需求单”的方式提前通知物资保管部门,“物资需求单”有使用部门的制单、审核、批准人员签字。保管部门根据使用部门提供的需要量,再根据现有物资的库存量计算出请购量,正式提交“物资请购单”。经过物资保管部门主管签字的请购单报预算管理部门审批并会同采购部门、财务部门、确认制定采购计划。财务部门根据资金使用情况签署执行意见,采购部门将采购计划报主管领导批准、存档备案并办理招标订货手续。

(三)、审批控制制度。根据企业生产、使用情况的实际需求,兼顾所需物资的特性,结合现有库存情况,制定出品种、数量、交货期较高准确性的采购计划,上报经营管理部门审批,金额较大的一类物资采购由经理办公会审批。对于计划内的采购项目,具有请购权的部门应严格按照计划执行进度办理请购手续;对于超计划与计划外代购项目,具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续,并报审批人审批,审批人根据其职责、权限以及实际需要进行审批。

(四)、订货控制制度。经管部门提供附有供应商的价格表、质量等级、供应量、电话、地址的市场调研报告,并定期对供应商的信誉、价格、质量进行评估,建立包括价格、质量标准、折扣、付款条件、供应商信誉、电话、地址等供应商档案,从中筛选质量好、价格低、信誉好的供应商,由生产或销售部门、采购部门、财务部门、法律部门共同进行招标投标,最终确定供应商。采购部门具体办理订货手续签订订货合同及订货单,并将订货单及时传送给生产、销售、保管与会计等有关部门,以备合理安排生产、销售、收货与付款。企业对物资采购每年进行一次招投标,以增加现有供应商的竞争意识。

(五)、货物验收控制制度。企业所订购的货物运到后先入验收库由业务部门开具入库通知单、验收单。质检部门按照国家标准、行业标准、企业标准进行质