分公司公章管理制度

宁波XXX有限公司

分公司公章管理制度

一、目的

为使分公司各项工作正常开展，确保分公司公章有序使用、分级管理、责任到人，特制定本办法。

二、名称解释

1.分公司的文件主要分为三大类：禁用文件、常规文件、重要文件、（详见附件一）

2.禁用文件是指分公司不得使用的范围文件。(简称JY)

3.常规文件是指分公司日常工作中所使用到的文件，由分公司负责人及营运中心总监签批后放可以盖章生效。(简称CY)

4.重要文件是指分公司日常工作中需要但是对公司会产生重要影响的文件，由总部总经理签批后方可盖章生效。 (简称ZY)

三、公章保管

1.公章经由分公司负责人保管，承担公章保管、使用的责任。

2.公章保管人员必须在上岗前与总公司签订《公章管理责任书》（详见附件三）、《保密协议》。

3.如未按本制度使用公章，除按本制度给予处罚外另按上述《责任书》及《保密协议》中约定承担违约责任。

四、公章使用原则

1.公章使用必须按流程审批完后方可用章，如有特殊情况，无法完成签字的，需与具有盖章审批权限的相关领导电话或短信核实可予以盖章，事后仍需补走公章审批流程。

2.公章审批程序严格按照附件一执行。

3.公章使用申请需钉钉OA申请,特殊情况填写公章使用申请表，详见附件二。

五、公章使用流程

1)公章使用申请人申请→分公司负责人审核分类→授权人

签字核准→公章保管人员施章

2)各岗位职责：

a)施章文件分类（分公司负责人）

1、施章文件分类由分公司负责人负责，承担准确区分各类

文件的签准人责任。

2、施章文件分类必须按本制度的附件一实施，如因分类错

误导致文件转由非授权人签批后施章，将按本制度的奖

惩条款予以处罚。

3、分公司负责人必须在上岗前与公司签订《施章管理责任

书》。

b)授权签准（各类文件授权人）

1、各类文件签准的授权见附件一。

2、核查转交过来的文件性质，如不属自己授权范围内的文

件应退还给施章文件分类人员。

3、各类文件授权签准人员对自己签准的文件负责，因未核

实就签准的文件给公司造成损失或严重影响的，承担全

部责任。

c)公章使用（公章保管人员）

1、审核公章申请流程是否符合规定

2、核实各级签批是否符合本制度的规定

3、核实施章文件分类是否正确，不正确的予以退还。

4、施章文件是否按本制度分类规定由对应的被授权人员签

准。

5、公章保管员对所有盖章文件负责，对未按照本制度规定

审核批准的文件不予施章。

6、因未按本制度规定施章，则按本制度的奖惩条款予以处

罚，造成公司损失的承担全部赔偿。

3)施章流程图：

4) 施章注意事项

a) 对无法确定是哪一类性质的文件或附件一未明确列出文件性质的文件，必须上报公司总部法务部核准文件类别后，按所归类别的审批流程使用公章，不得擅自归类用章。

b) 合同文件必须填写合同审批单，由申请人填写申请后，通过钉钉OA 系统及时上传，经合同审批流程中各相关负责人审批确认后，方可盖章。

c) 对所有需要审批的各类型文件均必须采用钉钉OA 系统予以审批，特殊情况下经总经理批准后方可使用纸质申请表、短信等可以复核的形式予以审批，但事后必须及时使用钉钉OA 补齐相关手续并归档完成。

六、 公章保管、移交、使用责任

1. 公章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须1小时内向公

司领导报告，公章遗失造成的所有损失由公章保管人承担，同时按本制度的奖惩条款予以处罚，在1小时内未向公司领导汇报的，视为情节严重，加重处罚。

2. 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未按本办法

规定的程序流程申请获批前，不得擅自使用。

3. 未得到总经理的书面批准印章不得借出、转交、代管；如发现

出现借出、转交、代管情况，在此期间因公章使用给公司带来损失或影响的，印章保管人除承担全部赔偿责任外，按本制度的奖惩条款给予加重处罚。

4. 公章移交时必须在分公司负责人监督下进行，被移交人选须由

总部总经理批准后方可移交。移交时双方均需签字确认，同时

以转交时间为节点各自承担公章保管、使用的所有责任。被移

交人同时也要签订《公章管理责任书》。

七、奖惩：

1、公章使用及保管的第一责任人为分公司负责人，对未按

本制度规定在公章保管、使用、移交过程中给公司带来

损失的，由分公司负责人承担全部赔偿责任。

2、上述施章流程中施章分类岗位、签准岗位、施章岗位凡

违反本办法的规定，由公司视情节严重对违纪者予以

500-2000元不等的罚款，给公司造成损失的，须承担所

有的赔偿责任，期间如有违法情况给公司造成严重损失，

公司将将其移送司法机关处理。

八、本制度由宁波XXXXXXXX有限公司人力资源部拟定，自20XX年5月1日开始正式实施，本制度由人力资源部负责解释。

宁波XXXX有限公司各地分公司公章授权表

注：

1、分公司高管（含负责人）由总部总经理聘用、任免，其他人员由分公司负责

人提请，总部人力资源部报总经理批准任免。分公司没有与任何级员工签订劳动合同、出具劳动关系、人事证明明、薪资证明的权利，一切以总部人力资源部出具为准。分公司不得进行任何的借、贷款、以及各类担保。

2、凡是牵涉到含有经济内容，含有保证、承诺意思，含有会对公司造成不利影

响内容及对公司工作造成潜在影响，不在此授权范围内，需上报总部总经理批准。

3、所有销售类合同必须经经办人或是分公司负责人通过OA的合同审批流程营

运中心总监授权同意后方可施印。