办公室日常事务处理培训课件
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第四章、办公室日常事务处理
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节
办公室电话通讯 印章和介绍信管理 值班管理 小额现金管理 处理领导身边事物
典藏案P例P一T 某日上午8：20小王来到办公室上班，她先打开主任办公室的窗户通风．然
后，将空调调到适宜的温度。接着开始整理主任的桌面，将文件摆整齐，将废 纸篓的垃圾清理干净。之后，她回到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌。 清扫擦拭桌面和文件柜．并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。这时， 主任走进来，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：“主任，早晨好。”主 任向地点头示意后．进入自己的办公室。小王开始在电脑上打一份主任下午开 会急需的讲话稿．这时，主任打电话过来：“请把我今天的工作安排拿来，顺 便给我倒一杯咖啡”。小王便离开自己的座位，去给主任送咖啡。此时行政科 办事员刘丽来了，见没有人，就坐在小王的办公桌前等她，闲得无聊，就随意 翻看小王打印的讲话稿。小王推门进入主任办公室，主任正在打电话，他示意 秘书放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看见行政科的刘丽正在等她。两 人稍事寒暄后，刘丽说明了来意，一是提醒小王她办公室内的设备存在着安全 隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让小王将她的几张出租车车票 给报销了；三是顺路替小王取来了今天的信函。小王发现这几张车票都没有按 要求先让行政部科长签字，刘丽连忙解释说科长出差了，而她等钱急用。两人 关系一直都很好，小王也没有再仔细追究，就用掌握的零用现金为她报销了车 费。刘丽拿了钱离去，小王随意地把信函往办公桌上一放就急忙打文件了。这 时桌上的电话响了，是某市政府办的秘书打来的，协商下周他们副主任一行四 人前来商讨合作的事宜。小王因急于将讲话稿打好，就简单地应付了几句，没 有认真做记录。此时正好来了位客人，小王赶忙挂断了电话。来的客人是某公 司的公关经理，他想见办公室的李副主任，小王告诉他：“很不巧，李主任出 差了。”也没问来人的电话和来意，就让来客人走了。小王继续打讲话稿，这 是主任突然打电话过来问某市政府办的来客的食宿安排好了没有，小王这才意 识到她没有在电话里问清对方四人中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好 再打电话去确认。
如果来电要找的人不在或者因为开会不能来接电话 如果刚接听一个电话，另一个电话又响
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(三)整理记录
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在接听电话过程中，记录和处理对方留言要做到以下两点： 第一，准确记录。 第二，及时送达。（留言单）
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五、正确处理通话过程中出现的问题 (一)线路中断 (二)通话时受到干扰 (三)没有时间谈话 (四)很难对付的电话 (五)正确转接打给上司的电话
印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。
（1）质料 我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸 成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过角质、木质，现 代则多用橡胶和塑料到制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的 钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”，无须印泥 可连续使用万次以上。
使用印章、介绍信，一般应该经本单位领导人批准，办理 签批手续，秘书人员不得擅自做主。秘书人员要严格执行监印制 度，他们对使用印章有监督权，对不合法或不合手续的使用印章、 介绍信，有权拒绝盖印或者提出异议，而不能违反规定，“有求 必应”，以避免给自己和单位带来无法挽回的损失。
公章是单位职责权力的象征，介绍信则是证明本单位员工 的身份，介绍联系业务之用。如果管理使用不当，会给本单位乃 至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。
六、话费控制
典藏P第PT 二节 印章和介绍信管理
案例一
张某找到建委办公室王某，告知王某，他有一笔 好买卖，但他是个人身份，不如单位签合同方便，想 借用建委的名义，让王某给他出具一份建委的业务介 绍信，等合同签完后就还给她，并答应给王某一万元 报酬。王某应允后，张某利用从建委借用的业务介绍 信，以建委的名义与XX公司签订了一份钢材购销合同， 骗取了该公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉 后，携款潜逃。这一事件给建委造成了信誉和财产上 的损失。
在上述案例中，XX公司在签订合同时并不知道张 某是借用建委的业务介绍信，该公司没有过错，所以， 建委应该承担赔偿责任。
典藏PP根T 据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯 罪嫌疑若干问题的规定》的规定，个人借用单位的业务介绍信、 合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济 合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动， 给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任 外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单 位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订 合同的对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不 承担赔偿责任。
(二)拨打电话 1．正确拨号 2．主动自我介绍 3．准确陈述内容 4．耐心解答疑问 5．要求对方复述 6．礼貌告别对方
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(三)整理记录
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四、接听电话的程序与技巧
(一)接听准备 (二)接听电话
1．迅速摘机 2．主动自报家门 3．辨明对方身份 4．听记对方陈述 5．复述来电内容 6．礼貌告别对方
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第一节 办公室电话通讯
一、接打电话原则要求 (一)清楚准确 (二)简短高效 (三)安全保密 (四)提高警惕 (五)文明礼貌
二、接打电话的基本礼仪 (一)语言表达 (二)动作表现 (三)声音语调 (四)时间控制 (五)场合选择
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三、拨打电话的程序与技巧
(一)准备工作 1．判电话前先将要点整理好 2、了解电话的使用方法，熟悉电话号码
Baidu Nhomakorabea
典藏PPT 本节主要学习如何在工作中正确保管和使用印章和介绍倍， 以更好地维护单位的合法权益。
一、印章管理
印章，即图章、 “印信”，是指国家机关、社会团体、企事业 单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。.
1．印章的效用和地位 (1)标志作用 (2)权威作用 (3)证明作用。 (4)凭信作用。 2．印章的式样。
第四章、办公室日常事务处理
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节
办公室电话通讯 印章和介绍信管理 值班管理 小额现金管理 处理领导身边事物
典藏案P例P一T 某日上午8：20小王来到办公室上班，她先打开主任办公室的窗户通风．然
后，将空调调到适宜的温度。接着开始整理主任的桌面，将文件摆整齐，将废 纸篓的垃圾清理干净。之后，她回到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌。 清扫擦拭桌面和文件柜．并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。这时， 主任走进来，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：“主任，早晨好。”主 任向地点头示意后．进入自己的办公室。小王开始在电脑上打一份主任下午开 会急需的讲话稿．这时，主任打电话过来：“请把我今天的工作安排拿来，顺 便给我倒一杯咖啡”。小王便离开自己的座位，去给主任送咖啡。此时行政科 办事员刘丽来了，见没有人，就坐在小王的办公桌前等她，闲得无聊，就随意 翻看小王打印的讲话稿。小王推门进入主任办公室，主任正在打电话，他示意 秘书放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看见行政科的刘丽正在等她。两 人稍事寒暄后，刘丽说明了来意，一是提醒小王她办公室内的设备存在着安全 隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让小王将她的几张出租车车票 给报销了；三是顺路替小王取来了今天的信函。小王发现这几张车票都没有按 要求先让行政部科长签字，刘丽连忙解释说科长出差了，而她等钱急用。两人 关系一直都很好，小王也没有再仔细追究，就用掌握的零用现金为她报销了车 费。刘丽拿了钱离去，小王随意地把信函往办公桌上一放就急忙打文件了。这 时桌上的电话响了，是某市政府办的秘书打来的，协商下周他们副主任一行四 人前来商讨合作的事宜。小王因急于将讲话稿打好，就简单地应付了几句，没 有认真做记录。此时正好来了位客人，小王赶忙挂断了电话。来的客人是某公 司的公关经理，他想见办公室的李副主任，小王告诉他：“很不巧，李主任出 差了。”也没问来人的电话和来意，就让来客人走了。小王继续打讲话稿，这 是主任突然打电话过来问某市政府办的来客的食宿安排好了没有，小王这才意 识到她没有在电话里问清对方四人中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好 再打电话去确认。
如果来电要找的人不在或者因为开会不能来接电话 如果刚接听一个电话，另一个电话又响
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(三)整理记录
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在接听电话过程中，记录和处理对方留言要做到以下两点： 第一，准确记录。 第二，及时送达。（留言单）
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五、正确处理通话过程中出现的问题 (一)线路中断 (二)通话时受到干扰 (三)没有时间谈话 (四)很难对付的电话 (五)正确转接打给上司的电话
印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。
（1）质料 我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸 成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过角质、木质，现 代则多用橡胶和塑料到制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的 钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”，无须印泥 可连续使用万次以上。
使用印章、介绍信，一般应该经本单位领导人批准，办理 签批手续，秘书人员不得擅自做主。秘书人员要严格执行监印制 度，他们对使用印章有监督权，对不合法或不合手续的使用印章、 介绍信，有权拒绝盖印或者提出异议，而不能违反规定，“有求 必应”，以避免给自己和单位带来无法挽回的损失。
公章是单位职责权力的象征，介绍信则是证明本单位员工 的身份，介绍联系业务之用。如果管理使用不当，会给本单位乃 至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。
六、话费控制
典藏P第PT 二节 印章和介绍信管理
案例一
张某找到建委办公室王某，告知王某，他有一笔 好买卖，但他是个人身份，不如单位签合同方便，想 借用建委的名义，让王某给他出具一份建委的业务介 绍信，等合同签完后就还给她，并答应给王某一万元 报酬。王某应允后，张某利用从建委借用的业务介绍 信，以建委的名义与XX公司签订了一份钢材购销合同， 骗取了该公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉 后，携款潜逃。这一事件给建委造成了信誉和财产上 的损失。
在上述案例中，XX公司在签订合同时并不知道张 某是借用建委的业务介绍信，该公司没有过错，所以， 建委应该承担赔偿责任。
典藏PP根T 据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯 罪嫌疑若干问题的规定》的规定，个人借用单位的业务介绍信、 合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济 合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动， 给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任 外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单 位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订 合同的对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不 承担赔偿责任。
(二)拨打电话 1．正确拨号 2．主动自我介绍 3．准确陈述内容 4．耐心解答疑问 5．要求对方复述 6．礼貌告别对方
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(三)整理记录
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四、接听电话的程序与技巧
(一)接听准备 (二)接听电话
1．迅速摘机 2．主动自报家门 3．辨明对方身份 4．听记对方陈述 5．复述来电内容 6．礼貌告别对方
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第一节 办公室电话通讯
一、接打电话原则要求 (一)清楚准确 (二)简短高效 (三)安全保密 (四)提高警惕 (五)文明礼貌
二、接打电话的基本礼仪 (一)语言表达 (二)动作表现 (三)声音语调 (四)时间控制 (五)场合选择
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三、拨打电话的程序与技巧
(一)准备工作 1．判电话前先将要点整理好 2、了解电话的使用方法，熟悉电话号码
Baidu Nhomakorabea
典藏PPT 本节主要学习如何在工作中正确保管和使用印章和介绍倍， 以更好地维护单位的合法权益。
一、印章管理
印章，即图章、 “印信”，是指国家机关、社会团体、企事业 单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。.
1．印章的效用和地位 (1)标志作用 (2)权威作用 (3)证明作用。 (4)凭信作用。 2．印章的式样。