秘书文档管理第一章
秘文的管理制度范文
秘文的管理制度范文秘文管理制度第一章总则第一条为了加强对秘文的管理，确保秘文的安全性、可用性和保密性，制定本管理制度。
本制度适用于本单位所有的秘文管理活动。
第二条秘文指包含机密、秘密、限制、内部、不公开或其他具有保密要求的信息。
第三条秘文管理包括秘文的收集、生成、存储、传输、使用、销毁等全过程的管理。
第四条本单位秘文管理的目标是：（一）确保秘文的机密性，防止泄密、篡改、丢失等安全事件发生；（二）确保秘文的可用性，方便合法用户使用秘文；（三）合理使用秘文资源，提高秘文的价值。
第五条秘文管理应坚持“谁提供、谁使用”原则。
提供秘文的单位或个人应对秘文的使用行为负责，禁止超出授权范围的使用。
第六条本单位将对所有人员进行秘文管理培训，提高人员的安全意识和保密意识。
第二章秘文管理的基本原则第七条秘文管理应坚持以下基本原则：（一）安全优先原则，保证秘文的安全性是秘文管理的首要目标；（二）合规原则，秘文管理应按照相关法律法规和规章制度进行；（三）便捷原则，提供合法用户便捷的秘文使用方式；（四）经济原则，合理使用秘文资源，提高资源利用效益。
第八条秘文管理应遵循以下原则：（一）需要-to-知识原则，不应以知识-to-需要为目的发布秘文；（二）最小权限原则，用户在使用秘文时应仅获取其必要的权限；（三）责任追溯原则，每一次秘文的使用行为应有可追溯的记录；（四）时效原则，在不影响保密要求的前提下，对秘文进行定期销毁；（五）分类保护原则，根据秘文的安全级别进行分类，实施不同级别的保护措施。
第九条对于不同安全级别的秘文，应制定不同的管理措施，确保不同级别秘文的保密要求得到满足。
第十条本单位对外提供秘文服务时，应明确相应的服务协议，明确双方的权利和义务，确保秘文的安全性。
第三章秘文管理的组织架构第十一条本单位设立秘文管理部门，负责秘文管理工作。
其职责包括但不限于：（一）制定秘文管理制度和安全规程；（二）组织秘文的收集、生成、存储、传输、使用、销毁等管理活动；（三）对秘文流程进行合理设计，确保秘文管理的高效和安全；（四）定期开展秘文安全评估，发现问题及时解决；（五）开展定期培训，提高人员的安全意识和保密意识。
秘书档案管理：第一章归档制度的编写
秘书档案管理：第一章归档
制度的编写
-标准化文件发布号：（9456-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII
;第一章归档制度的编写归档制度就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文。
归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不该归佳。
从原则上说，凡是反映本机关或本企业工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属于归档范围。
归档时间指文书处理部门需要归档的文件材料向档案室移交的时间。
处理完毕的文件，由机关文书部门或业务部门立好卷，在次年６月底以前向档案部门移文。
对于专业方面的专门文件，特殊载体的文件或住地分散的单位的文件，为了便于日常工作查考，可以适当延长归档时间。
归档案卷的质量要求与手续，在中共中央办公厅、国务院办公厅颁布的《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及其它有关文件中，都做了明确规定。
各级档案部门，可以根据中办、国办统一规定，结合机关档案工作的实际，拟写出归档案卷质量要求及手续，并与前面的归档范围和时间，统一构成完整归档制度。
归档制度的拟写，主要是根据国家的统一规定，采用条款式一一例出。
2。
秘书文档管理
四、文书的稿本
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五、文书工作概述
E
F
六、文书工作的组织与管理
第一章 文档与文档工作概述
第一节 文书与文书工作
一、文书的概念
（一）“文书”一词的由来与演化
文书的产生与“文书”一词的产生孰先孰后？ 古代“文书”一词的四种含义？ （诗书古籍 ，公文案卷， 契约形式 ，文章与书法的合称 ） “公文”、“文件”等词语的出现
第二章 文书处理
第一节 行文制度
多级行文
指将文件同时主送直接下级和间接下级，或是 下级同时主送直接上级和间接上级的行文方式。
向下多级行文
同 时
C
B
A
同 时
第二章 文书处理
第一节 行文制度
主送机关的排列
直接下级排在前，间接下级排在后； 同级机关之间用“、”分开；不同级机关之间用 “，” 分开； 【例】各区、县人民政府，市政府各委、办、局：
文书
档案
历史的 文书的延续
TIPS
档案的来源是文书的一部分。
经过整理归档的文书，已经不再是文书，而成为了档案。
档案必须存放在特定场所
第三节 关系辨析：文档与文档工作
二、文书工作与档案工作的关系
•文书工作与档案工 作的物质对象实质 上是同一件事物， 但就因为它们所处 的阶段不同，工作 目的、任务也是不 同的。
第一节 文书与文书工作
五、文书工作概述
文书工作——机关形成、处理和管理公文的各个环 节及其中相衔接的各项程序和手续。 三个环节
形成
办理
管理
第一章 文档与文档工作概述
第一节 文书 （一）文书工作的组织形式
集中处理形式 分散处理形式
【秘书档案管理制度】秘书服务管理制度范文
【秘书档案管理制度】秘书服务管理制度范文秘书服务管理制度范文秘书服务管理制度第一章总则第一条为加强秘书服务人员管理，做好秘书服务工作，提高公司秘书服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使公司秘书服务工作科学化、规范化、制度化，特制定本制度。
第二条本管理制度适用于公司各层级、各部门秘书服务工作的管理。
第三条公司的秘书服务工作内容繁杂，涉及到公司的各个层级、各个部门工作的方方面面，在公司中起着承上启下、上传下达的作用，其重要性不言而喻，因此做好秘书服务工作对公司企业文化的建设和企业形象的弘扬有着十分深远的影响。
第二章秘书服务的工作内容第四条从秘书服务的工作对象及内涵来看，秘书服务的工作内容主要包含办公室中的日常秘书服务、公司各种活动会务的秘书服务和公司领导交办的其他秘书服务工作。
第五条办公室工作的日常秘书服务，即对公司各级上级部门和各对口下级部门的秘书服务工作，内容涵盖办公室日常工作、相关行政工作和文书工作等。
一、日常工作：1、在公司总经理的领导和安排下，负责公司信息对外发布。
2、负责对办公室的文件进行整理、分类、归档等管理工作。
3、做好会议纪要，工作检查纪要，现场办公纪要等工作。
4、协助直接上级主管做好各类公文的登记、下发、上报等工作，对文件要求的事项跟踪、督办、查办。
5、负责直接上级主管的日程安排，为其接见和拜访客户做好预约，并做好见面准备和服务工作。
二、行政工作：1、及时完成直接上级主管或其他领导交办的各项工作。
2、做好各部门的服务工作，保证公司内部信息的及时传递到位。
三、文书工作：1、外来文件签收1.1签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
1.2签收文件时要对文件的份数、标题等内容逐份清楚核对，如发现一项不对应及时报告主管领导。
1.3签收文件应写姓名并注明时间。
1.4对收到的文件，要分类逐件在《收文登记薄》上详细登记。
登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。
秘书文档管理第二版课程设计 (2)
秘书文档管理第二版课程设计课程设计目的本课程设计旨在通过对秘书文档管理的学习和实践，提高学生的文档管理和协调能力，在实际工作中能够高效地处理各种文档，并灵活地运用各种文档处理工具，有效地支持和促进组织工作的开展。
课程设计大纲第一章秘书文档管理简介1.秘书文档管理的概念与特点2.秘书文档管理的目标与意义3.秘书文档管理的步骤与流程4.秘书文档管理软件介绍第二章文档类型与格式规范1.个人简历模板及规范2.工作报告模板及规范3.公司介绍文档模板及规范4.合同文档模板及规范第三章文档收发与处理流程1.收文登记与处理2.发文撰写与处理3.电子邮件收发与处理4.会议纪要收发与处理第四章文档存档与管理维护1.文档存储分类与格式2.文档备份与恢复流程3.文档修订与更新流程4.文档管理与维护工具第五章文档安全与保密1.文档安全管理要点与流程2.文档保密措施及规定3.文档携带与传递安全措施4.文档丢失与泄密处理流程第六章实践教学与案例分析1.实践教学活动安排2.文档管理实践案例分析与讲解3.学生文档管理实践总结与交流课程设计方式本课程采用理论结合实践的方式进行教学。
每学期安排16次2小时的课程，其中8次课程为理论讲解和案例分析，8次为实践教学和学生交流。
理论课程采用多媒体演示、案例分析等教学方式，旨在让学生深入了解秘书文档管理的相关知识和技能，理解秘书文档管理的重要性和技巧。
实践教学采用课堂模拟、文档实操等教学方式，让学生在模拟的实际工作环境中，练习并掌握各种文档管理的技能和工具的使用。
课程设计评估方式本课程采用综合评估方式，将学生的考勤情况、课堂表现、文档管理实践成果等因素综合考虑，给予最终评分。
结束语秘书文档管理是现代企业管理中非常重要的一项工作。
本课程设计旨在通过理论与实践相结合的方式，提高学生的文档管理和协调能力，让学生能够有效地处理各种文档，并能够灵活地运用各种文档处理工具，支持和促进组织工作的开展。
希望通过本课程的学习和实践，能够让学生在未来的工作中事半功倍，发挥秘书的价值，为企业的发展做出贡献。
秘书文档管理-第一章 文书与档案
文
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及
书 个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗
和 教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种
档 文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
案
档案的定义中包括以下几个要素：档案的本质属性
的 是原始记录性；档案来源于各机关、社会组织和个人
含 的社会实践活动；档案形式的多样性。
档
才能最后成为档案。
案 的
文书和档案的区别 第一，在文件生命周期中所处的阶段不同，其作用和价值
含
重点不同。
义 和
第二，档案只是文书的主要归宿，而不是唯一的归宿。
关
第三，档案中除由文书变来的部分之外，还有其他部分。
系
第一章 文书和档案
第 二
文书的种类
节
按其使用者的身份，可以分为私人文书和公务文书。
文 书
案
文书是一个类别名词，一般指一类文字材料，而不单
的
指某份或几份材料。
关
文书、公文和文件之间的关系
系
文书、公文和文件三个概念，其内涵基本相同，
都是人们在实践活动中形成和使用的信息记录。但在
外延上有很明显的区分，按从大到小的顺序排列应该
是：广义文件＞文书＞公文＞狭义文件。
第一章 文书和档案
第
一
节 档案的含义
秘书文档管理-第一章 文书与档案
1
第一章 文书和档案
第 一 节
文书的含义 文书是人们在生产和生活中为了记录事项、管理
事务、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效
文
用的文字材料。
书
以上定义包含六项内容：文书的作者是从事社会
和
《秘书文档管理》期末复习资料
《秘书文档管理》期末复习资料第一章档案概论1.载体：将档案信息记录于其中或其上的物质材料。
甲骨，金石，青铜，简牍，缣帛，纸质，声像，电子档案2.名称：殷商：“册”、“典”；周：“中”；秦汉：“典籍”、“简牍”；魏晋：“文书”、“文案”；唐宋：“文卷”、“案卷”、“案牍”3.保存在文物部门，是文物，又是档案，具有双重性质。
4.“档案”一词初见于清代顺治年间。
5.文件作为档案保存的3个条件：（1）办理完毕的文件才能作为档案保存（2）有一定的查考利用价值（3）按照一定的规律保存起来的。
6.档案是原始的历史记录，注重原本、原稿。
7.档案的属性：一般属性：知识属性、信息属性，并具有原始性（本质属性）和记录性。
8.伪误档案：“失真”、“失时”、“失实”、“失辨”9.档案的种类划分①中国常见的：文书档案，科学技术档案，专门档案②来源；国家机关档案、党派团体机关、企业档案、事业单位档案、名人档案③内容标准：直接分党务档案、军事档案、诉讼档案等；普通、专门④载体形式：⑤时间标准：古代、近代、现代⑥所有权：国家、集体、个人10.国家全部档案：①定义是归国家所有，由国家统一管理的全部档案的总和1955《政府改“芬特”为“全宗”的通知》将“国家档案芬特”改为“国家档案全宗”②分类：按历史时期划分：中华人民共和国成立后的档案，中华人民共和国成立之前的档案（革命政权档案，旧政权档案）③国家档案全宗构成中，历史时期和政权性质两级层次的划分方法，常被省略和并排使用，简称为中华人民共和国成立后档案、革命政权档案（1919-1949），旧政权档案（内容广泛，稿本孤稀，是难得的历史财富）11.档案的作用：（1）行政管理的查考凭据。
（2）生产建设的参考依据。
（3）政治斗争的必要工具。
（4）科学研究的可靠材料。
（5）宣传教育的生动材料。
（6）维护国家、集体和个人权益的法律书证。
12.档案的基本价值：凭证，参考第二章档案工作概论1.第8号令：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2.基本内容：收集，鉴定，整理，保管，检索，编研，利用，统计3.基本原则：①统一领导、分级管理，②维护档案的完整与安全，③便于社会各方面的利用，综上所述，我国档案工作的基本原则是一个辩证统一的有机整体。
文秘与文件管理制度
文秘与文件管理制度第一章总则第一条目的与依据为了规范和提高企业的文秘与文件管理工作，确保信息的安全、准确、快捷流转，提高企业的工作效率和经济效益，依据《中华人民共和国企业法》等相关法律法规，订立本制度。
第二条适用范围本制度适用于企业内全部部门和员工的文秘与文件管理工作。
第三条定义1.文秘工作：指企业内部各类文字、文件、资料的处理、收发、传递、存储和使用等工作。
2.文件管理：指企业内部文件的创建、审批、分发、存储、归档和销毁等管理活动。
3.文秘与文件管理人员：指特地负责企业文秘与文件管理工作的人员。
第二章文秘管理第四条文秘工作的基本要求文秘工作应遵从以下基本要求： 1. 忠实记录：准确记录会议内容、紧要决策和文件资料。
2. 保密性：对涉密信息进行严格保密，确保信息的安全性。
3. 规范格式：统一使用规定的文档格式，确保文档的统一规范和乾净。
4. 及时传递：依照规定的流程进行文档的传递和分发，保证信息的及时传递。
第五条文件起草与审批1.文件起草人应依据工作需要和相关要求，编写符合规定格式的文件，并确保内容的准确性和完整性。
2.文件审批应依照规定的流程进行，并在文件上签署审批看法和日期。
第六条文件复制与分发1.文件复制和分发应依据实际需要进行，确保文件的及时传递和准确分发。
2.针对涉密信息的文件，应采取相应的加密和传递措施，确保信息的安全性。
第七条文件归档1.文件归档应依照文件管理部门的要求进行，确保文件的安全存储和易查找。
2.归档文件应注明归档日期、归档人员和文件归档位置，并进行定期检查和整理。
第八条文件销毁1.文件销毁应依照文件管理部门的要求进行，确保文件的及时销毁和安全处理。
2.针对涉密信息的文件，应采取相应的安全销毁措施，保证信息不被泄露。
第三章文件管理第九条文件管理的原则文件管理应遵从以下原则： 1. 独立性原则：文件管理部门应独立负责企业内全部文件的管理工作。
2. 规范性原则：文件管理应依照统一的规范和流程进行，确保文件的统一管理。
文秘文档管理制度
文秘文档管理制度第一章总则第一条为规范文秘文档管理工作，保证文秘文档的安全性、及时性和准确性，提高文秘工作效率，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内的所有文秘文档管理工作。
第三条文秘文档管理是公司管理工作的重要组成部分，需要高度重视和严格执行。
第四条本制度的解释权归公司行政部门。
第二章文秘文档的分类和管理第五条文秘文档应根据内容和形式，分为正式文书和非正式文书两大类。
第六条正式文书包括：公司章程、规章制度、会议决议、合同协议、报告文件、公告通知等；非正式文书包括：会议记录、便笺、通讯录、策划方案、参考资料等。
第七条正式文书按照文件编号、文件名称和有关内容，分门别类地归档存放；非正式文书采用便签、记录本等方式保存，并定期清理、整理。
第八条所有文秘文档的使用、传阅、借阅和销毁，必须经过文秘工作人员的审批和管理。
第三章文秘文档的存档和保管第九条所有正式文件必须进行电子编号、归档和电子备份，以确保文件的安全性和完整性。
第十条归档的文件必须在文件柜中进行分类存放，每个文件柜必须加锁，保证文件的安全。
第十一条所有文秘文档应定期进行文档清理工作，将过期和不必要的文件进行销毁。
第十二条企业文秘文档的外借必须经过文秘管理人员批准，并签订相关借阅协议。
第四章文秘文档的传递和传阅第十三条所有文件的传递和传阅必须遵守公司内部的文档传递和传阅规定。
第十四条传递和传阅文件涉密内容必须采用加密方式传递，并且限定接收人员进行查阅。
第十五条传递和传阅的文件必须在接收后，及时归还或存放在指定位置，不能私自留存。
第十六条对于修订版的文件，必须注明版本号和修订日期，以便及时更新。
第五章文秘文档的备份和恢复第十七条对于重要的文秘文档，必须进行定期的电子备份工作，以确保文件丢失或损坏时能够及时恢复。
第十八条备份的文档必须存放在安全的地方，并且要定期检查备份文件的完整性。
第十九条对于误删或误操作导致的文件丢失，必须及时进行文件恢复，以避免对工作造成不必要的影响。
文秘档案管理规章制度范本
文秘档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范文秘档案的管理，保障机关和单位文秘工作的有序进行，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于所有机关和单位的文秘工作人员。
第三条文秘档案的管理，应遵循依法、规范、高效和保密的原则。
第四条机关和单位应设立专门的文秘档案管理部门，负责制定、实施和监督文秘档案管理的具体措施。
第五条文秘档案的管理应建立科学、完整的档案管理制度，确保档案的有效利用和长期保存。
第二章文秘档案的归档和整理第六条文秘档案应按照类别和重要性进行归档。
第七条归档前，应对文秘档案进行整理，清除冗余文档和无用信息。
第八条归档时，应按照一定的分类标准进行文件夹的安排，并在文件夹上注明文档的基本信息。
第九条归档后，应将文件夹放置于专门的档案柜中，并做好标注和登记工作。
第三章文秘档案的借阅和查询第十条文秘档案的借阅和查询应遵循审批制度，借阅人应填写借阅申请并经主管人员批准。
第十一条文秘档案的借阅期限一般为七个工作日，如需延长，应提前向部门申请。
第十二条在借阅文秘档案期间，借阅人应注意保护档案的完整性和安全性，禁止涂改或撕毁文件。
第十三条文秘档案的查询应由专门的工作人员负责，查询结果应及时反馈给申请人。
第四章文秘档案的转移和销毁第十四条文秘档案的转移应按照内部文件和规定，由管理部门统一安排和实施。
第十五条转移档案时，应制定详细的转移计划，包括档案的数量、种类、接收方和时间等，严格按照计划执行转移工作。
第十六条文秘档案的销毁应严格遵守相关法律法规的规定，确保档案的合法、安全和环保销毁。
第十七条销毁过程中，应有专人监督和记录销毁的档案数量，销毁后应及时制作销毁证明。
第五章文秘档案的安全保密第十八条文秘档案应设立专门的保密柜来存放，确保档案的安全。
第十九条保密柜的使用应严格按照权限管理，每次开启保密柜都应记录，并确保保密柜的密封性。
第二十条文秘档案的借阅和查阅应遵循保密审批制度，禁止将档案外借、泄露和篡改。
秘书基础管理手册
秘书基础管理手册秘书基础管理手册第一章：职责和责任1.1 职责概述秘书是负责协助管理层日常事务和组织管理工作的重要角色。
秘书的职责包括但不限于：管理文件和记录、安排会议和行程、筹备会议材料、撰写文件和报告、处理日常事务等。
1.2 责任规范秘书应始终遵守公司的内部规章制度和道德准则，维护公司的声誉和利益，并且忠诚于管理层。
秘书应保持高度的责任感，确保工作准确无误，保护公司的机密信息，妥善处理公司内外部的沟通和联系。
第二章：管理文件和记录2.1 文件管理秘书应制定科学的文件管理系统，包括文件分类、归档、检索等环节。
所有文件应有明确的格式，正确清晰的标注，方便日后的查询和利用。
秘书还应负责文件的备份和存档，确保文件的安全可靠。
2.2 纪要和记录秘书应熟练掌握会议记录和纪要的技巧，准确记录会议的主要内容和决策，并及时分发给相关人员。
秘书还应负责跟进和追踪会议纪要的执行情况，确保决策的及时落地。
第三章：安排会议和行程3.1 会议管理秘书应协助管理层安排会议的时间和地点，邀请参会人员，并及时发送会议通知，提供会议材料。
在会议期间，秘书应准备会议记录和纪要，并及时向参会人员发送会议纪要。
3.2 行程管理秘书应负责管理层的行程安排，包括预订机票、酒店、租车等，确保行程的顺利进行。
秘书还应对行程进行合理安排，避免时间冲突和资源浪费，并及时通知相关人员。
第四章：筹备会议材料4.1 材料收集秘书应及时收集与会议相关的资料和文件，并进行分类整理。
秘书还应与相关部门和人员保持沟通，确保收集到最新、最准确的材料。
4.2 材料准备秘书应根据会议要求和管理层的需求，准备会议所需的材料，包括演示文稿、报告、统计数据等。
秘书还应确保材料的准确性、完整性和易读性。
第五章：撰写文件和报告5.1 文件起草秘书应准确理解管理层的意图和要求，根据公司的规范和标准，撰写各类文件，包括备忘录、通知、文件提交等。
秘书还应检查文件的格式和语法，确保文档的清晰和规范。
文秘档案管理规章制度范本
文秘档案管理规章制度范本第一章总则第一条为规范文秘档案的管理，保证档案的完整性和可查性，提高档案管理的效率，制定本规程。
第二条文秘档案包括电子档案和纸质档案，电子档案以电子文档的形式存储，纸质档案以纸质文档的形式存储。
第三条文秘档案的管理范围涉及到本单位的各类文件、资料、报告、备忘录、合同、协议、会议记录、计划、通知等文件。
第四条文秘档案的管理原则是合理、规范、安全、保密、便捷。
第五条文秘档案的管理工作由本单位的档案管理部门负责，具体责任由档案管理员负责。
第二章档案的建立与归档第六条每份文秘档案在生成时应当按照事务程序进行编号，并填写相应的档案封面信息。
第七条档案编号应当采用统一的编码规则，确保编号的唯一性和顺序性。
第八条每份文秘档案在归档前应当进行整理和装订，确保文件的完整性和安全性。
第九条每份文秘档案在归档时应当填写归档登记表，并在档案封面上盖章确认。
第十条每个档案柜分配一个档案箱，档案箱内的文件应当按照事务程序和编号进行归档存放。
第三章档案的借阅与归还第十一条借阅档案需要填写借阅申请表，并由预借人、档案管理员和主管领导签字确认。
第十二条借阅档案的审批权限由档案管理员负责，根据具体情况进行审批。
第十三条借阅档案的期限一般不得超过一个月，如有特殊情况，可向档案管理员申请延期。
第十四条借阅档案应当妥善保管，不得私自带出本单位，不得损坏、遗失、涂抹档案。
第十五条借阅档案归还时应当填写归还登记表，并由档案管理员予以确认。
第四章档案的保管与销毁第十六条纸质档案应当存放在防火、防潮、防尘、防虫的专用厨柜内，创造适宜的环境条件。
第十七条电子档案应当存储在密码保护的电子设备内，定期进行数据备份，并防止非授权人员访问。
第十八条档案管理员应当定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性。
第十九条档案保管期限根据档案属性和重要性确定，过期的档案应当按照规定的程序进行销毁。
第二十条档案销毁应当有档案管理员负责，并按照规定的程序进行销毁，销毁过程应当做好记录和备份。
秘书文档案管理教案
福州外语外贸学院教案院部外语学院姓名魏金山职称副研究员课程名称秘书文档管理编写日期2012年9月第一章文档与文档工作概述课时安排4课时二、教学目的要求1、知识要求：掌握文书、档案、文书工作、档案管理的具体内涵；2、能力要求：明确辨析文书与档案、文书和档案工作之间的关系；3、素质要求：具备清晰的思辨能力三、教学重点1、文书、公文、文件、档案、文书工作、档案管理等具体内涵的把握2、文书工作与档案管理的联系与区别四、教学难点1、文书与档案的界定2、文书与档案的区别五、教学内容第一节文书与文书工作一、秘书工作简述：（一）秘书定义：《现代汉语词典》：“秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。
”（二）秘书工作文书档案管理：34.25%行政后勤管理：26%协助老板参与经营管理：18.27%组织协调公司会务：12.49%公关与政府关系：5.02%和老板出差跑来跑去3.97%结论：从秘书的定义和秘书工作的实际调查可以发现文书档案工作在秘书工作中的绝对位置。
二、文书与文书工作（一）文书、公文、文件、应用文概念辨析与关系（详见书本第2-3页)选择：文书、公文、文件、应用文的关系A 文书〉应用文〉公文〉文件B 应用文〉文书〉公文〉文件C 应用文〉文书〉＝公文〉文件D 应用文〉文书〉＝公文〉＝文件（二）文书工作1、文书的作用、种类和稿本（见书本第6、7页）作用：指导、规范、联系、记载凭证种类：按涉密分为：绝密、机密、秘密、内部限国内公开和对外公开等；按行文方向分为：上行文、平行文和下行文；还其他有不同的分类标准稿本：草稿；定稿；正本；副本；存本；试行本；修订本；各种文字文体2、文书工作的定义、任务和具体内容（见书本第7、8页）定义：机关等文书单位形成、处理和管理公文的各个环节及其中相衔接的各项程序和手续。
任务和内容：制作、处理、管理3、文书工作的组织与管理（见书本第8、9页）组织形式：集中、分散；（2）领导体制：中办、国办负总责，秘书长和办公厅（室）主任负责领导，上级领导机关办公厅（室）业务指导，机关档案室指导、监督和检查单位各部门具体文书立卷和归档工作；各部门秘书负责文书工作。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
档案与档案工作
一、档案的含义
在国外，“档案”一词来源于希腊文，用拉丁字母可拼为
“Archeion"。随着历史的演变和各国的传播，档案一词广泛沿用 迄今，所代表的概念、含义基本固定下来。在西方很多国家，“档
案”一词具有相同的词根，语音也十分相近。1984年，国际档案理
事会组织出版的7种文字对照的《国际档案术语词典》中收录的 “档案”一词分别为:Archives(英文);des Archives(法文);das Archiv或Archives(德文);Archivio(意大利文);Archivo(西班牙 文);Archief(荷兰文);ApXhb(俄文)。
段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或 人员对文件进行前端控制提供了理论依据和实践指导。 文件生命周期理论在电子文件时代具有重要的指导价值，可以充
第 四
当电子文件全过程管理的理论基础。
文档与文档工作的关系
二、文书与文档的关系
文书是国家机关、社会组织及个人 在社会活动中，为了表达意图、进行联
第 三
文档与文档工作的关系
一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命 周期理抢
(四)文件生命周期理论的意义
第 一
文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系， 为文件的全过程管理奠定了理论基础。 文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的
第 二 第 三
阶段式管理提供了实践原则。 文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
(二)文书的作用
1.指导作用 2.规范作用
3.联系作用
4.记载凭证作用
文书与文书工作
二、文书的种类与稿本
(一)文书的种类
按照文件载体的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件 以及电子文件等; 按照内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报请类 文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等; 按照文件内容涉密程度的不同，可以把文件划分为绝密、机密、秘密、内部、限 国内公开和对外公开等不同等级;
文书与文书工作
四、文书工作的组织与管理
集中处理形式
(二)文书 工作的组织形 式
分散处理形式
文书与文书工作
一、档案的含义
(一)“档案”一词的由来与演化
据史料记载，“档案”一词在我国最早出现于明末清初。据说在顺治年间 的官府文件中已出现了“档案”一词，例如顺治十五年(1658年)浙江巡抚陈应 泰揭帖中就出现了“档案”一词。现存清代档案康熙十九年(168。年)的《起居 注》上有云:“上问马哈喇之父与叔父皆段于阵„„皆系松山等处事，部中无档 案”。可见“档案”一词作为书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的 时代尚待考证。许同萃在《公犊学史》中认为唐虞以前已有“档案”的说法。 在“档案”一词未出现之前，与此相应的名称有“册”“中”“典籍”“图 籍”“文献”“文书”“文案”“案卷”“案犊”“簿犊”等。虽然各个时代 的称谓不同，但其内涵基本相同，都具有现代档案的特征和功能。
档案与档案工作ຫໍສະໝຸດ 一、档案的含义(二)对档案的定义理解
档案是“国家机构、社会组织或个人
在社会活动中直接形成的有价值的各种形
式的历史记录”。
档案与档案工作
一、档案的含义
档案的特点:
3.档案的 1.档案的 本质属性是原 始记录性 5.档案的
来源广泛
形式多样
2.档案的
内容具有社会 实践性
4.档案
必须是有价 值的
档案与档案工作
三、档案的价值
（三） （二）
• 第一价值和第二价值
（一）
•
现实价值和 长远价值
•
凭证价值和 信息价值(核心 价值)
档案与档案工作
四、档案的作用
(一)档案是行政管理的凭据
(二)档案是生产活动的依据
(三)档案是政治斗争的工具 (四)档案是科学研究的条件
(五)档案是宣传教育的素材
(六)档案是维护权益的法律书证
6.档案
是一种历史 记录
档案与档案工作
二、档案的种类
依据产生和 使用领域不同， 可以将档案分为 公务档案和私人 档案。
依据形成时
以档案内容为标准，同 时考虑较为明显的不同的产
间不同，可以将
档案分为历史档 案与现行档案。
生、使用领域，将档案分为
文书档案、科技档案、专门 档案、声像档案、电子档案
等类别。
（2）档案室。
（2）档案寄存中心。
3.档案行政管理机构
（3）档案事务所。
档案与档案工作
一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命 周期理抢
文件生命周期理论是研究文件从最初形成到
因丧失作用而被销毁或永久保存的整个运动过程、 研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理
论，是对文件一档案运动过程和规律的客观描述和
一、文书的含义与作用
文书包括：
私务文书
公务文书
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书、公文、文件含义的联系与区别：
相同点是:
在内容上 都反映社会活 动，在文字表 达上都具有一 定的体式。
不相同点是:
“文书”是包括文件、公务文书和私人 文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体， 而不是指个别的、具体的文字材料。“公文”， 即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中 除私人文书之外的所有文字材料的通称。 文件界定为“机构或个人在履行其法定义 务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的 作为证据和信息的记录”。
二是文书的办理工作。包括收文办理、发文办理和整理归档。
三是文书的管理工作。包括文书的安全保管、科学利用、清退销毁 等。 此外，还包括记录整理工作。
文书与文书工作
四、文书工作的组织与管理
(一)文书工作的领导体制
我国各类各级机关的文书工作的领导体制如下:
（1）中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，通 过召开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和办法，作出有关 的指示，对全国的文书工作进行领导。 （2）一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导。秘书 长或办公厅(室)主任根据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作计划和实施方 案;总结本机关及其所属机关、单位的文书工作经验;组织印制机关文书规范化、标准化 所需的公文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备;指导机关各部门专职、 兼职文书工作人员的业务;制定机关文书工作规范、规章制度，并对执行情况进行检查、 监督和协调。 （3）上级领导机关的办公厅(室)负责对其所属的机关、单位的文书工作进行业务 指导。 （4）机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检查。 （5）机关业务部门，责成一名秘书负责本部门的文书工作。
构接受中央档案机构的领导、指导和监督。
档案与档案工作
六、档案工作的组织与管理
(三)我国档案工作机构
1.公共档案馆 2.内部档案机构 4.新型档案机构
（1）国家档案馆。
（1）企事业档案馆。
（1）文件中心。
（2）专业档案馆。 一是特殊载体档案 馆。 二是城市建设档案 馆。 三是部门档案馆。
文档与文档工作的关系
ISBN 978-7-5611-8132-4
本章结束
谢谢 ~~
按照行文方向的不同，可以把文书划分为上行文、平行文和下行文;按照文件处 理时限的不同，可以把文件划分为平件、急件和特急件;
按照文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文和内部文件; 按照文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件(阅件)和阅办件(办件); 按照文件形成者和使用范围，可以把文件分为公务文书和私人文书。
ISBN 978-7-5611-8132-4
普通高等教育秘书学系列规划教材
总主编 史玉峤 姚怀山 主 编 贺 军 陈祖芬 副主编 谭毓德
1.文书的概念、特点与种类;文书的稿本;文书工作的组织形式、
文书工作制度、内容与原则。
2.档案的概念、种类与作用;档案工作的内容;档案事业管理体制、
档案工作机构、档案工作的基本原则。 3.文档和文档工作的理论基础;文书与档案的关系;文书工作与档案
系和作为凭据而形成和使用的各种记录
材料，它有待于转化为档案;而档案是 处理完毕并确认值得保存以供社会查考 利用的、保存在特定档案机构的文书的 总和。
文档与文档工作的关系
三、文书工作与文档工作的关系
首先，文书工作是档案工作的基础，档案 工作是文书工作的延伸和发展。 其次，文书工作与档案工作在工作步骤上 有联系。 所以，文书工作和档案工作的关系是相互 联系、相互渗透、相互作用的关系，只有文书 和档案两项工作有机结合起来，才能收到事半 功倍的效果。
档案与档案工作
五、档案工作概述
档案工作是指通过科学 的管理，提供丰富的档案材 料，直接为社会政治、经济、 科学、文化等各项事业服务
的专门性管理工作。
档案与档案工作
六、档案工作的组织与管理
(一)档案工作的基本原则
档案与档案工作
六、档案工作的组织与管理
(二)档案事业管理体制
档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组 织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、 权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机 构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式 和集中式两种基本类型。分散式档案事业管理体制是 指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领 导、指导和监督，采用分散制的大多为联邦制国家。 集中式档案事业管理体制是指一些国家的地方档案机