浅议不动产登记档案整合管理

浅议不动产登记档案整合管理

现阶段，我国对不动产登记职责进行统一整合的工作已经基本完成，统一不动产登记制度已经逐渐开始在我国全面施行。作为在不动产登记过程中产生的档案资料是实行不动产统一登记制度后管理工作的重要組成部分。因此，必须要认识到不动产登记档案整合管理工作的重要性，采取有效措施，加强不动产登记档案整合管理。

标签：不动产登记；档案；整合管理

一.不动产登记档案的主要特点

（一）数量大，种类众多

有土地、房产、林业、农业、矿产等业务档案。各级国土管理机关在土地管理活动中产生的大量土地管理材料，尤其是在地籍管理工作中进行的土地利用现状调查、城镇地籍调查以及登记发证，面广量大，涉及到城镇、农村的千家万户，这些材料经过立卷归档，在一个县的数量可达几万卷，甚至上百万卷，而其载体又是多种多样的，包括文字、图、表、录音、录像、磁盘等。

（二）跨度大，周期长

土地管理中有些土地业务活动历时时间较长，往往跨年度才能完成。土地利用现状调查，城镇地籍调查，土地登记发证工作，有的跨年甚至三四年才能结束。

（三）专业性，不可替代

不动产登记档案信息是房与地产权产籍管理活动中形成的权证、契约、文件、图纸、表册、照片、计算机软盘等各种不同形式和载体的历史记录，这些信息记载了房产产权归属和沿革，反映了房与地的状况。因此，房产、土地档案信息的形成，有其特殊的专业要求。

（四）动态性，历史延续

不动产登记档案形成后，房与地的买卖、交换、继承、赠与、析产等权属变更不断发生，房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的变化之中，具有极强的动态性。不动产登记档案则要随产权人变化而变化，随房地产现状变更而变更，不动产登记档案必须保持图、卡、卷、册，电脑信息与房地产现状的一致性。必须不断地补充新材料，才能自始自终反映房与地产产权的现实情况。

二、不动产登记档案管理存在的问题

长时间以来，由于不动产登记业务分散在国土局、房管局、农业、林业、海

洋等多个行政部门，导致不动产登记档案管理出现诸多问题。例如：档案归档存在差异性、档案管理制度各异等，这足以说明档案管理工作缺乏规范性及平衡性。从当下情势看，国土局和房管局对于不动产档案管理相对严格，信息化管理水平逐步达到要求，然而林业、海洋、农业等行政主管部门，针对不动产档案管理仍然不够完善，亟须加强规范化管理。这一系列因素对不动产档案统一管理改革具有一定的影响，同时不利于不动产登记档案的有机整合管理。目前，不动产登记档案从以往的分散登记转化至统一登记的管理方式，这一改革涉及面广泛，影响细致而深远，使得多个不同层面要进行革新。当然，如今不动产登记档案管理依然存在一些问题。一是机构合并难度大。在以往的分散登记中，多个行政部门已经针对不动产登记档案管理环节投入了相应的物力人力，来进行规范化的管理，并且已经小有规模。当前政府尚未颁发硬性的章程，要求结合当地情况进行不动产登记档案统一管理。二是业务难以整合。由于不动产档案分类复杂性，在进行业务衔接上难以一蹴而就。三是档案数量大，具有整合难度。分散在不同部门的不动产档案信息海量化，不利于信息资源的统筹整合。

三、不动产登记档案整合管理的措施

（一）理顺管理机制，落实管理职责

想要做好不动产登记档案的整合工作，需要理顺管理机制，落实管理职责。具体措施为：一是整合不动产登记部门职责，实现对各部门之间关于不动产的资源共享，从而为进行不动产登记档案进行统一管理奠定有力基础条件；二是在对不动产登记档案进行整合时，必须时刻以“国土为主，房管为辅”为工作宗旨，将其他各部分的不动产登记档案进行合理有效转移，由国土部门进行统一管理。现在，土地承包经营权不断发展与变化，这也成为不动产中的一项内容，所以，也需要对其进行档案整合，因此，需要把管理工作统一集中到国土部门。

（二）建立业务标准，逐步规范管理

首先，应该提高标准，对不动产登记管理工作进行严格要求，把好质量关，制定出进行不动产登记的簿册以及权利证书等文件的相关标准，从而形成统一的不动产档案，这样就方便对档案进行信息化管理。其次，对于原先的各种档案资料，应该按照原有的档案格式进行归档管理，对于新形成的档案，就应该按照新标准进行建档；并且对原有的纸质档案通过扫描，并将其转换为电子文档；并对已经形成的各种电子文档进行整合，统一纳入数据库进行管理。

（三）纸质档案与电子档案并存管理策略

不动产职责整合前，由于行业不同，工作的性质不同，纸质档案和电子档案在各领域中都发挥着它们的重要作用。不动产机构整合后，就目前来看，不动产电子档案在信息的存储、处理、传输和共享方面更能行之有效地发挥作用。基于实现档案管理的数字化，进一步搞好不动产档案信息资源的合理开发利用这一角度来看，不动产档案数字化就显得非常必要。而纸质档案其表现出的原始性、直观性、真实性，其重要作用也不容忽视。合理的将纸质档案与电子档案并存，相

辅相成，共同发展是至关重要的。

总而言之，现阶段，各个不动产登记部门的首要任务就是要对不动产登记档案的整合工作加以重视，充分认识它的重要性。因此，应当细致分析对登记档案进行整合管理在不动产登记工作中的有效作用，结合我国法律体制建设情况和社会发展现状制定出有效的整合管理措施势在必行。

参考文献

[1]张玮琼.不动产登记档案利用服务的问题与对策分析[J].档案学通讯，2016（05）：62～66.

[2]柯燕萍.浅析新常态下不动产登记档案管理的特点及作用[J].办公室业务，2016（15）：130.