秘书文档管理第一章

文档与文档工作的关系
一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命 周期理抢
(二)文件生命周期理论的形成和发展
文件生命周期理论的形成与文件中心的出现有特定的联系。文 件中心最早起源于美国，所以文件生命周期概念诞生于美国。之后，
各国档案学者开始将这项研究不断推向深人，从对文件中心的理论
解释起步，进而扩展至文件的整个运动过程及对这一过程的全面管 理，催生出文件生命周期理论。
工作的关系。
文档与文档工作概述
目录 CONTENTS
第一节
文书与文书工作
第二节
档案与档案工作
第三节
文档与文档工作的关系
文档与文档工作概述
一、文书的含义与作用
（一）文书的含义
“文书” ，即指人们在社会实践中为了
记载、凭证、公布和传递的需要，以文字方
式在一定书写材料上表达思想意图的一种书
面记录。
文书与文书工作
第 三
文档与文档工作的关系
一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命 周期理抢
(四)文件生命周期理论的意义
第 一
文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系， 为文件的全过程管理奠定了理论基础。 文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的
第 二 第 三
阶段式管理提供了实践原则。 文件生命周期理论准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶
文书与文书工作
二、文书的种类与稿本
(二)文书的稿本
1.草稿 5.存本
2.定稿 3.正本
4.副本
6.试行本 7.修订本
8.各种文字文本
文书与文书工作
三、文书工作概述
文书工作是指单位拟制、办理和管理公文的各个环节
及其中相衔接的各项程序和手续。
其工作内容包括:
一是文书的制作工作。包括文书的起草、审核、签发三个环节。
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
(二)文书的作用
1.指导作用 2.规范作用
3.联系作用
4.记载凭证作用
文书与文书工作
二、文书的种类与稿本
(一)文书的种类
按照文件载百度文库的不同，可以把文件划分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件 以及电子文件等; 按照内容性质的不同，可以把文件划分为规范类文件、领导指导类文件、报请类 文件、知照类文件、契约类文件和会议文件等; 按照文件内容涉密程度的不同，可以把文件划分为绝密、机密、秘密、内部、限 国内公开和对外公开等不同等级;
系和作为凭据而形成和使用的各种记录
材料，它有待于转化为档案;而档案是 处理完毕并确认值得保存以供社会查考 利用的、保存在特定档案机构的文书的 总和。
文档与文档工作的关系
三、文书工作与文档工作的关系
首先，文书工作是档案工作的基础，档案 工作是文书工作的延伸和发展。 其次，文书工作与档案工作在工作步骤上 有联系。 所以，文书工作和档案工作的关系是相互 联系、相互渗透、相互作用的关系，只有文书 和档案两项工作有机结合起来，才能收到事半 功倍的效果。
文档与文档工作的关系
一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命 周期理抢
(三)文件生命周期理论的主要内容
第 一
文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整 的运动过程。
第 二
由于文件价值形态的规律性变化，这一完整 过程可划分为若干阶段。 文件在每一阶段引起特定的价值形态与其服 务对象、保存场所、管理形式之间存在一种内在 的对应关系。
文书与文书工作
四、文书工作的组织与管理
集中处理形式
(二)文书 工作的组织形 式
分散处理形式
文书与文书工作
一、档案的含义
(一)“档案”一词的由来与演化
据史料记载，“档案”一词在我国最早出现于明末清初。据说在顺治年间 的官府文件中已出现了“档案”一词，例如顺治十五年(1658年)浙江巡抚陈应 泰揭帖中就出现了“档案”一词。现存清代档案康熙十九年(168。年)的《起居 注》上有云:“上问马哈喇之父与叔父皆段于阵„„皆系松山等处事，部中无档 案”。可见“档案”一词作为书面用语已经在清代出现，作为口头用语出现的 时代尚待考证。许同萃在《公犊学史》中认为唐虞以前已有“档案”的说法。 在“档案”一词未出现之前，与此相应的名称有“册”“中”“典籍”“图 籍”“文献”“文书”“文案”“案卷”“案犊”“簿犊”等。虽然各个时代 的称谓不同，但其内涵基本相同，都具有现代档案的特征和功能。
档案与档案工作
一、档案的含义
在国外，“档案”一词来源于希腊文，用拉丁字母可拼为
“Archeion"。随着历史的演变和各国的传播，档案一词广泛沿用 迄今，所代表的概念、含义基本固定下来。在西方很多国家，“档
案”一词具有相同的词根，语音也十分相近。1984年，国际档案理
事会组织出版的7种文字对照的《国际档案术语词典》中收录的 “档案”一词分别为:Archives(英文);des Archives(法文);das Archiv或Archives(德文);Archivio(意大利文);Archivo(西班牙 文);Archief(荷兰文);ApXhb(俄文)。
（2）档案室。
（2）档案寄存中心。
3.档案行政管理机构
（3）档案事务所。
档案与档案工作
一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命 周期理抢
文件生命周期理论是研究文件从最初形成到
因丧失作用而被销毁或永久保存的整个运动过程、 研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理
论，是对文件一档案运动过程和规律的客观描述和
文档与文档工作的关系
ISBN 978-7-5611-8132-4
本章结束
谢谢 ~~
二是文书的办理工作。包括收文办理、发文办理和整理归档。
三是文书的管理工作。包括文书的安全保管、科学利用、清退销毁 等。 此外，还包括记录整理工作。
文书与文书工作
四、文书工作的组织与管理
(一)文书工作的领导体制
我国各类各级机关的文书工作的领导体制如下:
（1）中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作，通 过召开有关的全国秘书长、办公厅主任会议，颁发有关的条例、规定和办法，作出有关 的指示，对全国的文书工作进行领导。 （2）一个机关的文书工作，由本机关的秘书长或办公厅(室)主任负责领导。秘书 长或办公厅(室)主任根据本机关文书工作的任务和组织，提出全面的工作计划和实施方 案;总结本机关及其所属机关、单位的文书工作经验;组织印制机关文书规范化、标准化 所需的公文版头、文书处理表格，购置文书处理工作所需的设备;指导机关各部门专职、 兼职文书工作人员的业务;制定机关文书工作规范、规章制度，并对执行情况进行检查、 监督和协调。 （3）上级领导机关的办公厅(室)负责对其所属的机关、单位的文书工作进行业务 指导。 （4）机关档案室负责对机关各部门的文书立卷和归档工作进行指导、监督和检查。 （5）机关业务部门，责成一名秘书负责本部门的文书工作。
6.档案
是一种历史 记录
档案与档案工作
二、档案的种类
依据产生和 使用领域不同， 可以将档案分为 公务档案和私人 档案。
依据形成时
以档案内容为标准，同 时考虑较为明显的不同的产
间不同，可以将
档案分为历史档 案与现行档案。
生、使用领域，将档案分为
文书档案、科技档案、专门 档案、声像档案、电子档案
等类别。
档案与档案工作
三、档案的价值
（三） （二）
• 第一价值和第二价值
（一）
•
现实价值和 长远价值
•
凭证价值和 信息价值(核心 价值)
档案与档案工作
四、档案的作用
(一)档案是行政管理的凭据
(二)档案是生产活动的依据
(三)档案是政治斗争的工具 (四)档案是科学研究的条件
(五)档案是宣传教育的素材
(六)档案是维护权益的法律书证
档案与档案工作
五、档案工作概述
档案工作是指通过科学 的管理，提供丰富的档案材 料，直接为社会政治、经济、 科学、文化等各项事业服务
的专门性管理工作。
档案与档案工作
六、档案工作的组织与管理
(一)档案工作的基本原则
档案与档案工作
六、档案工作的组织与管理
(二)档案事业管理体制
档案事业管理体制是指档案事业管理的体系和组 织制度，包括档案行政管理部门的设置及其隶属关系、 权限划分等。从世界范围看，按照中央、地方档案机 构之间的关系，档案事业管理体制一般可分为分散式 和集中式两种基本类型。分散式档案事业管理体制是 指一些国家的地方档案机构不接受中央档案机构的领 导、指导和监督，采用分散制的大多为联邦制国家。 集中式档案事业管理体制是指一些国家的地方档案机
构接受中央档案机构的领导、指导和监督。
档案与档案工作
六、档案工作的组织与管理
(三)我国档案工作机构
1.公共档案馆 2.内部档案机构 4.新型档案机构
（1）国家档案馆。
（1）企事业档案馆。
（1）文件中心。
（2）专业档案馆。 一是特殊载体档案 馆。 二是城市建设档案 馆。 三是部门档案馆。
档案与档案工作
一、档案的含义
(二)对档案的定义理解
档案是“国家机构、社会组织或个人
在社会活动中直接形成的有价值的各种形
式的历史记录”。
档案与档案工作
一、档案的含义
档案的特点:
3.档案的 1.档案的 本质属性是原 始记录性 5.档案的
来源广泛
形式多样
2.档案的
内容具有社会 实践性
4.档案
必须是有价 值的
ISBN 978-7-5611-8132-4
普通高等教育秘书学系列规划教材
总主编 史玉峤 姚怀山 主 编 贺 军 陈祖芬 副主编 谭毓德

1.文书的概念、特点与种类;文书的稿本;文书工作的组织形式、
文书工作制度、内容与原则。
2.档案的概念、种类与作用;档案工作的内容;档案事业管理体制、
档案工作机构、档案工作的基本原则。 3.文档和文档工作的理论基础;文书与档案的关系;文书工作与档案
一、文书的含义与作用
文书包括：

私务文书

公务文书
文书与文书工作
一、文书的含义与作用
文书、公文、文件含义的联系与区别：
相同点是:
在内容上 都反映社会活 动，在文字表 达上都具有一 定的体式。
不相同点是:
“文书”是包括文件、公务文书和私人 文书在内的各种文字材料的总称，是个集合体， 而不是指个别的、具体的文字材料。“公文”， 即公务文书，是文书中的一大类别，是文书中 除私人文书之外的所有文字材料的通称。 文件界定为“机构或个人在履行其法定义 务或业务事物活动过程中形成、收到并保管的 作为证据和信息的记录”。
段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或 人员对文件进行前端控制提供了理论依据和实践指导。 文件生命周期理论在电子文件时代具有重要的指导价值，可以充
第 四
当电子文件全过程管理的理论基础。
文档与文档工作的关系
二、文书与文档的关系
文书是国家机关、社会组织及个人 在社会活动中，为了表达意图、进行联
科学抽象。
文档与文档工作的关系
一、文档与文档工作的理抢基础—文件生命 周期理抢
(一)文件生命周期理论的产生背景
文件作为世界各国普遍存在的事物，其运动规律也是一种普遍的客观存在， 揭示文件运动过程和规律的文件生命周期理论具有普遍的适用性。文件生命周 期理论是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。20世纪30年代以来， 文件数量的激增、提高政府行政效能、提高文件工作效率、对文件进行专门化 管理的内在要求，成为对文件工作进行专门研究的导火线和催化剂。20世纪二 三十年代，我国学者殷钟麟、甘乃光分别在其代表性论著《文书档案连锁办法 之试验》和《中国档案管理新论》从运动和联系的角度描述了文件与档案时间 的关系:文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案仅用以表示同一物之不同过 程，萌发了文件生命周期理论的思想火花。194。年，美国档案学者菲利普·布 鲁克斯最早提出了“文件生命周期”概念。
按照行文方向的不同，可以把文书划分为上行文、平行文和下行文;按照文件处 理时限的不同，可以把文件划分为平件、急件和特急件;
按照文件来源的不同，可以把文件划分为收文、发文和内部文件; 按照文件处理方式的不同，可以把文件划分为阅知件(阅件)和阅办件(办件); 按照文件形成者和使用范围，可以把文件分为公务文书和私人文书。