集团公司秘书处组织管理办法

集团公司秘书处组织管理办法

（第一版 2011.1.12）

1. 组织概述 (2)

1.1 业务范围 (2)

1.1.1 档案管理 (2)

1.1.2 办公环境管理 (2)

1.1.3 接待服务 (3)

1.1.4 保健服务 (3)

1.1.5 决策参谋 (3)

1.1.6 其他工作 (3)

1.2 组织目标 (3)

1.2.1 业务目标 (3)

1.2.2 文化目标 (3)

1.2.3 组织机构 (4)

2. 岗位职责 (4)

2.1 处长 (4)

2.1.1 主要职责 (4)

2.1.2 岗位要求 (5)

2.1.3 考核要素 (5)

2.1.4 考核要素 (5)

2.2 秘书干事 (6)

2.2.1 主要职责 (6)

2.2.2 岗位要求 (6)

2.2.3 考核要素 (6)

2.3 清洁工 (6)

2.3.1 主要职责 (6)

2.3.2 岗位要求 (7)

2.3.3 考核要素 (7)

3. 薪酬考核 (7)

3.1 基本工资 (7)

3.2 职务津贴 (7)

3.3 绩效奖金 (7)

3.4 补充说明 (8)

1.组织概述

1.1业务范围

秘书处主要是围绕辅助董事长更好地创业和守业开展工作，在董事长领导下完成秘书处的日常事务，随时接受并认真执行董事长交办的工作。主要业务内容划分5项：

1.1.1档案管理

对董事长所涉及到的档案，包括文件的上传下达、撰写、跟进、记录、存档管理等工作，确保董事长对学院及公司的高效管理，具体文书管理包括如下内容：

1)接收内外各界送呈董事长的文件，提交给董事长，跟进董事长批示的结果，做好文件

运转、记录、归类、存档工作。

2)下达董事长的各类指示文件，运转、跟进、记录执行结果。

3)做好董事长主持或要求的一些会议记录，做好会议记录的分发，并跟进会议决议的执

行结果。

4)起草董事长指定的一些文件，如年度总结、工作报告、演讲稿、制度体系、流程报表

类等。

5)定期更新通讯录和董事长属下的组织架构图。

6)撰写秘书处各类工作总结和计划。

7)负责秘书处的档案保密工作。

8)负责接收各类外来传真，做好记录，并及时转交相关人员。

9)负责完成董事长安排的其他文印工作。

1.1.2办公环境管理

完成董事长办公室或董事长指定办公场所的卫生清洁、花草养护、设备报修、安全把关工作，确保董事长办公环境的顺畅，具体内容如下：

1)董事长办公区域：包括董事长办公室、储物室、休息室、卫生间、浴室、茶水、阳台。

2)综合楼7楼公用场合：包括过道、楼梯间、卫生间4个、会议室4个。

3)综合楼8楼公用场合：包括过道、楼梯间、卫生间2个、会议室1个、会客室、接待

室、对外联络处、秘书处、秘书处卫生间。

4)综合楼1楼：包括院长办公室、副院长办公室4个、常务副院长办公室、主席办公室、

书记办公室、副董办公室共9个办公室。

5)综合楼电梯。

6)负责管理秘书处和董事长办公室内的电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备和电

话机，及时做好相关设施的维护和联系维修的工作。

7)负责董事长和秘书处办公物品（复印纸、传真纸、墨盒、清洁用品及其他董事长要求

购买的物品）的申购，并做好相关的保管工作。

1.1.3接待服务

1)协助董事长接待学校、公司人员及客人。

2)协调各个部门做好有关接待的各项工作。

3)热情接待秘书处来电、来询，重要内容要做好记录，并及时转告相关人员。

4)确保董办、秘书处、接待室、会客室、7-8楼会议室饮水的供应。

5)根据董事长需要,帮助董事长或客人订餐。

6)完成董事长指定的其他接待工作。

1.1.4保健服务

根据董事长要求，为董事长煮一些每天要喝的中药、中药茶、粗粮糊及其他。

1.1.5决策参谋

1)收集董事长指定的一些参考资料或情报信息，整理报告供董事长决策参考。

2)收集相关行业发展趋势，宏观政策变化、经济形势等情报信息，供董事长作决策参考。

3)向董事长提出相关工作建议，供董事长参考。

1.1.6其他工作

1)根据董事长要求，策划、组织或协助其他部门完成一些会务活动。

2)在能力范围内帮助其他部门或来人到秘书处复印、打字、打印、传真等相关工作。

3)保管好存放秘书处存放的公章，做好盖章审核和登记工作。

4)负责组织安排、协调落实董事长指定的专项工作；

1.2组织目标

1.2.1业务目标

培育一支高效、热情、专业、负责的秘书队伍，做好董事长办公生活和工作的辅助服务，全力支持董事长事业的拓展和持续发展，并为董事长事业需要储备和输送人才。

1.2.2文化目标

1)团队目标：追求卓越。

2)工作理念：感恩、用心、职业。

感恩：懂得感恩，本着真诚和开放的心态，加强内部客服意识，把困难当机会，

把机会当作宝贝；

● 用心：热情、主动、积极，不断学习各种知识和技能，专注工作，把秘书的本职

工作做到极致；

● 职业：遵守秘书职业道德，慎言，做好公司的保密工作。

3) 常规活动

● 晚会：每天5:50-5:60，进行10分钟会议（必要时通过电话沟通），汇总当日的

工作问题，明确次日的工作重点。

● 管理周报：各职员将每天接收到或执行完毕的工作事项按模板填写，清洁工的报

表可由秘书处长代填写，每周六交处长汇总、整理，由处长提交董事长汇报一周

的工作情况。（报表格式见“秘书处工作一览表”）

1.2.3 组织机构

2. 岗位职责

秘书处组织岗位设有：处长、干事、清洁工3个职位，其中干事可2-3人。具体岗位工

作指引另附表。

2.1 处长

2.1.1 主要职责

1) 承担秘书处计划、组织、协调、指挥、激励、控制等全面的管理工作。

董事长

Xxx

Xxx Xxx Xxx Xxx 秘书处长

Xxx Xxx 秘书干事 秘书干事 清洁工

Xxx Xxx