XXXXX有限公司境外项目设备物资集中采购供应管理办法

XXXXX集团有限公司

境外项目设备物资集中采购供应管理办法

第一章总则

第一条为加强和规范境外工程项目设备物资采购供应，保障境外项目施工顺利进行，根据国家法律法规和XXXX股份有限公司（以下简称“XXXX”）有关要求，结合XXXXX集团有限公司（以下简称“XXXXX”）实际，制定本办法。

第二条境外项目设备物资集中采购供应工作的主要任务是：以境外工程施工为中心，经济、合理、高效的组织设备物资供应，保障境外工程施工生产的设备物资需求。

第三条本办法适用于XXXXX所属境外项目在国内组织实施的设备物资采购和供应活动。

第二章管理权限及职责

第四条管理权限

（一）境外项目需国内采购的设备物资由XXXXX设备物资集中采购中心（以下简称“集采中心”）实施集中采购和发运。

（二）集采中心在组织招标采购过程中，XXXXX海外工程指挥部、财务部、工程管理部、安全质量管理部、法律事务部、科技开发部、社会保障管理部、计量测试中心、设备物资部、境外

－1－

项目国内事务部等相关部门人员,与随机抽取的专家库专家共同参加评标，推荐中标供应商。在评标过程中，各业务部门对所属业务内容提出评标意见，境外项目国内事务部全程参与采购各环节业务，XXXXX纪委监督评标全过程。

第五条XXXXX设备物资部职责

（一）负责境外项目设备物资集中采购和供应管理办法的制定，并监督、检查和落实。

（二）负责境外项目采购计划的审核、呈批，安排境外项目设备物资采购发运工作。

（三）负责审核、检查境外项目在所在国采购业务工作。

（四）负责协调境外项目和集采中心的工作关系。

（五）指导、检查、监督、考核集采中心的业务工作。

第六条集采中心职责

（一）根据设备物资招标采购的相关法律法规、XXXX、XXXXX 相关规定，组织实施境外项目所需设备物资的集中招标采购和发运工作。

（二）根据审核批准的采购计划，编制设备物资集中采购的招标公告、招标文件、中标公告，在XXXX电商平台或XXXXX网站发布。

（三）组织设备物资的市场调查，动态掌握常用设备物资的市场价格、资源状况等信息。

（四）组织开标评标活动，根据评标结果推荐中标供应商并－2－

呈批；组织合同谈判、呈批合同文本、完善采购合同的签字盖章手续并存档。

（五）负责设备物资供应商信息收集、初评、推荐、参与信誉评价。

（六）负责XXXXX招标评标专家库的维护、更新等业务。

（七）负责境外项目设备物资采购合同的执行，组织设备物资发运前质量、数量验证，按照合同约定支付供应商货款，协助做好设备物资发运、保险理赔、出口退税等工作。

（八）建立境外设备物资供应明细台账，定期与境外项目设备物资部门对账，保证采购发运的设备物资发收一致。

第七条境外项目设备物资部职责

（一）学习掌握项目所在国有关贸易的政策法规，精通所在国海关规定，能够及时完成入境货物清关手续。

（二）负责项目所需设备物资采购计划的编制、上报；负责在采购过程中与集采中心的信息沟通，及时反馈集中采购过程中需要确认的内容和信息，原则上信息反馈在提出后24小时内完成，特殊情况下的信息反馈不超过3个日历天。

（三）负责国内采购供应的设备物资到港接收和现场验收，每批到货验收情况1个月内书面反馈到集采中心。每批设备物资到现场后与集采中心对账一次。

（四）负责设备物资到港后发现货损的现场取证工作，并在发现货损的第一时间上报XXXXX设备物资部并抄送集采中心。

－3－

（五）负责项目所在国采购设备物资的市场调查、采购、组织供应和结算等业务工作。

（六）负责所有设备物资台账登记、验收、保管、使用、核算以及现场管理等全过程控制工作。

第三章设备物资需求计划

第八条境外项目设备物资部门汇总项目所需设备物资总需求计划，根据所在国情况分类编报国内采购的设备物资计划和项目所在国当地采购设备物资计划。每年报送2-3次综合计划；根据项目施工进展，可上报临时采购和应急采购计划；对易变质的粮油、食品、外加剂、水泥、涂料、化工品等按实际需求批量上报采购计划；对所在国禁止或限制进口的货物以及不适合长途海洋运输的货物应事先调查确认，避免列入采购计划；需国内采购的设备物资原则上应提前三个月提报计划，计划中的名称、数量、规格型号、技术参数、质量标准、到货时间等有关采购信息均须准确唯一，如所在国海关对货物进口有特殊要求，也需要在计划中特别备注说明。采购计划须经境外项目总工程师审核，项目经理审批。

第九条对于境外项目所需的特种、定制和需派人现场选定的非标设备物资，如项目无法准确提报规格型号或描述清楚，可由XXXXX设备物资部组织项目专业人员、内外部专家进行确认和提报。

－4－

第十条设备物资采购计划（境外采购、国内采购）由境外项目部书面上报XXXXX设备物资部审核，呈报分管领导批准后执行。

第四章市场调查

第十一条调查范围：境外项目需国内采购的设备物资、海洋运输情况等均须进行市场调查。

第十二条调查内容：资源分布情况、市场价格情况、内陆交通运输情况、重点供应厂商代理商情况、集装箱航班次数、常规货物以及集装箱海洋运输价格（动态掌握）、仓储收费、港口服务费等。

第十三条市场调查由集采中心牵头，境外项目国内事务部人员、远洋运输公司业务人员、机关相关部门业务人员、有关工程公司业务人员参加，组成市场调查组共同进行。

第十四条市场调查完成后，由集采中心编制调查报告，经市场调查组人员审核签字后报设备物资部存档备案。

第五章供应商管理

第十五条供应商管理实行准入、合格供应商名册、合作供应商信誉评价和风险供应商名册。

第十六条合格供应商条件、评价、风险供应商的认定执行XXXXX设物〔2013〕3号、12号文件相关规定。

－5－