工程采购部管理制度及流程

公司采购部流程管理制度采购制度严格按照公司的质量体系要求.采购过程简化，程序可循，做到有据可查,防范风险，降低成本。

一，采购计划

负责公司采购计划,接到采购计划报公司总经理批准后，确保各项采购任务完成，其中包括工程采购，物质采购和工具采购等。

1，采购申请单下达：

工程项目采购申请单由项目经理签字确认,交于公司采

购部,采购部核实仓库库存，递交公司总经理审查批复后

统一下达采购部。采购计划单中应标明：工程名称、产

品名称、数量、型号、及相关技术参数、备(推）选厂家

等。

2，采购计划单变更：

非该项目项目经理下达的采购计划概不采购。采购计

划变更（其中包括数量增减、型号更改、增减项目等）

需由项目经理签字确认，采购部接到变更通知，需要和

工程合同进行校核，内容和工程合同一致报总经理批复,

不一致及时登记备案汇报总经理，以便日后追加工程款.

3，采购时效管理：

所有采购计划根据工程具体情况,确定哪些材料先到位，

哪些材料订货周期长，力争做到材料不耽误工程进度的

前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。

所有下达的采购计划在供应商供货期没有变更的情况

下按采购计划规定的时间完成任务，做到及时采购、及

时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况以及材料使

用情况.

4，建立工程采购档案：

将采购相关资料由电子文档和书面文档分项管理，每一

年的工程采购合同与工程清单统一管理：工程询价单、

直接采购清单设备报价单统一管理。供应商合同根据

具体工程统一管理，直接采购部分根据具体采购人直接

管理。

二，采购

平时多熟悉和掌握公司所需的各类物质的名称、型号、规格、单价、用途、产地等。浏览相关网站，按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制降低采购成本.对于特殊产品采购,按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分为询价、比价、议价、供应商管理等四个方面:

1，询价：

询价可以通过多种方式，包括网络查询,直接寻找供应商，

供应商自我推销,展会等形式。确定部分适合长期合作的

合作伙伴同时，也要不断开拓新的供应商，寻找新的产

品。对于物资采购产品根据市场行情合理报价,对于所报

价产品进行及时沟通，说明价格涨落的原因以及供货周

期，对于用户指定而市场面临淘汰的产品,因推荐新产品

（若对方坚持，应说明存在的质量问题以及保修问题,

尽量有文字依据），产品询价，报价时应注明产品名称、

规格型号、单价、金额、税金、运费、质保、售后、付

款方式等情况,以及供应商厂家，联系人，联系电话等信

息。

2，比价:

对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比

性的的厂家产品进行比价）。对于单项产品做到货比三

家,以正规比价格式存于计算机或手工记录文字资料，在

比价时做出价格分析。

3，议价

在确定厂家后进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成

本,争取有利的付款方式。

4，供应商管理：

通过寻找新的货源拓展供应商范围,加强老供应商管理.

每年对供应商一次评定（以质量、售前售后服务、生产

力、交货期、付款、价格等方面考核),对不合格供应商

及时调整.对于合格的年度复审。

三，合同管理

与供应商签订采购合同，敦促合同的正常履行，并催讨所

欠、退或索赔款项。

1，合同签订：统一制定标准合同样本,主要体现在产品明细、价格、质保,主要技术参数、运输、到货期限、质保期，

付款方式，税金等几方面.最好尽可能留有质保金,附上

采购清单。

2，合同管理按具体工程项目细分,每一个项目采购合同归类到每个工程项目名下，直接采购的按采购人分。

3，合同交于公司财务部统一管理，采购部留备份,采购部与供应商签订购买合同后，第一时间提交给财务管理.

四，验货

采购部和仓库一起负责物质到场验收,所有物质到场后必须

详细查看,清点做到送货单,发票与实物的数量规格，单价一

致，并及时入库。

五，仓库管理

1，入库管理：供应商送交物料时，仓管员根据公司的采购清单仔细核对货物的数量、规格、质量、价格,判定合格

后详细填写入库单保存第二联,第一联交于财务，财务人

员凭入库单和客户送货单（必须有工程名称、供应商公

司名称、联系方式）做应付货款，缺少一样,财务不予做

应付款（仓库每月月底前必须将入库单递交给财务）。

如发现不合格，有权拒收，退，换不合格产品.

2，物料保管：物料的储存保管，应根据物料的特征和用途

规划仓库区域，定置存放管理。物料的堆放应尽量做到

过目点数，检点方便，成行成列，整齐易取。物料如有

损失，报废等，仓管员要及时向公司汇报，审批后方可

处理，未经批准一律不能擅自处理。仓库物料也不准擅

自借出，拆件零发，私自挪用,损坏等

3，物料出库：如需从仓库借或领用物料时,需要填写领料单，是领用还是借用要注明清楚，由项目经理签字，领用人

签字，方可领取物料,仓管员要及时填写出库单并让项目

经理签字，及时登记账目并保存好出库单,做好库账,做

到物账相符。物料出库后,如未完全使用完，必须退回仓

库，退回仓库也是用入库单。如有突发情况需要领用物

料的仓管人员可以视情况采取先发料后补单的程序,并

做好记录，领料人要在第一时间内补办手续，交给仓库。

4，仓库盘点：根据工期可以进行周、月、季、年的期限做好入库，出库，剩余库存汇总工作。

六，采购部责任

1，负责与财务协调做好出入库,发票清理和结款,合同管理工作

2，及时与技术部、工程部了解项目进行情况和紧急变动情况

3，物质售后服务，负责返修和调换产品明细。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短时间返还到