河北XX集团档案管理办法

河北XX集团档案管理办法

集规字第004号文件

（2006年04号）签发人：

第一章总则

一. 为加强集团档案管理，科学地保存和利用档案，充分发挥档案在生产经营管

理、科研和基本建设等工作中的作用，特制定本办法。

二. 本办法所称档案，是指集团各部门及所属各公司在生产经营和管理过程中形

成并办理完毕的、具有保存和利用价值的各种文字、图样、计算材料、声像材料及有关实物、样品等材料。

三. 集团各部门及所属各公司都应高度重视档案管理工作，要明确一名领导负责

档案管理，设置专门的档案室，并设立专职或兼职档案管理员，按照统一领导、统一制度、统一管理的要求，认真做好档案管理工作，逐步实现档案管理的规范化。

第二章归档范围

四. 企业在筹备、设计、生产、经营和管理过程中形成的记述和反映企业活动的、

具有查考和利用价值的文件资料均应列入归档范围。

五. 根据文件材料的性质，集团归档材料分为产权管理、行政管理、生产技术管

理、经营管理、产品、设备仪器、基建、科研等八类。

六. 会计档案、人事档案、非纸质档案作为专门档案，会计档案由财务部门保存，

人事档案由人力资源部门保存，非纸质档案数量多时，由档案管理部门集中保存，数量少时可随文书档案中的关联文件保存。

七. 归档材料具体范围：

1.产权管理类：

1)知识产权类：含企业的各种专利权、商标专用权、著作权等；

2)权证类：含所有权证如房产权证，许可权证如营业执照、税务登记证、

排污许可证、进出口证等，使用权证如土地证、信誉等级证、荣誉证

书等；

3)企业机密：含企业的生产工艺、技术秘密、重要人员变动和重大投资

经营计划等：

2.行政管理类：

1)会议材料。含董事会、股东会议议程、决议、董事长会议记录、总经

理办公会记录、重要会议纪要、表彰会议材料、外出参会材料和其他重要会议材料等。

2)行政事务：含工作总结、规章制度、信息宣传（网络建设方案、管理

制度、企业宣传资料、评先评优材料等），奖惩表彰、领导文信（领导重要讲话、会议发言材料、祝词、贺信等）、大事记等；

3)法律事务：含经济诉讼、合同纠纷、企业公证事务等；

4)审计工作：指领导干部离任审计和监理审计等；

5)人事管理：含员工岗位职责、员工手册、薪资管理制度、组织机构、

干部调整任命、员工保险、人员奖惩等文件资料；

6)后勤管理;含物业管理、食堂管理、安全保卫、事故处理、办公用品管

理、劳保福利、医疗卫生、绿化工作等；

7)外事活动：含领导出访情况及手续、外宾来访、出国考察、外事活动

讲话、发言稿件等文件资料。

3.生产管理类：

1)生产调度：含生产的组织安排、计划统计、调度指挥和计划调整等；

2)质量管理：含质量认证会议、评审记录、程序文件、认证证书等；

3)能源管理：含生产中的能源消耗定额、节能降耗工作等；

4)安全管理：含安全制度、安全教育培训、事故管理、消防工作等；

5)科技管理：含现代化、信息化建设方案、科技创新奖励办法、产品开

发及技术引进制度、合理化建议、科技成果转让等;

6)标准计量：含生产技术标准、质量标准、计量检测等资料；

7)环保工作:含环保评测、审批手续、排污许可、年检资料等；

4.经营管理类：

1)经营决策：含企业改革、重大经营战略、企业发展规划、发展方针及

目标管理等；

2)计划统计：含企业中长期经营计划、年、季度计划、各项专业发展规

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5)财务报告材料：含月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、

附注及文字说明等；

6)其他材料：含会计核算专业材料、会计移交清册、会计档案保管清册、

会计档案销毁清册和银行对账单等。

5.人事档案

指干部员工个人档案：每份档案含应聘登记表、面试记录、个人履历、毕业证、任职资格证书复印件、职员登记表、培训记录、笔试试卷、培训鉴定、试工鉴定、试工合同、劳动合同、报到证、调令、职务任免手续等；

6.非纸质档案：

1)声像材料：含反映本单位重要活动或会议、知名人士参与本单位活动、

本单位组织或参与重大外事活动、记录本单位或本地区重大事件、反

映本地区风土民情的录音录像或照片等材料；

2)电子文件材料：含存有重大事件记录、重要文件资料、重要活动信息

的软盘、磁盘、光盘等；

3)物品材料：含单位的荣誉性实物如奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉证

书、牌匾、奖杯、字画（国内外知名人士、领导人题词、签名或书画）、

产品实物（本单位生产的获奖产品或具有保存价值的首批产品实物）

第三章档案的归口管理及要求

八. 集团及各公司档案的归口：

1.集团办公室负责集团系统档案管理办法的起草、制定和指导落实。同时负

责集团及集团公司档案管理的全部工作。

2.各公司办公室或指定的档案管理部门负责本公司全部档案管理工作。

3.归档文件材料的日常管理分别由各部门负责。各部门每年底对本部门生成

的应归档文件材料进行统一整理，凡办理完毕或已不再使用的文件材料，

由专人整理造册后交办公室统一存档。已办理完毕但需使用的文件应先存

档再办借出手续。

4.技术文件材料中，基建类材料由基建部门负责日常管理，工艺设备、科研

项目和产品类材料，由管理部门负责日常管理，项目完工或事项办理完毕

后，除日常需继续使用的文件材料外，其余应于每年底统一整理并登记造

册后移交办公室集中存档。

5.各公司基本建设材料、主要设备资料，如基建项目审批、前期准备、施工

及竣工材料，公司的生产、检测、动力及重要辅助设备资料，含设备清单、采购合同、使用说明书、设备图纸、维修纪录、事故记录、及相关技术资

料等，除本公司存档外，还应备份复印件交集团办公室存档备案。

6.会计文件材料由各公司财务部门按统一要求自行收集整理归档。

7.非纸质文件材料中，依附于其他文件材料而产生并便于与其一同存放的奖

状、照片、题词、光盘等材料，可依附于其主材料一同收集存档。如奖状、照片可依附于文书文件材料中的评先评优有关文件材料一同保存。不便依

附及无依附物的非纸质文件材料，日常由各产生部门负责收集整理，每年

底由各部门清理造册后移交办公室集中存档。

九. 文件材料的收集、归档由各部门指定专人负责，在日常工作中，随时主动向

承办人收集办理完毕的文件和相关材料，并及时进行整理，加强日常管理，确保应归档文件材料的齐全、完整。

十. 技术设备与工程基建文件材料、图表材料的收集、归档，由项目负责人或承

办人负责，从制定项目计划起，即应指定专人负责，及时收集整理，并在归档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。

十一. 承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，工作完成后及时交由相应归口部门归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员移交清楚，并办理交接手续，不得擅自带出或销毁。

十二. 归档的文件材料必须完整、准确地反映企业生产、经营、管理等活动的真实内容和历史过程，同时，应层次分明，符合其形成规律。

十三. 对规定应当立卷归档的材料，必须注明保管期限和密级，按规定定期向档案工作归口部门移交，以便集中管理，任何个人不得据为己有。

第四章第四章文件材料的整理

十四. 归档文件材料的整理一般按装订、分类、排列、编号、编目、装盒、排架的顺序进行。

十五. 装订

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1.装订前应拆除金属物，对破损文件进行修裱，对褪变处进行复制，将超过

A4规格的纸张进行折叠，使每份文件幅面保持一致。

2.装订单位为自然件，即每一份文件单独装订。每份文件可包含正件与附件、

正件与签发件、正件与修改件、正件与复印件，还可以是多份文件反映同

一问题、报同一表报或是由来文加复文的组合件。

3.装订部位一般应为左侧，装订时应将左侧和下侧对齐。

4.装订工具：确定为永久和长期保存的文件材料一般应用线绳装订，短期和

尚未归档的文件材料可用不锈钢夹、鱼尾夹或塑料夹条装订。

十六. 分类

1.集团统一实行“年度—保管期限—案卷类别—内容—案卷号”五级分类法。

如产品档案“2002—永久—产品类—产品资料—XX卷”、会计档案为“2001

—永久—会计类—会计账簿—01卷”。各部门整理分类时，同样按年度、

保管期限、案卷类别、内容、案卷号的顺序分类保存，如管理中心“2002—

永久—生产管理类—质量管理认证材料—01卷”、“2002—永久—行政管理

类—人事管理—01卷”。分类顺序如下示意图：

集团公司—2002———永久—产品类—A356资料———01卷

卷号

案卷内容

度

宗号

十七. 排列

经过分类的归档文件，应从最低一级类目开始，按事由、时间、重要程度的顺序排列。即全部文件按事由集中排列立卷，同事由文件按时间顺序排列，同事由同时间文件按重次要程度排列。

十八. 编号

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编号是对归档文件标注顺序号，加盖归档章，以固定每份文件在全宗中的位置。编号内容有：全宗号、年度、案卷类别、内容、保管期限、案卷顺序号等6项，用红色文件归档章压盖于文件右上角空白处。手工填写时须用钢笔，用黑色或兰黑色钢笔水，禁用铅笔和圆珠笔填写。集团和各公司归档章及填写格式示例如下：

1.

2.

十九. 编目

是指立档单位按照分类顺序编制归档文件目录。目录有编件号、责任者、文号、文件名、成文日期、页数、保管期限等内容。填写方法：编件号填立档单位整理的年度归档文件顺序号，责任者填文件承办单位。文号填发文字号，无字号可不填写。文件名填文件标题，无标题的需补充，标题过长的可用规范简称，文件后有附件的须填附件名。成文日期和页数如实填写，保管期限根据需要填永久、长期或短期。目录装订方法为每个立档单位每年1本。为了规范，目录均应用微机打印。目录的具体格式如下：

归档文件目录

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