商户开业前的租户协调(TC)管理

本流程用于指导、规范TC如何为购物中心顺利开业进行统一组织协调，确保开业筹备各阶段工作目标和职责清晰，保证开业筹备过程中各项事宜有计划有步骤的实施，以实现高效率完成开业任务。

流程原则

开业总体进度应有各关键工作模块进度计划的支持，各关键模块进度和总体进度应保持步调一致，相互协调。

TC应不定期的召集会议，掌握各项工作模块进度的执行情况，调整各项工作进程，与相关部门协调，解决开业过程中的问题。对于不能解决并影响开业时间、开业质量的，报公司领导。

各部门职责分工

§ 市场部

- 负责提供各租户签约信息、租户条件图。

- 在签署租赁合同／租赁确认书，确定、审批完成工程技术条件，并发送租户条件图至租户后，负责组织召开租户移交会，实现TC人员与租户的对接。

- 在租户移交完成之前，负责组织召开设计装修协调会。

- 若租户在设计装修过程中变更工程技术条件，市场部负责与租户协调并审批变更条件。

- 若合同租赁面积与租户现场实际测量面积存在差异，市场部负责跟进租赁面积调整的补充协议签署工作

- 负责与TC共同督促租户在指定日期接场并推进租户装修进度。

- 负责对店铺装修效果图提出意见。

§ TC

- 在市场将租户移交给TC后，TC负责租户的设计、装修、开业事宜的对接工作，把控租户设计、装修、开业的总体进度。

- 负责组织召开设计与装修协调会（在租户移交完成后）与开业协调会。

- 负责组织办理场地移交、图纸审批、开业验收、工程整改、二装退场等手续。- 负责协助办理装修许可证与施工出入证，并协调装修现场管理工作。

§ 设计管理部

- 参加设计装修协调会，提出设计要求及指引。

- 负责对店铺效果图的最终审核。

- 负责对设计图纸及装修图纸（结构设计）提出专业意见。

- 负责跟进店铺的实际面积测绘。

§ 项目部

- 参加设计装修协调会，提出设计要求及指引。

- 负责协调总包将店铺移交给租户。

- 负责对店铺设计图纸及装修图纸（机电设计）提出专业意见。

在租户进场前，如租户提出对租区进行面积测绘需求，则市场/TC组织设计部与租户方进行现场实际面积测绘，并市场部跟进租赁面积调整的补充协议签署工作。

由TC牵头，组织市场部、项目部、物业管理中心在合同约定的场地移交时间内与租户（租户代表须持有租户公司的授权委托书）进行现场交接手续，双方签订移交凭据《万象城店铺接场验收登记表》（一式四份）登载场地硬件情况及移交日期等信息，并盖章确认。

如各方对场地交接无异议，则租户方、业主方在《万象城店铺接场验收登记表》上签字盖章，TC签字确认，以场地移交日核算免租装修期。该表由租户方留存两份原件，运营部留存两份原件，TC留存复印件归档至租户档案，物业留存复印件。租户场地移交完成后，由TC组拟场地移交MEMO（包括移接时间、确定的面积、联系人联系方式等）至市场部、物业管理中心、华润中心项目部、设计管理部、财务部、IT。财务部在收到场地移交MEMO后，负责核算免租装修期，及收取管理费、推广费等费用。

如租户对场地交接存在异议（如场地与提供给租户的租赁条件图不符），则项目部负责协调总包尽快对场地进行整改直至租户接受并在《万象城店铺接场验收登记表》上签字盖章（移交日以签字当日为准）；若无法进行整改或超出租赁条件要求时，则由市场部与租户进行谈判磋商。

根据品牌实际情况，特殊店铺将安排内部预接场环节，该环节由市场/TC负责发起，具体操作与正式接场相同。

4. 设计施工图审核

租户应在TC规定的时间内（距离接场日期不少于60天）提交方案设计图（一般比例为1：50）、图纸说明书及其电子文件进行审批。

在设计方案图通过审批后，租户应在TC规定的时间内（距离接场日期不少于30天）提交装修施工图（一般比例为1：50）、技术说明书及其电子文件进行审批，而这些资料应严格依照《万象城租户设计指引》、《万象城租户装修指引》的要求准备，并应当是对认可的初步设计方案的深化设计。

在收到方案设计图、装修施工图和技术说明之后，由TC拟审图MEMO，组织市场部及审图小组成员部门（设计部、项目部、物业管理中心）对图纸进行审核，除市场部对效果图审核外，审图小组的图纸审核采用平行审图方式进行，其中设计部负责对效果图进行最终审核及审核结构设计部分，项目部负责机电设计图纸，物业管理中心负责审核除结构、机电外的其他图纸。

图纸审核时间要求：主力店百货、电影院、超市审图时间为5个工作日。次主力店、餐饮类租户审图时间为4个工作日。除上述两类店铺之外，其他类店铺审图时间为2个工作日。

审图小组协调人负责将本部门意见汇总并在规定时间内反馈给TC，由TC汇总各部门专业意见并反馈至租户，租户需根据我司修改意见在5个工作日内重新提交新方案，直至图纸最终获准。

租户装修图纸获我司批准后，由TC拟审图意见函（对外发文）至租户，并抄送市场部、设计管理部、项目部、物业管理中心，即知会各部做好租户进场手续及出入证办理、租户装修现场服务及管理等后续工作。

如果租户在规定时间内通过图纸审批，项目部、物业管理中心协助租户向相关政府部门（如消防局）申报装修施工图，以便办理相关证照（如消防验收意见书），租户自行支付相关费用，由于租户的原因造成图纸审核或装修工作延迟，由租户自行负责。

5. 工程技术条件、设计方案变更

如果租户在审图、装修期间对工程技术条件或设计方案有所变更，TC人员须将变更情况通知对应市场部对应人员，由市场部对应人员与租户进行协调并审批变更条件。

6. 办理装修施工许可证（由物业办理）

租户及装修公司填写《万象城装修申请表》，加盖双方公章，向业主提交。租户及租户装修施工方准备下述材料《万象城店铺接场验收登记表》、《万象城安全施工协议》、《万象城商铺装修施工授权委托书》、“装修公司资质”、“装修公司营业执照”、“施工保险单”、“施工进度表”、《消防验收意见书（或消防报审承诺书）》、“全套合格施工图”、《万象城租户装修水电容量申请确认书》、“图纸最终审核意见”，并提交业主审核。

7. 施工人员办理施工出入证（由物业办理）

租户或租户装修施工方准备下述材料：《装修许可证》、建工团意险保险单、《装修施工人员身份证、照片备查单》、施工人员1寸照片两张、身份证原件及复印件。到物业管理中心办理施工出入证，凭施工出入证进出施工区域。

8. 租户装修现场管理

物业管理中心、项目部进行租户施工现场管理，包括对施工人员的自律性、临时用电、成品保护、货梯使用、消防安全等管理，并有权对违规行为进行惩治，包括但不限于停工等处理方式，管理规定及惩罚措施详见《万象城租户装修指引》。物业公司结合租户施工进度对施工核心环节进行分项验收。

9. 开业验收

租户根据装修施工情况向TC申请开业，填写《店铺开张申请表》，确定开业验收时间。由TC牵头，组织IT、物业管理中心对租户店铺进行开业验收工作。各项装修施工到位，包括机电、空调、装饰、消防、网络等施工的落实，经检查同意后可安排开业事宜，各项验收标准详见《万象城店铺装修验收标准》。

物业管理中心根据租户申请开业需求进行的开业验收检查仅从装修施工角度开展，租户开业还需结合国家政府相关要求，确认是否落实燃气开户、消防报审、经营相关证照（营业执照、环境评估报告、卫生许可证等）领取等工作。对此，如租户需我司配合相关事宜，可联系各部门协调配合，涉及相关费用，由租户自行负责。