关于规范合同管理的通知

关于规范合同管理的通知发布时间:2015-05-08各子公司、集团各部门：根据2015年4月集团法律事务部对各子公司合同会签、审批及存档情况的检查结果，结合法律事务处理的实际情况，现就规范合同管理有关事项通知如下：一、合同文本的形成和上传流程（一）合同从谈判到签订和存档一般包括如下文件：信誉和背景调查、合同文本草稿、合同审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电话记录、传真资料、票据凭证及其他资料。

（二）合同文本包括合同正文和附件。

正文就是经过集团法务部审核后的合同修订稿，附件主要包括《禁止商业贿赂协议》、合同谈判记录、部门讨论记录以及对方授权委托书和资质证件（营业执照、组织机构代码证、委托代理人的身份证复印件）。

（三）合同文本的形成所有合同由经办部门拟稿并传至法务部审订，经过审订后由法务部返还给经办人。

根据实际谈判情况，如经办人或合同对方不同意法务部的修改建议，经办人需和法务部协商确定最终合同文本。

以前各公司已形成的规范合同文本，且法务部已建议作为该类合同模板使用的，可不经法务部修订直接上传审批。

法务部将安排法务专员参与重要工程、采购、施工、营销合同的谈判过程，各部门应相互协作制定出公司合同范本。

（四）合同上传审批流程合同经办人应先将经法务部修订后的合同文本送对方签字盖章，然后方可上传到EAS审批系统，上传后经办人应及时跟踪相关部门的审批情况，原则上在7日内完成审批。

如遇特殊情况（如政府及事业单位服务类合同），需由我方先盖章的或没有禁止商业贿赂协议和对方资质证件的，由项目总经理同意后，经办人方可上传合同文本。

二、合同签章和保管（一）合同签章流程集团直属项目合同签约时必须使用合同专用章，原则上不使用行政公章，严禁使用财务章或业务章。

各项目公司暂时没有合同专用章的可以加盖公司行政公章。

网上会签完成后，经办人持打印的网上会签审批表到印章管理人处盖章。

印章管理人应对合同文本的填写和相关附件对照网上审批系统上传的文本进行核查，并检查公司负责人或经办部门负责人是否签名和填写日期，符合要求的予以盖章，超过二页的合同文本必须加盖骑缝章。

同时由印章管理人做好合同文本交接登记，注明合同名称、份数、接收人、接收日期和其余原件存档情况，并做好用章登记工作。

需集团公司签章的，由子公司办公室送至集团盖章。

凡不符合要求的，印章管理人一律不得盖章。

合同至少一式四份，我方三份，由经办部门、财务部、办公室（总公司由法务部保管）各一份，印章管理人盖章后直接留存一份作为办公室存档，并同时做好合同台账。

（二）合同编号每一份合同都必须有一个编号，不得重复和遗漏。

每一份合同包括合同正本及附件、合同文本的签收记录。

合同分批履行的情况记录，变更、终止合同的协议，均应一并保管。

（三）合同台账合同管理员每月底将所在公司该月合同签订情况建立台账，并报一份到集团法务部备案。

三、合同审查会签人的责任负责审查合同的部门和员工，因工作失职或徇私舞弊而疏忽、放任审查，致使不该签订的合同得到签订而造成经济损失的，应按后果及责任大小，承担相应的行政责任、经济赔偿责任直至法律责任。

（一）合同经办人的职责1、审查主体资格是否合法。

具有经年检的营业执照，其记载的内容与实际相符。

2、审查合同的标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。

3、由委托代理人代签合同的，应审查出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。

合同经办人负责收集对方资质证件、授权委托书等对方公司信息和对方签约人信息。

同时经办人应对其提供的资料的真实性负责。

（二）部门经理、分管负责人审查事项1、合同的合法性审查主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；内容合法，签约各方意思表示真实、有效，不违背法律、不显失公平；形式合法；签约程序合法。

2、合同的严密性：条款齐备完整；文字清楚准确；设定的权利义务具体、确切；相应的手续完备；相关附件完备。

3、可行性：资信可靠，有履约能力。

4、合同承办形式审核：承办人无误；符合规定程序；各审核部门审核意见齐备；合同文字无误。

各审核部门在审核时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中明确提出修改意见。

我方公司对外签约时，一般由公司负责人或部门负责人签字。

但是重大合同（如金额大于100万的、各类总揽性合同，必须由法定代表人签字）必须由董事长书面授权委托代理人签字或董事长本人签字。

四、合同的其他注意事项（一）合同范本的使用一般国家或行业有示范文本的，应当优先使用，但在选用时，对涉及权利义务关系的条款经办人和法务部要重点审查，必要时可以进行修改。

无范本的合同采用集团公司各部门已经成熟使用的合同文本或法务建议作为范本使用的文本。

（二）合同经过会审后经办人应在三日内到印章保管人处及时盖章（特殊合同需要符合审批日期要求的，日期可以暂时不填写）。

如逾期合同不能签订的，由经办单位到办公室注销。

（三）合同中除了设定违约责任外，还应当设置其他的保护性条款。

特别是合同标的额比较大，履行周期比较长，可以考虑设置定金、履约保证金、抵押、质押等条款，从而减少风险。

法务部认为必要的情况，将对重大合同进行公证。

五、合同的跟踪执行合同签订生效后，即具有法律效力，签订合同的各方应全面履行合同条款，各经办部门和人员需对合同履行进度情况进行跟踪处理。

（一）合同跟踪执行部门必须及时详细记录每次合同各方履行的情况。

合同跟踪执行部门在合同履行中遇到的情况应保留和收集相关证据，并及时上报公司业务主管部门和法务部。

合同履行过程中如发现对方当事人履约能力及资信程度下降应及时汇报集团主管部门并向分管领导上报，及时向对方出具法律文书，维护公司权益。

履行完毕的合同经办人应及时到合同管理员处登记。

（二）合同执行情况评估1、进度控制：承包方在正常情况下是否按照合同中进度的要求按时完成合同任务。

2、质量控制：承包方完成的工作成果的质量是否达到合同的要求。

3、成本控制：合同的实际付款是否达到了付款条件，付款金额是否正确，是否扣除了应扣款（包括甲供材、维修费等）。

4、配合情况：承包方与我方的合作情况。

5、售后服务：在保修期间出现的质量问题，承包单位有无故意推诿保修责任，是否及时维护。

六、合同的变更与终止（一）因情况发生变化，我方需要对合同进行变更时，合同执行跟踪人应立即上报部门负责人，由其组织共同研讨变更的风险和处理的方法，并与对方进行协商。

（二）对合同条款中明确约定了最终的付款结算依据（价格及价格浮动范围，数量及数量浮动范围等），并且付款时遵照该结算依据进行结算的付款，可能出现结算金额超过或低于原合同暂估金额，可在EAS审批系统中申请变更。

（三）如对方提出变更或终止合同，合同执行跟踪人应及时报告部门负责人研究是否同意其变更要求，并将情况于3日内报请有关领导决定。

如我方拒绝对方变更要求但对方仍然实际变更的，应按违约处理。

（四）同意对方变更要求的，合同的变更或终止必须采取书面形式签订补充协议，由经办人制作合同变更、终止补充协议，明确变更事项，经法务部审查后按程序办理。

（五）变更或终止合同的通知和回复应符合公文收发的要求，由对方签收，签收凭证作为合同组成部分交由经办部门保管并向法务部备案。

（六）变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原合同继续有效，仍应履行。

七、合同纠纷的处理（一）已经签订的合同在履行过程中产生纠纷的，合同履行部门应根据合同中有关纠纷处理的条款与合同订立方协商进行处理。

（二）协商不成时，必须在1个工作日向所在公司负责人和集团公司法务部及分管领导汇报，并在3个工作日内提供有关资料。

任何单位或个人不得延误诉讼时效或擅自放弃约定权利，更不得隐瞒实情。

（三）集团法务部应在接到报告3个工作日内提出处理意见。

（四）集团公司各单位与对方当事人协商处理纠纷，应在法律规定的时效内进行，并考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间。

（五）集团公司对外所有的合同纠纷申请仲裁或诉讼由集团法务部负责办理。

（六）合同纠纷需收集的证据1、合同文本，包括附件、变更或解除协议、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书等有关资料。

2、开工、验收、提货、发票等有关单位票据。

3、货款的承付、托收凭证、有关的财务账目。

4、产品的技术规范、质量标准。

5、证人证言。

6、其他资料。

（七）凡属于我方责任的合同纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责成其提出补救措施。

本通知自文件下发之日起执行，以前公司有关合同管理方面文件如有与本通知不一致的内容，一律以本通知为准。

附件一、合同文本的内容组成附件二、合同的分类编号附件三、合同分发登记表附件四、合同台账六安远大房地产开发有限公司二〇一五年五月四日附件一、合同文本的内容组成六远字【2014】38号文件《关于合同管理规定的通知》已经明确了13项基本内容，分别是：1、合同各方的法定名称、地址、电话、法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；2、签约的目的和依据；3、标的；4、数量和质量，包括检测标准和方式；5、价款或酬金，包括支付方式；6、履约的地点、期限和方式；7、争议解决方式；8、违约责任；9、变更或解除条件；10、根据法律或合同性质必须具备或必须明确的条款；11、份数、生效的时间和条件；12、联系方式，签约地点和时间；13、签约各方的公章或合同专用章。

（一）为了应对合同履行中可能发生的法律诉讼，合同内容的第1项必须写明双方的全称。

（二）第7项内容必须如下规定：我方为需方时，必须约定我方所在地人民法院管辖；在其他情况下，尽力争取我方所在地法院管辖。

（三）第8项的违约责任必须要有，一般情况下我方不接受任何违约限制，但是合同对方必须承担违约责任。

时间上违约可按合同金额每日千分之三向我方承担违约责任；质量上违约必须按合同金额20%-30%向我方支付违约金并承担因此给我方造成的所有损失。

（四）第12项签约时间和签约地点必须明确。

（五）建设合同的内容必须包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。

（六）产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等。

附件二、合同的分类编号（供参考）合同基本分为8类：工程类合同、技术类合同、营销策划类合同、销售类合同、人事行政类合同、开发类合同、财务类合同和法务合同（一）、工程技术营销类合同编号方法（六级编码）（1）一级编码：为工程项目名称两个汉字的拼音第一个字母（大写）如“幸福里小区”代码“XF”（2）二级编码：根据开发期数分“一期”“二期”，代码为1Q，2Q等（3）三级编码：合同共分6类，分别为（营销策划合同）营、（工程类合同）工、（技术类合同）技、（采购类合同）采、（分包类合同）分和（三方类合同）控，（4）四级编码：按类别下的名称用汉字表示（5）五级编码：合同签署的年份（6）六级编码：根据合同签订的先后顺序流水号举例：远大幸福里小区二期2010年第一份入户门合同，编号就为“XF-2Q-门窗-2010-001”（二）销售类合同编号方法（三级编码）（1）一级编码：为工程项目简称中两个汉字的拼音第一字母大写，如合肥尚林苑小区，代码就是SL。