表格制作的方法与技巧分析

表格制作的方法与技巧

湖南常德中山外语电脑专修学院 415000 黄桂林

制作表格是日常工作中常用操作之一，表格制作的形式与方法很多，常见的形式有两种：一种是根据现有的表格再模仿制作，也就是常说的“依葫芦画瓢”；另一种是根据提供的表格需包含的内容要素，自行设计表格结构，我们称为创作表格。下面我们以相对简单一些的第一种“依葫芦画瓢”为例来介绍表格制作的方法与技巧。Word与Excel是常见的表格制作软件，我们将分别介绍。

〈一〉Word表格制作方法与技巧

Word制表的一般过程如下：

步骤一：分析表格

由于是对照制作，有一张现存的表格拿在手上，,因此表格的框架、内容及格式等一目了然。我们在开始制作前，必须快速扫视表格，形成制作的初步方案，并留意表格中比较特殊的地方。对照制作表格的最高境界就是制成和原表一模一样，一般分析表格应重点注意如下几个问题：

1、纸张大小：包含宽度和高度，其数值的取得一是靠经验，二是拿刻度尺测量。

2、页边距：页边距有上、下、左、右四个方向，其大小也是根据经验与实际测量取得。

3、表格内部比较特殊的地方：如大块连续区域具有相同的行高或列宽；局部区域的行数

或列数不对称或不成比例；单元格内文字形式特殊等。

步骤二：页面设置

主要是设置页面纸张大小，页边距等，操作方法为：从“文件”菜单中选择“页面设置”，再分别选择相应的选项分别进行设置。如下图所示

图 1 图 2

步骤三：绘制表格框架

绘制表格最大的禁忌就是表格过大（超过一个页面，形成多页）或过小（不足整个页面的二分之一），为防止这一严重现象的发生，我们首先绘制表格外部的大框，此大框一般占整个页面有效区域的三分之二到五分之四，不能画得太满，具体要根据表格内部线条的密集程度和表格前后文字的多少决定。

步骤四：绘制表格内部线条

在绘制表格内部线时，一般应采用如下原则和方法：

1、手动与自动相结合。行高或列宽相同的连续区域，可能使用“拆分单元格”命令进行。

其操作如下图所示。

图 3 图 4

2、手工绘制线条时，同一条线段应一次性画成，尽量避免多段拼接，浪费时间。

3、手工绘制的线条，需调整为相同的行高或列宽时，可以使用“平均分布各行”和“平

均分布各列”命令进行。也可以使用表格和边框工具栏上的相应的命令按钮。

图 5 图 6

4、如需要将相应的行或列调整为指定高度或宽度，可以使用固定的行高或列宽。其操作方法为：

1）首先选中要调整的行或列。

2）在选中的区域上单击右键选择“表格属性”或从“表格”菜单中选择“表格属性”。

3）如果是调整行高为固定值，则单击“行”，然后选中“指定高度”，并选择“固定值”再输入指定的高度。

4）如果是调整列宽为固定定值,则单击“列”选项，选中“指定宽度”，并设置相应的数值和单位。 5)单击“确定”。

图 7 图 8 图 9

5、相邻的行或列含了不对称或不成比例的行数或列数的处理。我们采用的方法是表格嵌套法，即在表格相应单元格中再画一个表格，形式上以嵌入的表格做为原表格的一个单元格。

注意：要实现嵌入表格边框与原单元格边框完美重合，需做如下设置： 1)文件－页面设置－文档网络－选中“无网络”

图 10

2) 文件－页面设置－文档网络－单击左下角的“绘图网格”按钮－将水平间距与垂直间距设置为最小数值（一般为0.01）。

图11

3)在原表格中的任意位置单击鼠标右键并选择“表格属性”，在出现的对话框中单击“表格”选项，再在此窗口的右下角单击“选项”按钮，在出现的窗口中将默认单元格边距全设为“0”。

图12图13

步骤五：输入文字

输入文字相对来说比较简单,但文字在表格内的排列形式多种多样,因此我们也必须高度重视.

1、输入文字的基本原则：先设置格式，后输入文字，且格式相同的连续或相邻区域的格式应一次性设定。

2、表格内文字特殊形式处理

A、横排文字比较简单，从左到右、从上到下直接输入，需要换行，按回车键即可。

B、单列竖排：一般有两种实现方法。

方法一：先直接输入文字，然后使用“文字方向”命令

图14 图15

方法二：每输入一个文字按一次回车键

C、双列竖排且左右对称：如果左右两列的文字数目一样多，其处理方法和单列相似，

但要注意，输入文字时只能按文字形式输入，不能想当然按文字语意顺序输入；

如果左右两列的文字数目不一样多，我们可以按空格键将其补全后处理，如下图

所示。

D、双列竖排但左右不对称：对于这一种情况，我们采取用两个单元格实现，将一个

步骤四绘制表格内部线条与步骤五输入文字可以根据个人的习惯结合进行，但在结合进行时需严格遵守相应的原则。

步骤六：表格微调

表格完成后，一个判定好坏的根据就是打印出来的效果。因此当表格做完后一定要根据打印预览效果对表格进行一些细微的调整，以达到完美的效果。其操作为：从“文件”菜单中选择“打印预览”。

〈二〉Excel 表格制作方法与技巧

Excel 表格制作理论上与Word 表格制作相似，只是制作的环境有一些差异。Word 绘制线条的灵活性较大，可以任意绘制线条；而Excel 只能用相应的单元格去组合，增删任意一条线段都会影响到线段所在的一整行或整列。Excel 制表的一般过程如下：

步骤一：分析表格 当我们拿到表格后要象Word 制表一样，对表格的页面大小、页面边距以及表格内部状况等进行快速扫描分析，获取相关信息。由于Excel 制表是用相应的单元格组合而成相应的表格，因此分析表格最重要的一个任务就是计算表格所包含的行数与列数，特别是对新手而言，这一环节尤为重要。

计算表格包含的行数与列数的原则：凡是不对齐的线条均视为一行或一列。如下表，它是由五行八列构成的。

步骤二：页面设置

其操作过程与注意事项和Word 制表相应步骤完全一样。 步骤三：表格形成

通过调整相应的行高与列宽形成表格。可以从行开始调整，也可以从列开始调整。一般情况下我们建议：如果表格页面是纵向的，我们先从上到下，然后从左到右，以列为单位开始调整；反之，如果页面是横向的，我们则先从左到右，然后从上到下以行为单位开始调整。在调整的过程中，有些单元格是由多个Excel 默认的单元格构成的，为了查看方便，我们可以将相应的默认单元格合并,但合并前要考虑里面的文字形式处理。我们可以将表4做成如下图所示的效果。

图 16

步骤四： 输入文字

输入文字相对来说比较简单,但文字在表格内的排列形式多种多样,因此我们也必须高度重视.

1、输入文字的基本原则：先设置格式，后输入文字，且格式相同的连续或相邻区域的格