会务筹备工作基本流程1

三（1）、确定会议方案
（1）领取会议任务 （2）制定筹备方案
（3）确定会议方案
根据领导安 排，确定会议名 称、拟召开时间、 地点、主要议程。
一般包括 7 个要素： 筹备方案拟 会标 定后，报经相关 时间 领导审定。 地点 出席领导 参加人员 会务分工 会议材料
三（2）、下发会议通知
1、对照筹备方案，拟定会议通知，核 对会标、时间、地点、参会人员是否准确； 2、检查是否有联系人； 3、检查其他事项是否要求清楚，比如， 请假事宜、发言要求、着装要求、是否设 置分会场、会议纪律等方面。 4、如果是全市会议或县领导出席的全 县会议，根据参会人员情况，送两办秘书 科通过OA系统下发。
四、其他注意事项
1、会前签到：一是落实到人，二是准 备好签到表、笔，三是发放座次图，如有 需要发放材料。 2、材料摆放问题，原则上主席台上用 透明带摁扣的文件袋，主席台下用牛皮纸 档案袋即可。主席台上材料摆放好之后要 安排专人检查材料是否齐全、是否缺页、 乱码等印刷是否有错误等。
3、对主席台上的座次牌，要再三 检查领导名字、顺序是否存在错误， 检查话筒的效wenku.baidu.com如何。一句顺口溜就 是，领导不坐我先坐，看看摆错没摆 错；领导不讲我先讲，看看话筒响不 响。
5、如果上级检查、接待考察、双边洽 谈，原则上是上级领导、外地客人、贵宾 等面门而坐。双方最高职务者相对而坐。 特殊情况下，双方领导也可穿插坐在一起， 比如签约仪式、奠基仪式等情形。
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三（3）、会场布置
1、制定座次图，这是布置会场的基 础（一定要和正式通知核对参会人员 是否相符合）； 2、根据座次图摆放座次牌、座椅； 3、调试话筒、投影设备、视频会议 信号等； 4、检查会标是否悬挂、名称是否正 确、电子屏是否显示、字体、大小、 间距是否合适；
5、是否需要发放会议材料； 6、是否需要摆放发言席； 7、是否需要宣传报道，联系记者、 安排接送车辆； 8、几个特殊情形：（1）是否需要改 成回形桌；（2）是否举行签约；（3） 是否签订责任状；（4）启动仪式；（5） 奠基仪式。这几种情形的座次图和站位 图要统筹考虑。
一、会议来源
一般来说，会议有以下4个来源： （1）县政府领导直接安排； （2）国家、省、市下发的视频会议 通知，要求各县市区设立分会场； （3）部门提报的需要县政府召开会 议研究、推动具体工作； （4）部门综合性会议，需要县政府 分管领导出席的。
二、会务流程基本要素
筹备某个会议，完整的会务流程简 单来说，应包含以下几个要素：（1） 会前拟定会议方案；（2）下发会议通 知；（3）布置会场；（4）会前签到、 分发材料；（5）会中做好会议记录； （6）会议结束。这是一套完整的会议 筹备流程，具体操作过程可根据会议紧 急程度、熟练程度统筹安排。
4、关于主席台上摆放次序，主席台座次之 单数双数问题是各级办公室纠结和询问最多 的问题。今天告诉大家一句话：无论是单数 还是双数，二号首长始终坐在一号首长的左 手边。”这句话通杀一切会议主席台的先后 排序，也就是说，无论单数双数，二号坐在 一号的左手边就是原则。职务最高者在最中 间的座椅就坐。
确定好中间位置后，左右、左右依次按照 排序摆放即可。如果是双数，也就是中间两 把座椅都是最中间位置，以右边的为最高座 次。这是遵循的国际惯例，也是中央排位遵 循的规矩。这种排位的优势在于，如果哪位 领导临时不能参加会议，可以从该位领导的 位置开始，左右依次对换即可，如果采用我 们传统的以左为尊的摆法，出现这种情况必 须全部打乱座次，重新排位。
会务筹备工作基本流程
2018年9月26日
前 言
编写本会议流程，主要目的是为了各部门、 单位作为会议主办或承办单位时更加便捷、 高效的筹备会务工作。一般来说，除县政府 常务会议、县政府全体会议、县长办公会议、 县政府党组会议外，其余会议原则上以县政 府各部门、单位作为会议的主办或承办单位， 具体负责整个会务的筹备工作，县政府办公 室予以协调处理会务相关工作。