公司电子邮件使用管理规定

公司电子邮件使用管理规定

为维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

一、总则

1 公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。

2 公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。

3 员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@。

4 公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。

5 在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。

二管理权限和职责

财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。

三邮箱管理流程

1 新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。

2使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。

4公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。

四邮件使用

1 一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。

2 禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3 公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4 需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发送。

5 各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项应发送给分管副总批示后予以转发。