质量记录保存期限标准

质量记录控制程序

1．目的为了对体系是否有效运行和产品质量是否达到规定要求提供客观证据，特制定本程序。

2．范围本程序适用于本公司与体系有关的各项活动的记录的管理。

3．职责

3.1质检部是本程序的归口管理部门，负责质量记录的策划和规范化和归档记录的日常管理。

3.2各有关部门负责本部门质量记录表格的设计、填写、收集、编目、归档，并对本部门质量记录的真实性、完整性负责。

4．工作流程和内容各部门形成的、来自供方和顾客的质量记录

4.1质量记录的分类

4.1.1书面质量记录，包括：

A）体系运行质量记录：

内部审核报告、管理评审报告、纠正预防措施会议记录、培训记录等；B）产品质量记录：

各项质量记录的原始凭证、过程检验记录、成品检验记录、不合格品评审记录等；C）产品质量先期策划，样件批准及各种采购订单、工装、设备验证记录等；D）供方的质量记录等。

4.

1.2电子媒体质量记录。

4.2质量记录的管理

4.2.1各部门的质量记录，必须指定专人兼管；车间每月初将上月的质量记录分类交到相关部门；各部门将收到的质量记录整理装订成册，编号并建立目录，做到易于检索。

年底各部门将所有的质量记录交质检部归档保存。

4.

2.2所有的质量记录建立由基层用圆珠笔或钢笔填写，分级管理；归档的质量记录的借阅和归还，要有登记手续。

需借阅时,填写《文件借阅记录》，记录管理人员批准方可。

4.

2.3质检部负责编制《质量记录清单》，规定各种记录的保存期。

4.

2.4合同要求时可将质量记录提供顾客查阅。

4.

2.5质量记录空白表格需要到外面印刷时，由使用部门提出申请，部门领导审核，质检部质量记录管理人员批准。

4.

2.6各部门要增加新的质量记录或废除质量记录，须到质检部办理申请手续，以使质量记录编号、建档或废弃编号。

4.

2.7由质检部每年底对归档的质量记录进行检查，没有归档的催责任人及时归档，并统计质量记录归档及时率。

4.

2.8对于电子版的质量记录，由部门负责人对其进行登记，并且每三月核对一次，必要时刻录在光盘或硬盘上做好防护，以便查阅。

如顾客的邮件、订单等

4.3质量记录必须满足以下要求：

A）记录的数据真实可靠；B）记录的填写字迹工整、清晰，不得使用铅笔填写；C）记录填写要完整；记录要有填写人签字。

记录不能出涂改、撕毁现象，因故涂改的要有人签字，说明原因。

4.4质量记录的保存与销毁

4.4.1保存条件：

各部门对记录的保存要有专柜，且能防潮、防晒、防火等，有适宜的环境。

4.

4.2质量记录最短的保存期限：

4.

4.2.1生产件批准文件、工装记录和采购订单等记录的保存时间为在产品永久停产后再保留一个日历年，一般不少于12年，除非顾客有特殊要求；

4.4.

2.2质量运行状态记录（如控制图表、检验和试验状态结果等），涉及到产品安全特性的保存时间为15年；不涉及产品安全特性的质量记录保存3年。

4.

4.2.3给最高管理者的报告、内部审核和管理评审记录应保存3年；

4.4.

2.4顾客的采购订单进行永久保存；

4.4.

2.5其他记录保存期详见《质量记录清单》；

4.4.

2.6本要求不替代任何政府要求，规定的保存期限必须理解为最短的保存期限。

4.

4.2.7对于顾客或供方提供的传真件需留有时，有关部门先将其复印后再进行保存。

4.

4.3质检部每年组织各部门对质量记录清理一次，对过期失效的记录，填写《文件作废处理单》，经管理者代表批准后，指定专人对书面质量记录销毁时，有两人在场，电子媒体质量记录予以删除。