人力资源管理工作中证据采集技巧

人力资源管理工作中证据采集技巧

在企业人力资源管理过程中，HR从业人员往往为了规避企业用工风险而开展相关的证据采集及保留工作，然而在实际工作中面临的难度往往比较大，这不仅与企业自身的管理规范程度密切相关，更与企业内在的管理文化有着千丝万缕的关系。如何完善企业规章制度，规避企业用工风险成为企业人力资源管理人员的首要任务。

结合在企业实际管理工作中的经历，现就企业人力资源管理工作中的证据采集技巧谈谈看法。

入职时的证据采集技巧

新员工在入职时涉及的证据采集来源主要有三方面：第一，新员工入职时提供的材料证明、资历或经历证明，具体包括学历或职称证书、离职证明、应聘登记证明、技能证明（如外语等级证书）、劳动关系证明、计生证明、人事档案材料证明等。第二，在招聘面试过程中的约定事项的确认证明；第三，企业发放的各类文书证明。

1.关于证明材料的证据采集技巧

从人力资源专业角度来看，证明材料的资料收集相对会比较容易，毕竟这是应聘者求职过程中的必备内容，但识别有一定难度。随着科学技术的日新月异变化，各类伪造技术也是层出不穷，这对企业人力资源从业人员在证明材料的识别方面提出了挑战。同时，企业想要有效识别，其相应的识别成本也会比较高。基于劳动用工的规范性及用工风险的规避要求，此类证据材料的采集技巧主要有两方面：

第一，第三方权威机构鉴定或个人材料证明的确认。比如学历和职称可以通过专业网站进行查询确认，其它书面材料（如离职、计生、劳动合同等）可以通过向出具单位及出具人核实、确认，这种方式、程序非常有必要，同时应聘者需在其本人提交的书面证明材料上签名确认。

第二，对应聘者提交的有疑义证明材料进行提问核实。初步识别应聘者提交材料的真实性，针对有疑义的证明材料进行提问，从而通过应聘者的回应来判断初步识别是否合理。比如了解应聘者缴交的个税、社保等信息可以判断其劳动关系及岗位待遇情况。

2.关于面试过程中约定事项的证据采集技巧

在双向选择的今天，企业与应聘者之间只有意见一致，才能达成双方合作的基础，而面试过程中的诸多约定则是合作的前提。但面试过程中，往往由于某种客观原因而导致存在认识上的差异，对这种差异如果不能确认、固化，那么员工试用期过程中往往容易产生劳动争议。

比如企业调整待招岗位时必须经应聘者书面确认。目前人才识别、人才评价方面非常复杂，因此企业在引进人才，尤其是高层次人才时会相当谨慎。为了避免选人失误，企业在招聘过程中可能存在以下事实：应聘岗位与实际录用岗位存在差异、应聘期望待遇与实际约定待遇存在差异等等。其实出现此类情况相当正常，但企业可能在办理员工入职时没有对此类

变化进行书面确认，结果可能导致劳动纠纷。

因此，从人力资源管理的角度上看企业可以从入职沟通确认来进一步巩固证据或在员工入职报到时填写员工登记信息时，填上应聘岗位的名称、待遇等，这可以避免今后不必要的麻烦。当然也有专家（如劳动争议网总裁梁硕南）建议录用报批程序的最后环节由应聘者确认，即人力资源部在将录用人员报所在单位负责人审批后再由应聘者签名确认的做法，但此种做法在多数企业中可操作性不强。

3.企业应告知事项的证据采集技巧

企业对新录用员工有试用期考核，因此在员工入职时要做好告知义务，诸如考勤、考核等相关的制度与规范。目前企业比较有效的做法就是制度阅读确认、谈话告知确认、材料发放确认等。

事实上资料发放确认的做法比较好，能够为后期可能存在的事实不清、告知义务的举证等提供条件，但可能的不利条件是，如果相关材料制定的内容涉及面广，但严谨性不足，那么一旦涉及劳动纠纷，此类材料势必作为证据提供对方或对方代理人，结果可能导致对方有更多的机会来研究企业的不规范之处，从而导致被动。

员工在职期间的证据采集技巧

通常来说，企业在员工在职期间对证据的采集重视程度是不足的，比如新制度的阅读签名确认、事实表现与考核评价的一致性、制度的合理性、内部管理的规范性等。因此，基于员工在职期间的证据采集工作完全依赖于所在企业人力资源管理的规范化程度。

在信息确认方面，HR从业人员要对涉及员工自身利益的各类材料做好信息告知确认工作，以避免今后产生用工纠纷，比如薪酬福利制度、员工请休假管理办法等。因此比较有效的方式是职能部门组织签名阅读的方式。目前流行的公告栏公示、网站信息发布公示等途径不足以规避信息确认的风险，因此需要慎重。

在考核管理方面，人力资源考核管理一直备受争议，其考核的有效性往往是人力资源从业人员讨论的焦点话题。事实上，企业在考核管理方面必须重点对平时工作业绩、工作能力、态度一般的员工做好考核管理，加强绩效沟通，做好考核记录，从而避免在员工退出时因缺乏依据而陷入被动。

在劳动保护方面，企业会根据员工岗位工种情况向此类员工提供劳动保护条件，但必须做好劳动保护措施的事实确认，以避免后期出现争议。比如劳动保护物资的申领确认、劳动现场的影像证明等。

离职期间的证据采集

员工离职期间最容易产生劳动纠纷，大量的劳动争议往往是在员工提出离职后所发生的。当员工主动提出离职时，HR从业人员必须要重视员工提交的离职申请，第一明确离职申请时是否有亲笔签名，第二离职申请书描述内容是否规范，尤其是提出的离职原因；第三员工离开公司前是否办理手续。对于前两条，HR从业人员往往容易控制，但对于第三条则

需要花费一定的精力处理，此条涉及文书送达。

当公司主动解除员工时，解除劳动合同书是否顺利签收需要关注。当HR从业人员判断员工可能不肯签领的情形时，就要做好证据采集工作，比如摄像、录音等。

此处重点对各类文书送达做个讨论。比如说员工主动离职，或者公司解除与员工的劳动关系，而员工一直不露面，或者不见其人，那么公司就需要将解除劳动关系的通知或者证明书送达给员工，否则一旦出现劳动纠纷企业都会处于不利位置。所以企业要主动履行告知的义务，确保采取法律上认可的方式。在文书送达方面通常有以下方式：

1.邮寄送达。通过邮政寄送挂号信的方式，在挂号信的封面或存根栏写上送达的内容是什么，在挂号信寄出一段时间后，向邮局确认信件是否送达。这种方式实操性较强，通常使用比较多。

在此处强调，企业劳动合同中要严格要求员工将其通信地址、住址等信息认真填写，并且要求员工一旦变更联系地址时必须提交书面告知材料。避免因员工联系地址不详而陷入被动。

2.公告送达。很多人以为公告送达是最有效的，事实未必如此。采用公告送达这种方式是要有一个很重要的前提的，那就是只有在常规方法无法送达的情况才能采用公告送达的方式。我们本来可以电话沟通或上门送达的，结果一上来就登报公告处理，那可能会面临没有充分履行告知义务，导致结果不利。

而且有些公告是在企业内部，此时员工可能已不在公司了，因此这种公告的有效性值得探讨。

3.直接送达。根据员工入职时提供的地址直接去员工家中，将相关材料送达。这种方式实操性不强，通常比较少用。

4.留置送达。当直接送达时没有人接收或家中无人，可以请所在社区的工作人员陪同一起到员工家门口，将信件内容塞入员工家中，并请社区工作人员见证确认。当然这种方式比较复杂。

5.公证送达。这种方法代价比较高，虽然有效，但不划算。

综述

随着社会法制的不断健全，劳动者法律意识不断加强，企业用工风险也是越来越大，这对人力资源管理提出了不小的挑战。从《劳动合同法》角度看，企业如果在某些环节出现违规，在产生纠纷时员工不仅能获得因某些违规而获得的补偿，甚至以此为由提出离职并索要经济补偿时也会处于有利位置。所以人力资源管理过程中的证据采集工作也会变得越来越重要.