财务管理最佳实践之应付管理PPT课件

90 分位
中值
发票处理时间
6天
16 天
10 分位 49 天
10 分位
中值
90 分位
处理每张发票的成本
60
20 10 分位
中值
170 90 分位
成本动因
➢ 每月收到的发票 ➢ 供应商的数量 ➢ 不同的付款期限和条件 ➢ 授权程序的复杂程度 ➢ 发票和订单的自动匹配程度 ➢ 供应商问询数量 ➢ 电子发票的比例 ➢ 电子支付的比例
– Shared employee database with Human Resources. Employee details are maintained by Human Resources, but sufficient details must be held and maintained by Accounts Payable, to allow payment of expenses. Employee details required include payment method, bank details, remittance address, payee name and employee cost centre. Accounts Payable should not have access to other confidential employee data.
➢ 远期付款凭证，改善现金 管理
➢ 和总帐，采购，固定资产和 项目会计的结合
➢ 中止付款流程
➢ 运用工作流程软件解决过程 监控和供应商问询
➢ 和总帐一体化减少 调节
➢ 在结账期间防止交 易输入
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应付账款 – 衡量/成本动因
每位员工每年度处理的发票数量
15,000
7,000
3,000 or less
付款处理
➢ 授权和建立供应商 付款明细
➢ 维护供应商付款明 细
流程特点
➢ 应付账款处理凭证: 发 票, 费用表，退货凭证 和预付款等
➢ 提前付款的折扣 ➢ 按授权付款
➢ 供应商订单号应体现在 所有文件上并尽可能三 单匹配
➢ 分离以下职责：供 应商建档，凭证处 理和付款处理
➢ 集中处理
期末结账和报告
➢ 结帐前所有交易已 完成
最佳财务管理实践: 应付管理
2010年7月2日
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应付账款 – 最佳实践目标
组织
➢ 集中处理 ➢ 外包的可能性
流程
➢ 维护供应商信息 ➢ 处理凭证 ➢ 处理付款 ➢ 期间莫结账级报告
应付账款目标
➢ 流程效率最大化 ➢ 保证发票按合同处理 ➢ 保证在应付到期时付款 ➢ 保证负债被完全纪录 ➢ 在延长帐期和保持和供应商关系上取得有效平衡 ➢ 尽最大可能抵扣增值税
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应付账款 – 图表
管理层
现金管理
固定资产 帐
Supplier/Employee amendments
总账
r
采购
Invoice / Payment details
应付账款
Employee details
人力资源
供应商/员工
项目管理 8
Accounts Payable - Notes Maintain Supplier Details
• Best Practice Features
– Shared supplier database with Purchasing. Purchasing responsible for approving suppliers (having made the required checks), agreeing terms and conditions and maintaining general and purchasing related supplier details on the database, including payment terms. Accounts Payable responsible for maintaining all payment related supplier data, such as bank details, payment method, payee name and address, payment contacts.
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应付账款 – 趋势
从
➢ 单独的应付模块 ➢ 手工支付 ➢ 人工匹配 ➢ 财务部职能
到
➢ 集成系统 ➢ 电子支付 ➢ 系统匹配 ➢ 共享服务中心或外包
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应付账款 – 关键成功因素
➢ 单一的供应商数据库 ➢ 应付流程的培训以及明确的工作职责 ➢ 和供应商确认好的帐期 ➢ 有效的沟通即反馈机制 ➢ 建立和维护好的供应商关系 ➢ 有好的流程来监测发票的状态和付款时间 ➢ 付款日程和沟通 ➢ 授权层次和付款帐期保存在系统中 ➢ 工作流程的建立，相关问题到相关人员解决 ➢ 远期付款加强现金管理 ➢ 灵活的匹配标准
➢ 应付账款明细和总 帐控制科目的对帐
➢ 结账后的管理报告
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应付账款-最佳实践
维护供应商明晰
凭证处理
付款处理
期末结账和报告
➢ 单一的供应商数 据库
➢ 单一的员工数据 库
➢ 供应商付款明细 变化的审计线索
系统特点
➢ 主要供应商发票处理电子化
➢ 电子支付
➢ 电子验证和批准发票
➢ 帐期
➢ 发票和订单，收货单自动匹 配。
– One payment address for each vendor. Where a vendor provides goods or services from a number of locations, the consolidation of the payment process not only reduces the number of payments necessary but also removes the potential need to reconcile a number of individual accounts.
人员
➢ 供应商关系 ➢ 付款控制
信息系统
➢ 应付账款和其他相关处 理的界面
➢ 共享供应商和员工信息 ➢ 在线验证和批准
控制
➢ 授权规则 ➢ 系统控制 ➢ 用户程序 ➢ 验证和匹配规则
标准
➢ 处理供应商信息的数 度
➢ 发票处理时间 ➢ 付款次数 ➢ 结账时间
2ຫໍສະໝຸດ Baidu
应付账款 –最佳实践
维护供应商信息
凭证处理