银企对账管理办法及操作规程

安徽省某市、县农村信用联社银企对账系统

管理办法及操作规程

第一章总则

第一条为了建立健全霍邱农村信用联社(以下简称“本社”)对账机制,防范结算风险,提高银企对账工作效率和质量,根据《安徽省农村合作金融机构银企对账系统管理办法(讨论稿)》、《人民币银行结算账户管理办法》等有关制度,制定本办法。

第二条本办法所称对账账户包括单位定期存款、单位通知存款、单位活期存款、同业存款、保证金存款和本行内部往来的存款账户。

第三条本办法所称银企对账系统(以下简称“对账系统”)是指接收综合业务

系统原始数据,生成对账单,并由对账中心通过影像设备对对账单回执进行扫描识别,实现银企集中对账目的业务系统。

第四条对账系统实行“岗位独立,人员分离,对账多种方式,重点账户突出”的原则。

(一)岗位独立是指对账系统应配备的对账人员,岗位设置应相互独立。

(二)人员分离是指对账人员严格实行与前台经办人员分离。

(三)对账多种方式是指邮局邮寄对账和面对面对账等多种对账方式。

(四)重点账户突出是指余额较大、业务发生频繁、易发风险、特殊账户,加强对其对账管理力度。

第二章岗位设置及职责

第五条本社资金结算中心临时代管银企对账中心业务,负责集中处理全辖机构的对账业务日常管理。职责如下:

(一)负责拟订对账工作计划、管理办法、操作流程、各岗位责任制及考核办法,组织和协调全社的对账工作;

(二)负责整理、归集对账资料,及时将对账协议、对账单据回执等对账资料进行扫描、整理、装订,并作为重要会计档案资料保管;

(三)负责辖内对账工作的监督,对各营业机构及各对账岗位人员的工作业绩进行考核;

(四)揭示对账过程中发现的违规违纪问题,并提出加强经营管理的建议;

(五)定期总结对账工作开展情况,提高风险防范水平。

第六条电子银行部负责对账系统的技术支持,根据省联社统一安排、指导,实施对账系统的运行维护工作。

第七条对账系统岗位设置。

(一)本行对账中心设置中心操作员岗、系统维护员岗、业务主管岗各一名(兼职)。

(二)基层营业机构设置网点操作员岗一名(兼职)。

第八条对账系统岗位职责。

(一)对账中心操作员岗职责:负责印鉴信息的扫描、更换及对账单回执的集中扫描、审核、验印工作;负责非邮寄客户“余额对账单”的打印、发送;负责对账单回执中的未达账项逐笔核查,确认未达原因;负责将退信和验印不符的对账信息下发开户网点;负责回收对账单的档案整理工作。

(二)对账中心系统维护员岗职责:负责各类人工录入信息的审核。

(三)对账中心业务主管岗职责:负责对账管理中心日常管理工作;负责核实、确认对账过程中发现的异常情况和风险隐患;负责定期汇总、上报对账结果,汇报异常情况。

(四)营业机构操作员岗职责:负责完成本机构开设的对公客户印鉴信息的采集、对账客户信息完整性维护;负责账户的清理和规范,与客户签订对账服务协议,明确双方的权力和义务;负责协助对账中心账务核实、错账通知查清原因等工作。

第三章对账业务流程

第九条对账单由省邮政局根据省中心提供的对账信息进行对账单制作。对个别特殊情

况的对账单(丢失、损坏等),经查实,由对账中心负责打印,由当地邮局投递、回收。采取面对面对账方式打印的对账单由对账中心负责打印并由对账中心人员负责送达客户。

第十条省邮局完成对账信函的制作后进行信函的分拣、封发,由邮政局将对账单投递至客户。如因地址有误或迁址不详而无法投递的,县邮政局联系我社对账中心,对账中心应及时通知开户机构进行核查,查清后联系邮局以拷盘或邮件形式更新邮寄地址后重新投递,同时由开户机构在对账系统中调整账户信息。

第十一条对账中心通过对账系统核查已收回回执的邮件数与退回的邮件数总数是否与发出的数据数相符,若不符,及时与邮局联系并查明原因。

第十二条对账中心操作员将收回的对账回执放入扫描仪进行扫描,操作员对扫描图像合格后提交核对,核对未能通过的必须要查明原因并分别按规定对应处理。对发现问题的要及时记录,并向对账中心负责人进行汇报。

第十三条收回的“余额对账单”回执及未达账项调节表等由对账中心对账员负责保管,由对账中心主管负责审核,保管年限按会计档案管理的有关规定执行。

第十四条对账人员应定期导出“对账台账”,按规定进行装订归档保管。

第十五条营业机构应在客户开立账户时签订对账服务协议,确定对账方式。对已开账户补签对账服务协议。对账方式包括邮寄和面对面对账两种方式,对账单发送应以邮寄方式为主。

第十六条客户变更印鉴时应提出书面变更申请并将更新后的印鉴资料送交开户机构,由开户机构交给对账中心变更。

第四章对账单缩微管理

第十七条对账单缩微处理是将客户核对后的对账单回执进行扫描,并形成电子影像的过程。

第十八条对账中心扫描人员要对缩微的对账单回执进行整理和检查,发现问题及时记

录,并向对账中心负责人进行汇报。

第十九条对账中心扫描人员要按规定对对账单回执进行扫描处理,并做到不倾斜、无重叠、无折角、不遗漏。缩微的影像应做到图像清晰、完整、端正。

第二十条对账中心负责人要加强对缩微处理质量的检查,不合格的影像应要求对账中心扫描人员及时重新扫描。

第二十一条当日业务结束后,对账中心扫描人员应将实物与机器统计信息核对一致,并检查缩微设备及工作台面,确保对账单回执不缺失。

第二十二条对账中心扫描员在完成对账单回执扫描工作后,应将对账单回执进行认真的整理,并移交给档案管理员。档案管理员清点无误后,在“对账单回执交接登记簿”上签收,并进行塑封包装。

第二十三条对账单回执由对账中心统一保管。

(一)对账单回执应依据归档要求,整理成册塑封包装,并按照内容、形成时间、保管期限进行分类索引,编制会计档案保管登记簿,以便查阅。

(二)封装成册的对账单回执由档案保管人员在封面上进行签章。

(三)缩微后的对账单回执及电子档案按现有纸质会计档案有关规定进行保管。

第二十四条对账单回执的查询应建立查询审批制度和查询登记制度。各网点只能对本网点对账单回执进行查询,不得查询其他网点对账单信息,直接到对账中心进行查询的,需经总行分管领导批准同意。

第五章附则

第二十五条本办法由结算中心制定,并负责修改、解释。

第二十六条本办法自发布之日起施行。