办公室日常事务处理培训课件
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办公室日常事务工作课程介绍 PPT课件( 62页)
有时需要运用电话直接口授某些文件或运 用电话设施进行文件传真传递。口授电话稿和 传真文件是发出的文件定稿，应在传输前履行 审批签发手续，传递后应按办毕 文书处置。
（七）电话记录的处理
通话后应及时整理记录内容（包括录音电话 记录），并根据涉及的内容和缓急程度，送有关 领导阅读。领导批示和答复后，秘书人员应立即 告知有关部门或人员办理。对于一般的例行事 务，秘书人员可直接答复或办理。
2 及时为来客斟水，水杯用前一定要当着客人的面 烫净，最好用一次性纸杯。可以询问客人习惯饮何种 饮品。
3 对等待其他人会见的来客，秘书不一定陪聊，可 以送上报纸、杂志等。
4 接谈来客前应准备好笔和记录纸或登记册，耐心 倾听、仔细询问。对能答复、能办妥的事，要尽量答 复、办妥；不能答复的，要做周到的解释，不能办妥 的，要约定下次协商的时间或办妥时限。
对接待中涉及的问题，秘书 不擅自做主，明确表示要汇 报给领导才能决定
来客是下级单位的，秘书应做好以下四点
一般情况应主要由秘书接 待、接谈
工作属其他职能部门的做 好介绍转办工作
接待下级单位 应注意的事项
属于自己职权范围能回答 的，要尽量解决。难以解 决的问题，要请示给领导
对不清楚的问题不擅自做答
来宾是新闻媒体的，秘书应做好以下四点
客，要本着热情为
人的态度。咨询性
的、不必花费太多
时间的事，尽量办 理好并告之电话约 定；一时办不完， 要按程序登记
秘书在接待中要有 意识地示意对方， 来访面谈要事先有 约
可以约见秘书， 也可能约见领导、 或其他什么有关 部门
（二）秘书必须坚持“一视同仁” 的原则
秘书对每一位来访者，必须坚持一视同仁
细心地 记住别 人介绍 给你的 每一位
《办公室事务管理》课件
沟通原则
总结词
建立有效沟通机制，促进信息共享
详细描述
办公室事务管理应建立有效的沟通机 制，促进内部信息的传递和共享。通 过定期召开会议、使用信息化工具等 方式，加强部门间的沟通与协作，提 高整体工作效率。
03
办公室事务管理的主要内容
文件管理
文件分类与归档
按照文件类型、重要性和 保密级别进行分类，确保 文件有序存放。
提升组织形象
整洁有序的办公环境、高 效的工作氛围和专业的行 政服务能够提升组织的形 象和声誉。
办公室事务管理的历史与发展
历史回顾
办公室事务管理随着社会和经济的发展而不断演变，从早期 的简单文档管理到现代的数字化和智能化管理，其历史可以 追溯到20世纪初。
发展趋势
随着信息技术和人工智能的快速发展，办公室事务管理正朝 着数字化、自动化和智能化的方向发展，未来将更加注重人 机协同和智能化管理。
作的高效推进。
办公自动化应用
办公软件使用
熟练掌握常用的办公软件，如Word 、Excel、PowerPoint等，提高文档 处理和数据处理的效率。
自动化工具应用
利用自动化工具和软件，如邮件合并 、模板定制等，简化重复性工作。
网络资源利用
利用网络资源，如云存储、在线协作 工具等，实现文件共享、多人协作等 功能。
办公用品维护与回收
定期检查办公用品的使用情况，进行维护和更新，同时对废旧用品 进行合理处理和回收。
办公环境维护
卫生清洁
保持办公室的整洁卫生，定期清 扫和整理办公区域。
环境绿化
合理布置绿植，营造舒适宜人的 办公环境。
安全保障
确保办公环境的安全，包括防火 、防盗、防灾等方面的措施。
办公室文员要求和日常工作培训ppt课件
通过对办公文员形象要求礼仪规范，职业道德培训，使企业树立起良好形 象。
1、办公文员的形象要求 美好的外表，不仅令人赏心悦目，而且也使自己信心倍增。注重自己的外
表形象，这其实是一个人自我意识的表现，说明他开始注意自己的价值，同 时，这对别人也是一种尊重，是一种有礼貌、有教养的体现。
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条 ，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形 象上的要求：
2
一、办公室文员的定义
在不同的公司，办公室文员员一职所负责的工作都有所不同。在通常情况下， 办公室文员是负责文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事 务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）的工作。另外，有些公司的办公室文 员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体 的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同），一些大的公司对语言也 有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质 （工作态度、思想品德、工作能力等）。
适时适度地保护和美化手部十分必要，不容忽视。经常修剪指甲，保持 清洁；指甲油应选择较淡或不太抢眼的颜色。
5
3）仪态 仪态是指人的举止行为，它是个人形象的重要内容。作为现代职业人员，应做到
如下要求： 站姿
基本站姿：头正、颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平，收腰挺胸，两臂自然下 垂，。要注意从整体上产生一种精神饱满的体态。应注意避免的是头下垂或上仰，收 胸含腰，背曲腰松，臂部后突，手插在衣裤口袋里或搓脸，弄头发，脚打拍子，身靠 柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。
相握。 决不能伸出左手与人相握，应该伸出右手用手掌相握，不能只用手指头刚碰上对
方的手就把手缩回，也不能只握对方几个手指。 不论是作客还是待客，都应该把手清洗干净，伸出脏手相握，是不礼貌的。 握手时要脱掉手套，因故不能脱手套时，要向对方说明并表示歉意。 握手时不要毫无力气，也不要过分用力。握手时间应长短适宜，一般三五秒钟为
1、办公文员的形象要求 美好的外表，不仅令人赏心悦目，而且也使自己信心倍增。注重自己的外
表形象，这其实是一个人自我意识的表现，说明他开始注意自己的价值，同 时，这对别人也是一种尊重，是一种有礼貌、有教养的体现。
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条 ，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形 象上的要求：
2
一、办公室文员的定义
在不同的公司，办公室文员员一职所负责的工作都有所不同。在通常情况下， 办公室文员是负责文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事 务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）的工作。另外，有些公司的办公室文 员还要协助会计做一些记帐工作。一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体 的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同），一些大的公司对语言也 有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质 （工作态度、思想品德、工作能力等）。
适时适度地保护和美化手部十分必要，不容忽视。经常修剪指甲，保持 清洁；指甲油应选择较淡或不太抢眼的颜色。
5
3）仪态 仪态是指人的举止行为，它是个人形象的重要内容。作为现代职业人员，应做到
如下要求： 站姿
基本站姿：头正、颈直，两眼平视前方，嘴微闭，肩平，收腰挺胸，两臂自然下 垂，。要注意从整体上产生一种精神饱满的体态。应注意避免的是头下垂或上仰，收 胸含腰，背曲腰松，臂部后突，手插在衣裤口袋里或搓脸，弄头发，脚打拍子，身靠 柱子、餐桌、柜台或墙歪斜站立。
相握。 决不能伸出左手与人相握，应该伸出右手用手掌相握，不能只用手指头刚碰上对
方的手就把手缩回，也不能只握对方几个手指。 不论是作客还是待客，都应该把手清洗干净，伸出脏手相握，是不礼貌的。 握手时要脱掉手套，因故不能脱手套时，要向对方说明并表示歉意。 握手时不要毫无力气，也不要过分用力。握手时间应长短适宜，一般三五秒钟为
办公室文员要求和日常工作培训ppt课件
很难想象，一个连自己都不会收拾的，不干净的人，在工作中会井井有条 ，忙而不乱。因此，文员的形象好坏十分重要。以下从几方面来对文员作形 象上的要求：
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
1）服饰 服饰是指人的衣服和装饰。一个人如何着装，反映着他（她）
的精神面貌、文化素质和审美水平，是懂不懂礼节的一个重要体现， 穿着不当往往会降低一个人的身份，很难使周围的人对他（她）有 一个良好的第一印象。文员在正式的场合与其他人员穿着，在基本
承上： ◆第十四章 公关与协调基本能力培训 ◆第十五章 如何与领导相处 ◆第十六章 如何与同事相处 ◆第十七章 如何与客户相处
培训目的：
通过此次培训，要求办公室文员注重形象修养，培 养高尚的职业道德，熟悉掌握接待服务及接听电话的 技巧，提高会议组织能力，提高公关协调及与领导、 同事、客户交往沟通能力，熟练掌握文书的书写技能， 真正成为一个具备良好形象、熟悉自身业务、拥有各 种技能，真正做到为企业周到服务的好员工。
好。当表示真诚和热情时，可以长时间握手，并上下摇摆几下。 握手时，不要抽烟、吃东西，也不得旁视左右。 为了避免尴尬场面发生，在主动和人握手之前，应首先想一想自己是否受对方欢
迎；如果已察觉对方无握手之意，那么最好向他点头示意，或微笑鞠躬，也是很礼貌 的。
采用PP管及配件：根据给水设计图配 置好PP管及配 件，用 管件在 管材垂 直角切 断管材 ，边剪 边旋转 ，以保 证切口 面的圆 度，保 持熔接 部位干 净无污 物
二、办公室文员分类
主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员 行政文员主要负责办公室日常事务。(通常指办事员） 人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。 文案文员主要负现起草文件合同等文件.
档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
办公室日常工作培训课件
同实现团队目标。
解决冲突和问题解决策略
识别冲突来源
认真分析冲突的起因和本质，找 出问题的关键所在。
保持冷静
在面对冲突时，保持冷静和理性， 避免情绪化的反应。
有效沟通
通过有效的沟通，了解对方的观点 和需求，寻求共同的解决办法！
PART 04
时间管理与工作效率提升 策略
时间管理原则和方法介绍
目标明确
打印机使用规范
指导员工正确使用打印机 ，如双面打印、节约纸张 等。
其他设备使用规范
针对其他办公设备，如电 话、传真机、投影仪等， 制定相应的使用规范。
常见故障排除方法
电脑故障排除
提供常见的电脑故障排除 方法，如系统崩溃、病毒 感染等。
打印机故障排除
指导员工如何解决打印机 常见问题，如卡纸、缺墨 等。
果。
团队协作能力培养方法
01
02
03
04
建立信任
在团队中建立相互信任的关系 ，尊重彼此的意见和贡献。
分工与协作
根据团队成员的特长和优势， 合理分工，相互协作，共同完
成任务。
有效沟通
保持开放、透明的沟通渠道， 及时分享信息和经验，促进团 队成员之间的理解和合作。
激励与支持
鼓励团队成员发挥自己的潜力 ，提供必要的支持和帮助，共
总结经验
在应对突发事件和危机情况后，应及时总结 经验教训，完善应急预案和防范措施。
2023 WORK SUMMARY
THANKS
感谢观看
REPORTING
设定明确的目标，并制定可行 的计划，以便更好地管理时间
。
要事优先
将任务按照优先级排序，先完 成重要且紧急的任务。
避免多任务处理
解决冲突和问题解决策略
识别冲突来源
认真分析冲突的起因和本质，找 出问题的关键所在。
保持冷静
在面对冲突时，保持冷静和理性， 避免情绪化的反应。
有效沟通
通过有效的沟通，了解对方的观点 和需求，寻求共同的解决办法！
PART 04
时间管理与工作效率提升 策略
时间管理原则和方法介绍
目标明确
打印机使用规范
指导员工正确使用打印机 ，如双面打印、节约纸张 等。
其他设备使用规范
针对其他办公设备，如电 话、传真机、投影仪等， 制定相应的使用规范。
常见故障排除方法
电脑故障排除
提供常见的电脑故障排除 方法，如系统崩溃、病毒 感染等。
打印机故障排除
指导员工如何解决打印机 常见问题，如卡纸、缺墨 等。
果。
团队协作能力培养方法
01
02
03
04
建立信任
在团队中建立相互信任的关系 ，尊重彼此的意见和贡献。
分工与协作
根据团队成员的特长和优势， 合理分工，相互协作，共同完
成任务。
有效沟通
保持开放、透明的沟通渠道， 及时分享信息和经验，促进团 队成员之间的理解和合作。
激励与支持
鼓励团队成员发挥自己的潜力 ，提供必要的支持和帮助，共
总结经验
在应对突发事件和危机情况后，应及时总结 经验教训，完善应急预案和防范措施。
2023 WORK SUMMARY
THANKS
感谢观看
REPORTING
设定明确的目标，并制定可行 的计划，以便更好地管理时间
。
要事优先
将任务按照优先级排序，先完 成重要且紧急的任务。
避免多任务处理
办公室事务管理培训教材PPT(共 33张)
一 办公室环境格局设计
任务情境
某公司准备在上海开办一个销售分公司，租用了某写字楼其 中的一层大厅，秘书小张接到了布置办公室的任务。对于一层大 厅的格局需要重点考虑的是该公司的产品需要一块两百平米的展 区，同时还要合理布置正副经理的办公区、接待区、销售部、财 务部。小张将整个一层大厅设计为当今很流行的全开放式办公室 和半开放式办公室，大厅的前半部区域用作产品展厅，大厅后半 区域作为销售分公司的办公区，每个区域都使用能站立并能够移 动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。
•
17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。
•
18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。
•
19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。
一 办公室环境格局设计
2.封闭式办公室
一 办公室环境格局设计
(1)封闭式办公室的优点 ① 比较安全，便于锁门。 ② 可以保证工作的机密性。 ③ 易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作。 ④ 保护私人空间，易于保护隐私。
(2)封闭式办公室的缺点 ① 建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间多并要装修。 ② 难以监督员工的活动。 ③ 难以进行沟通。员工被分隔开，易感觉孤独。
隐患记录及处理表序号时间隐患情况造成隐患原因隐患危害处理人采取的措施111月4日电脑线交叉错乱地表裸线多无人处理绊倒人工程部王亮整理埋在地毯下211月11日标识牌掉落固定的钉子脱落牌子掉下砸伤人工程部王亮重新固定好311月18日机器卡纸使用设备操作不当机器损坏电脑部李华检修复印机411月19日靠窗一排电脑屏幕晃眼无窗帘遮挡有损眼睛行政主管张强安排窗帘511月25日周末5号文件资料柜未锁负责研发的人员外出开会失密隐患研发部经理王立同周一开会强调课后训练一案例分析题1
办公室日常事务管理印刷本ppt课件
金鱼——红高头，浑身通红，额头高耸， 寓意红运高照。
金鱼——黑玛莉，通体乌黑，凶神恶煞， 寓意驱凶避邪，遇难呈祥。
绿色植物起点缀色彩调节作用，对人类信息 产生微妙影响。
发财树、铁树、大叶葵、开运竹、富贵竹等。
精选课件ppt
33
办公室日常事务管理
★办公环境的维护
办
音乐
公
室
音
乐
和
气
味
气味
办公室引进背景音乐，提高企业的文化格 调、提高工作效率，产生思想和创造力。
《照明方式与气氛效果》
灯光分布应均匀，灯具要自然明亮 用温馨的白炽灯，不使用荧光节能灯 选用同样的灯具，否则会相克 室内温度应保持在20-25摄氏度
一般用白色—布置任何装饰物的最好底色
黄色使用愉悦，蓝色使人沉稳，绿然使人平 和，红色使人兴奋。
精选课件ppt
30
办公室日常事务管理
★办公环境的维护
办
公 室
1）上司亲收件应立即呈送。
2）同事的私人信件可放入指定信袋或顺 便送交。
精选课件ppt
16
办公室日常事务管理
★邮件信函的管理
邮
1）秘书阅看文件、信函应仔细、认真。
件
收
5、阅办
进
2）注意参阅某日来信、某某文件等；内 容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意 见置于信前。
的
程 序
3）每份信笺、信封及附件等应平整装订 在一起，然后分送上司或有关部门处理， 以便于办毕保管备查
字
2、选用房型方正——便于布局；高大宽敞——放松心情；
楼
光线明亮——财路明朗；无梁无柱——没有阻碍。
所
在
3、房内左右两边不要有柱——做起事来左右牵制。
金鱼——黑玛莉，通体乌黑，凶神恶煞， 寓意驱凶避邪，遇难呈祥。
绿色植物起点缀色彩调节作用，对人类信息 产生微妙影响。
发财树、铁树、大叶葵、开运竹、富贵竹等。
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33
办公室日常事务管理
★办公环境的维护
办
音乐
公
室
音
乐
和
气
味
气味
办公室引进背景音乐，提高企业的文化格 调、提高工作效率，产生思想和创造力。
《照明方式与气氛效果》
灯光分布应均匀，灯具要自然明亮 用温馨的白炽灯，不使用荧光节能灯 选用同样的灯具，否则会相克 室内温度应保持在20-25摄氏度
一般用白色—布置任何装饰物的最好底色
黄色使用愉悦，蓝色使人沉稳，绿然使人平 和，红色使人兴奋。
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30
办公室日常事务管理
★办公环境的维护
办
公 室
1）上司亲收件应立即呈送。
2）同事的私人信件可放入指定信袋或顺 便送交。
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16
办公室日常事务管理
★邮件信函的管理
邮
1）秘书阅看文件、信函应仔细、认真。
件
收
5、阅办
进
2）注意参阅某日来信、某某文件等；内 容复杂的长信应做摘要，甚至提出拟办意 见置于信前。
的
程 序
3）每份信笺、信封及附件等应平整装订 在一起，然后分送上司或有关部门处理， 以便于办毕保管备查
字
2、选用房型方正——便于布局；高大宽敞——放松心情；
楼
光线明亮——财路明朗；无梁无柱——没有阻碍。
所
在
3、房内左右两边不要有柱——做起事来左右牵制。
办公室日常工作培训课件
掌握使用Excel等电子表格 软件进行表格的创建、编 辑、排版等操作。
数据处理与分析
熟悉如何对表格数据进行 排序、筛选、计算、分析 等操作，以及使用公式和 函数进行数据处理。
图表制作与展示
了解如何使用Excel的图表 功能，将表格数据以图表 形式进行展示和分析。
演示文稿制作
演示文稿创建与编辑
动画与切换效果
保持良好坐姿
正确使用办公椅，保持良好坐姿，避免长时间久 坐导致腰颈椎问题。
3
健康饮食
合理安排饮食，避免过度油腻、高糖食品，保持 健康饮食习惯。
紧急情况的应对方法
火灾应对
熟悉灭火器的位置和使用方法，掌握火灾逃生路线和自救 方法。
地震应对
了解地震逃生路线和自救方法，保持冷静，迅速撤离到安 全区域。
突发疾病应对
02
日常办公技能
文档处理
01
02
03
文档创建与编辑
掌握使用Word等文字处 理软件进行文档的创建、 编辑、排版等操作。
文档格式设置
熟悉文档的字体、字号、 行距、对齐方式等格式设 置，以及插入图片、表格 等操作。
文档审阅与修订
了解如何对文档进行审阅 、修订，以及如何使用批 注等功能。
表格制作
表格创建与编辑
。
及时援助
在同事需要帮助时，及时提供 支持和援助。
商务会面礼仪
守时守约
按时到达约定地点，避免迟到 或早到。
自我介绍
在会面时主动自我介绍，包括 姓名、职务、职责等基本信息 。
注意言行举止
保持自信、谦虚、礼貌的态度 ，注意语言表达和肢体动作的 协调。
道谢与道别
在会面结束时，表达感谢和道 别，保持良好的职业形象。
数据处理与分析
熟悉如何对表格数据进行 排序、筛选、计算、分析 等操作，以及使用公式和 函数进行数据处理。
图表制作与展示
了解如何使用Excel的图表 功能，将表格数据以图表 形式进行展示和分析。
演示文稿制作
演示文稿创建与编辑
动画与切换效果
保持良好坐姿
正确使用办公椅，保持良好坐姿，避免长时间久 坐导致腰颈椎问题。
3
健康饮食
合理安排饮食，避免过度油腻、高糖食品，保持 健康饮食习惯。
紧急情况的应对方法
火灾应对
熟悉灭火器的位置和使用方法，掌握火灾逃生路线和自救 方法。
地震应对
了解地震逃生路线和自救方法，保持冷静，迅速撤离到安 全区域。
突发疾病应对
02
日常办公技能
文档处理
01
02
03
文档创建与编辑
掌握使用Word等文字处 理软件进行文档的创建、 编辑、排版等操作。
文档格式设置
熟悉文档的字体、字号、 行距、对齐方式等格式设 置，以及插入图片、表格 等操作。
文档审阅与修订
了解如何对文档进行审阅 、修订，以及如何使用批 注等功能。
表格制作
表格创建与编辑
。
及时援助
在同事需要帮助时，及时提供 支持和援助。
商务会面礼仪
守时守约
按时到达约定地点，避免迟到 或早到。
自我介绍
在会面时主动自我介绍，包括 姓名、职务、职责等基本信息 。
注意言行举止
保持自信、谦虚、礼貌的态度 ，注意语言表达和肢体动作的 协调。
道谢与道别
在会面结束时，表达感谢和道 别，保持良好的职业形象。
《办公室工作实务》PPT课件
会说ww会w.t写hemega会lle做ry.c事om 会做人
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精选课件ppt
Logo
实践训练
（一）课堂讨论
1、办公空间的设计和布局需要考虑哪些主要因素？ 2、开放式或封闭式空间设计各有何优缺点？ 3、办公室内布置的一般要求是什么？
会说ww会w.t写hemega会lle做ry.c事om 会做人
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27
精选课件ppt
实践训练
Logo
2、 因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急 忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙 碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚 打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿 起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留 言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆 满文件、报刊及各种物什的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找 到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然 后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份 文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现 光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到， 孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在 键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像 要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到 窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一 脚，“呯”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公 室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电 脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室 工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔 独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体 （如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单a会lle做ry.c事om 会做人
办公室事务技巧课件
节能环保
STEP 02
STEP 01
节能环保是现代办公的重 要标准，有助于降低能源 消耗和减少环境性用品使用等，促进 资源循环利用。
采用节能型办公设备，如 节能灯具、低能耗电器等 ，合理使用电力资源。
高效空间利用
高效的空间利用可以提高办公室的办公效率，降低办公成本。
描述
在表达时，我们应该尽量使用简 单易懂的词汇和句子，避免使用 专业术语或行话，同时要注意语 速和语调，以便让对方更好地理
解我们的意思。
示例
当你需要向团队成员解释一个项 目计划时，你应该用简洁明了的 语言描述项目目标、任务分配和 时间安排，避免使用过于复杂的
词汇和句子。
反馈与建议
总结
反馈与建议是沟通的重要环节，它要求我们及时向对方提供有关其工作表现的意见和建议 ，以便对方能够改进。
Excel、PowerPoint等）。
快捷键使用
学习并掌握常用快捷键，提高办公 效率。
自定义设置
根据个人习惯自定义软件界面和设 置，提高工作效率。
Part
05
会议组织与参与
会议准备
确定会议目的和议题
明确会议的目标，列出需要讨论 的议题，确保会议有针对性。
准备会议资料
提前准备好会议所需的资料，如 会议背景资料、议程、相关文件 等。
选择合适的电子文件存储工具
如云存储、外部硬盘、网络存储等，以满足文件存储需求。
定期备份
为防止数据丢失，应定期对电子文件进行备份，并选择可靠 的备份方式，如本地备份、异地备份等。
文件查找与检索
文件命名规范
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《办公室事务管理》ppt
义务报告、跟进、直至解决； 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过
程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表” 中。
技能训练
下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办 公隐患：
过度拥挤；打滑的地板； 家具或设备的突出的棱角； 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西； 转椅无法调节高度；电线拖曳太长； 未接地线的设备；电路负荷太大； 消防栓无法打开； 碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。
办公环境管理
（2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、 窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办 公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或 刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当 等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等 摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的 棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。
（1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设 计。
光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低
光源 的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直 接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或 左侧射入。
办公环境管理
办公室的听觉环境管理
听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.
消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。 适量音乐的播放。
办公环境管理
②布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控
制和监督。
办公环境管理
②布置的原则
(2) 识别办公室安全隐患
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露， 拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的 反光，复印机的辐射，违规操作等。
程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表” 中。
技能训练
下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办 公隐患：
过度拥挤；打滑的地板； 家具或设备的突出的棱角； 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西； 转椅无法调节高度；电线拖曳太长； 未接地线的设备；电路负荷太大； 消防栓无法打开； 碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。
办公环境管理
（2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、 窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办 公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或 刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当 等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等 摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的 棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。
（1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设 计。
光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低
光源 的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直 接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或 左侧射入。
办公环境管理
办公室的听觉环境管理
听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.
消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。 适量音乐的播放。
办公环境管理
②布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控
制和监督。
办公环境管理
②布置的原则
(2) 识别办公室安全隐患
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露， 拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的 反光，复印机的辐射，违规操作等。
办公室事务和管理PPT课件
.
5
• （二）自觉清洁整理本人参与的公用区域
•
1、经常清洁整理你使用的复印机、打印机等设备的
周围；
•
2、经常清理参与使用的茶水桌、保持桌面、地面无
弃物、无水迹，茶具清洁整齐；
•
3、经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家
具；
•
4、注意清理由你负责的接待区或会议室，并在访客
离开或会后立即清理，保证在下
.
21
◆接打电话和处理通话中的问题
一、处理电话留言的一般原则
1、简洁：在记录留言时，要抓住要点，排除无用的话语，让收受人一看就 明白；
2、完整：留言中若提到有关日期、时间、数字等重要信息，要非常仔细的 记全，不要遗漏；
3、准确：要确保信息记录的正确，包括双方的姓名，对方的单位、电话号 码，来电日期、时间，来电的内容等。一定要在留言上签名，以防收到
案例 1、天地公司秘书初萌下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空
纸箱，初萌是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示；参加清理工 作，确保接待区到门口的过道通畅。
在周末的工作会上，行政经理表扬了初萌，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好 工作环境的风险防范。
.
பைடு நூலகம்10
• 2、华泰集团秘书在董事会会后把废弃的选 票用碎纸机处理掉，在她操作的过程中， 戴在胸前的丝巾卷入碎纸机，虽然她立即 关闭电源，毁掉一条丝巾，但不遵守设备
.
20
三、上司不在时，秘书如何处理上司的文件或邮件：
1、如果上司习惯每天给办公室打电话，你应该把公司信件和外来信件分开，同 时把每封邮件的内容大致记录一下，以便于随时向上司汇报；
2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，你应该主动打电话把需要上司亲 自处理的邮件告诉他；
《办公室事务和管理》课件
队凝聚力和协作能力。
有效沟通
鼓励员工之间的沟通与协作，建立 有效的沟通渠道和机制，确保信息 的准确传递和工作的顺利开展。
员工关怀
关注员工的工作状态和生活情况， 提供必要的支持和帮助，增强员工 的归属感和忠诚度。
04
办公室安全管理
消防安全知识
总结词
火灾的分类和特点
了解消防安全知识是办公室安全管理的重 要一环，有助于预防火灾事故的发生，保 障员工生命安全和财产安全。
员工绩效评估
评估标准制定
根据岗位职责和工作目标 ，制定合理的评估标准， 确保评估的公正性和客观 性。
评估实施
定期进行员工绩效评估， 收集工作数据和业绩表现 ，进行综合分析和评价。
反馈与改进
将绩效评估结果及时反馈 给员工，指导员工进行工 作改进和职业发展。
员工关系与沟通
建立良好关系
营造积极向上的工作氛围，加强 员工之间的交流与合作，提高团
办公用品管理制度
总结词
节约成本，提高资源利用效率
详细描述
建立办公用品管理制度，规范办公用品的采购、保管、发放和使用，可以节约成本，避免浪费，同时提高资源利 用效率。
感谢观看
THANKS
办公室制度建设
工作流程规范
总结词
明确工作流程，提高工作效率
详细描述
制定清晰的工作流程，包括文件处理、会议组织、任务分配等，有助于员工明 确自己的职责，减少重复和不必要的沟通，提高工作效率。
考勤与休假制度
总结词
保证工作秩序，维护员工权益
详细描述
合理的考勤与休假制度是保证工作秩序的重要手段，同时也能维护员工的合法权 益，提高员工的工作积极性和满意度。
。
资源节约
有效沟通
鼓励员工之间的沟通与协作，建立 有效的沟通渠道和机制，确保信息 的准确传递和工作的顺利开展。
员工关怀
关注员工的工作状态和生活情况， 提供必要的支持和帮助，增强员工 的归属感和忠诚度。
04
办公室安全管理
消防安全知识
总结词
火灾的分类和特点
了解消防安全知识是办公室安全管理的重 要一环，有助于预防火灾事故的发生，保 障员工生命安全和财产安全。
员工绩效评估
评估标准制定
根据岗位职责和工作目标 ，制定合理的评估标准， 确保评估的公正性和客观 性。
评估实施
定期进行员工绩效评估， 收集工作数据和业绩表现 ，进行综合分析和评价。
反馈与改进
将绩效评估结果及时反馈 给员工，指导员工进行工 作改进和职业发展。
员工关系与沟通
建立良好关系
营造积极向上的工作氛围，加强 员工之间的交流与合作，提高团
办公用品管理制度
总结词
节约成本，提高资源利用效率
详细描述
建立办公用品管理制度，规范办公用品的采购、保管、发放和使用，可以节约成本，避免浪费，同时提高资源利 用效率。
感谢观看
THANKS
办公室制度建设
工作流程规范
总结词
明确工作流程，提高工作效率
详细描述
制定清晰的工作流程，包括文件处理、会议组织、任务分配等，有助于员工明 确自己的职责，减少重复和不必要的沟通，提高工作效率。
考勤与休假制度
总结词
保证工作秩序，维护员工权益
详细描述
合理的考勤与休假制度是保证工作秩序的重要手段，同时也能维护员工的合法权 益，提高员工的工作积极性和满意度。
。
资源节约
办公室日常工作培训ppt课件
紧急不重要
可以委托他人处理或暂 时搁置，如非必要的邮 件回复、一些可替代性
任务等。
不重要不紧急
尽量避免花费过多时间 ，如闲聊、无意义的网
络冲浪等。
工作计划制定和执行方法分享
01
02
03
04
明确目标
设定清晰、可衡量的工作计划 目标，确保工作方向正确。
制定计划
根据目标制定详细的工作计划 ，包括时间表、任务清单、优
记录参加会议的人员名单，包括姓名、职务等信 息，以便后续跟进和联系。
会议照片或视频
如有条件，可以拍摄会议照片或视频，作为会议 记录的补充。
会后跟进：会议纪要整理与发布
会议纪要整理
01
在会议结束后，及时整理会议纪要，包括会议主题、时间、地
点、参会人员、讨论内容和结果等。
会议纪要发布
02
将整理好的会议纪要发送给参会人员，并告知下一步行动计划
文档搜索与整理
利用文档管理软件或搜索引擎等工具，提高电子文档的查 找和整理效率。同时建立文档目录和索引等辅助手段，方 便快速定位和浏览所需文档。
04
会议组织与记录要点
会议筹备：场地布置、设备检查等
1 2 3
场地布置
根据会议类型和规模选择合适的场地，并进行相 应的布置，如安排座位、摆放桌椅、设置讲台等 。
表达技巧
清晰、准确地传达自己的想法和观点，避免使用模糊或含糊不清 的语言。
反馈技巧
及时给予他人积极、建设性的反馈，促进沟通和合作。
领导力素质模型解读
领导力概念
阐述领导力的含义和重要性，以及领导力与管理的区别。
领导力素质模型
介绍领导力素质模型的构成，包括自我认知、人际关系、 团队协作、创新思维等方面。
办公室事务和管理(课件)
最新课件
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服务规范—电话礼仪
❖ 6、认真清楚的记录 电话记录要求简洁、完备，概括重点。
➢ 时间。记录电话的时间。 ➢ 人物。电话是谁打来的，打给谁的。 ➢ 事件。电话内容讲的什么事情，要求简洁明了，
记录重要事项。
➢ 其他。后续工作，把你电话记录的东西转交到相关 人员。
❖ 7、挂电话前的礼貌 要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提
❖ 3、要有喜悦的心情 打电话时我们要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，
但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象， 由于面部表情会影响声音的变化，所以即使在电话中，也要抱 着“对方看着我”的心态去应对。
最新课件
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服务规范—电话礼仪
❖ 4、打电话——清晰明朗的声音 打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的
❖ 3、工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密原 件忘在复印机玻璃板上。
❖ 4、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，下班未及时关闭 电源。
❖ 5、每次会议之前要做好充分准备，按时完成会场布置， 保证于会议前半小时做好准备和清洁工作，每次会议结束 后要及时做好打扫清理。
最新课件
28
怎样才能让办公区整洁、有序呢？
最新课件
17
服务规范—来宾接待
❖ 5、与人握手时应注意：愉快的握手是坚定有力， 这能体现你的信心和热情，但不宜太用力且时间 不宜过长，几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉 或者有水、汗，不宜与人握手，只要主动向对方 说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对 方握手，同时不要戴手套握手。
最新课件
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服务规范—电话礼仪
❖ 8、请假人员须事先安排好工作，非特殊、紧急情况，不得用电 话或请人代假。
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六、话费控制
典藏P第PT 二节 印章和介绍信管，他有一笔 好买卖，但他是个人身份，不如单位签合同方便，想 借用建委的名义，让王某给他出具一份建委的业务介 绍信，等合同签完后就还给她，并答应给王某一万元 报酬。王某应允后，张某利用从建委借用的业务介绍 信，以建委的名义与XX公司签订了一份钢材购销合同， 骗取了该公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉 后，携款潜逃。这一事件给建委造成了信誉和财产上 的损失。
印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。
（1）质料 我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸 成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过角质、木质，现 代则多用橡胶和塑料到制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的 钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”，无须印泥 可连续使用万次以上。
(二)拨打电话 1．正确拨号 2．主动自我介绍 3．准确陈述内容 4．耐心解答疑问 5．要求对方复述 6．礼貌告别对方
典藏PPT
(三)整理记录
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四、接听电话的程序与技巧
(一)接听准备 (二)接听电话
1．迅速摘机 2．主动自报家门 3．辨明对方身份 4．听记对方陈述 5．复述来电内容 6．礼貌告别对方
典藏PPT
第四章、办公室日常事务处理
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节
办公室电话通讯 印章和介绍信管理 值班管理 小额现金管理 处理领导身边事物
典藏案P例P一T 某日上午8：20小王来到办公室上班，她先打开主任办公室的窗户通风．然
后，将空调调到适宜的温度。接着开始整理主任的桌面，将文件摆整齐，将废 纸篓的垃圾清理干净。之后，她回到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌。 清扫擦拭桌面和文件柜．并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。这时， 主任走进来，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：“主任，早晨好。”主 任向地点头示意后．进入自己的办公室。小王开始在电脑上打一份主任下午开 会急需的讲话稿．这时，主任打电话过来：“请把我今天的工作安排拿来，顺 便给我倒一杯咖啡”。小王便离开自己的座位，去给主任送咖啡。此时行政科 办事员刘丽来了，见没有人，就坐在小王的办公桌前等她，闲得无聊，就随意 翻看小王打印的讲话稿。小王推门进入主任办公室，主任正在打电话，他示意 秘书放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看见行政科的刘丽正在等她。两 人稍事寒暄后，刘丽说明了来意，一是提醒小王她办公室内的设备存在着安全 隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让小王将她的几张出租车车票 给报销了；三是顺路替小王取来了今天的信函。小王发现这几张车票都没有按 要求先让行政部科长签字，刘丽连忙解释说科长出差了，而她等钱急用。两人 关系一直都很好，小王也没有再仔细追究，就用掌握的零用现金为她报销了车 费。刘丽拿了钱离去，小王随意地把信函往办公桌上一放就急忙打文件了。这 时桌上的电话响了，是某市政府办的秘书打来的，协商下周他们副主任一行四 人前来商讨合作的事宜。小王因急于将讲话稿打好，就简单地应付了几句，没 有认真做记录。此时正好来了位客人，小王赶忙挂断了电话。来的客人是某公 司的公关经理，他想见办公室的李副主任，小王告诉他：“很不巧，李主任出 差了。”也没问来人的电话和来意，就让来客人走了。小王继续打讲话稿，这 是主任突然打电话过来问某市政府办的来客的食宿安排好了没有，小王这才意 识到她没有在电话里问清对方四人中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好 再打电话去确认。
使用印章、介绍信，一般应该经本单位领导人批准，办理 签批手续，秘书人员不得擅自做主。秘书人员要严格执行监印制 度，他们对使用印章有监督权，对不合法或不合手续的使用印章、 介绍信，有权拒绝盖印或者提出异议，而不能违反规定，“有求 必应”，以避免给自己和单位带来无法挽回的损失。
公章是单位职责权力的象征，介绍信则是证明本单位员工 的身份，介绍联系业务之用。如果管理使用不当，会给本单位乃 至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。
如果来电要找的人不在或者因为开会不能来接电话 如果刚接听一个电话，另一个电话又响
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(三)整理记录
典藏PPT
在接听电话过程中，记录和处理对方留言要做到以下两点： 第一，准确记录。 第二，及时送达。（留言单）
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五、正确处理通话过程中出现的问题 (一)线路中断 (二)通话时受到干扰 (三)没有时间谈话 (四)很难对付的电话 (五)正确转接打给上司的电话
在上述案例中，XX公司在签订合同时并不知道张 某是借用建委的业务介绍信，该公司没有过错，所以， 建委应该承担赔偿责任。
典藏PP根T 据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯 罪嫌疑若干问题的规定》的规定，个人借用单位的业务介绍信、 合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济 合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动， 给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任 外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单 位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订 合同的对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不 承担赔偿责任。
典藏PPT 本节主要学习如何在工作中正确保管和使用印章和介绍倍， 以更好地维护单位的合法权益。
一、印章管理
印章，即图章、 “印信”，是指国家机关、社会团体、企事业 单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。.
1．印章的效用和地位 (1)标志作用 (2)权威作用 (3)证明作用。 (4)凭信作用。 2．印章的式样。
典藏PPT
第一节 办公室电话通讯
一、接打电话原则要求 (一)清楚准确 (二)简短高效 (三)安全保密 (四)提高警惕 (五)文明礼貌
二、接打电话的基本礼仪 (一)语言表达 (二)动作表现 (三)声音语调 (四)时间控制 (五)场合选择
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三、拨打电话的程序与技巧
(一)准备工作 1．判电话前先将要点整理好 2、了解电话的使用方法，熟悉电话号码
典藏P第PT 二节 印章和介绍信管，他有一笔 好买卖，但他是个人身份，不如单位签合同方便，想 借用建委的名义，让王某给他出具一份建委的业务介 绍信，等合同签完后就还给她，并答应给王某一万元 报酬。王某应允后，张某利用从建委借用的业务介绍 信，以建委的名义与XX公司签订了一份钢材购销合同， 骗取了该公司价值一百万元的钢材。张某将钢材卖掉 后，携款潜逃。这一事件给建委造成了信誉和财产上 的损失。
印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。
（1）质料 我国古代官印依品级高低分别用金、银、铜等金属铸 成，帝王则用珍贵玉质，象征其地位。近代公章用过角质、木质，现 代则多用橡胶和塑料到制。另有一种专用于贴有照片的身份证明上的 钢印。近几年还有将色油或固体色料热压而成的“原子印”，无须印泥 可连续使用万次以上。
(二)拨打电话 1．正确拨号 2．主动自我介绍 3．准确陈述内容 4．耐心解答疑问 5．要求对方复述 6．礼貌告别对方
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(三)整理记录
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四、接听电话的程序与技巧
(一)接听准备 (二)接听电话
1．迅速摘机 2．主动自报家门 3．辨明对方身份 4．听记对方陈述 5．复述来电内容 6．礼貌告别对方
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第四章、办公室日常事务处理
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节
办公室电话通讯 印章和介绍信管理 值班管理 小额现金管理 处理领导身边事物
典藏案P例P一T 某日上午8：20小王来到办公室上班，她先打开主任办公室的窗户通风．然
后，将空调调到适宜的温度。接着开始整理主任的桌面，将文件摆整齐，将废 纸篓的垃圾清理干净。之后，她回到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌。 清扫擦拭桌面和文件柜．并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。这时， 主任走进来，小王坐在自己的座位上，向主任打招呼：“主任，早晨好。”主 任向地点头示意后．进入自己的办公室。小王开始在电脑上打一份主任下午开 会急需的讲话稿．这时，主任打电话过来：“请把我今天的工作安排拿来，顺 便给我倒一杯咖啡”。小王便离开自己的座位，去给主任送咖啡。此时行政科 办事员刘丽来了，见没有人，就坐在小王的办公桌前等她，闲得无聊，就随意 翻看小王打印的讲话稿。小王推门进入主任办公室，主任正在打电话，他示意 秘书放下咖啡先出去。小王回到自己的座位，看见行政科的刘丽正在等她。两 人稍事寒暄后，刘丽说明了来意，一是提醒小王她办公室内的设备存在着安全 隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让小王将她的几张出租车车票 给报销了；三是顺路替小王取来了今天的信函。小王发现这几张车票都没有按 要求先让行政部科长签字，刘丽连忙解释说科长出差了，而她等钱急用。两人 关系一直都很好，小王也没有再仔细追究，就用掌握的零用现金为她报销了车 费。刘丽拿了钱离去，小王随意地把信函往办公桌上一放就急忙打文件了。这 时桌上的电话响了，是某市政府办的秘书打来的，协商下周他们副主任一行四 人前来商讨合作的事宜。小王因急于将讲话稿打好，就简单地应付了几句，没 有认真做记录。此时正好来了位客人，小王赶忙挂断了电话。来的客人是某公 司的公关经理，他想见办公室的李副主任，小王告诉他：“很不巧，李主任出 差了。”也没问来人的电话和来意，就让来客人走了。小王继续打讲话稿，这 是主任突然打电话过来问某市政府办的来客的食宿安排好了没有，小王这才意 识到她没有在电话里问清对方四人中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好 再打电话去确认。
使用印章、介绍信，一般应该经本单位领导人批准，办理 签批手续，秘书人员不得擅自做主。秘书人员要严格执行监印制 度，他们对使用印章有监督权，对不合法或不合手续的使用印章、 介绍信，有权拒绝盖印或者提出异议，而不能违反规定，“有求 必应”，以避免给自己和单位带来无法挽回的损失。
公章是单位职责权力的象征，介绍信则是证明本单位员工 的身份，介绍联系业务之用。如果管理使用不当，会给本单位乃 至社会造成危害，秘书人员必须认真对待这项工作。
如果来电要找的人不在或者因为开会不能来接电话 如果刚接听一个电话，另一个电话又响
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(三)整理记录
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在接听电话过程中，记录和处理对方留言要做到以下两点： 第一，准确记录。 第二，及时送达。（留言单）
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五、正确处理通话过程中出现的问题 (一)线路中断 (二)通话时受到干扰 (三)没有时间谈话 (四)很难对付的电话 (五)正确转接打给上司的电话
在上述案例中，XX公司在签订合同时并不知道张 某是借用建委的业务介绍信，该公司没有过错，所以， 建委应该承担赔偿责任。
典藏PP根T 据最高人民法院《关于在审理经济纠纷案件中涉及经济犯 罪嫌疑若干问题的规定》的规定，个人借用单位的业务介绍信、 合同专用章或盖有公章的空白合同书，以出借单位名义签订经济 合同，骗取财物归个人占有、使用、处分或进行其他犯罪活动， 给对方造成经济损失构成犯罪的，除依法追究借用人的刑事责任 外，出借业务介绍信、合同专用章或盖有公章的空白合同书的单 位，依法应当承担赔偿责任。但是，有证据证明被害人明知签订 合同的对方当事人是借用行为，仍与之签订合同的，出借单位不 承担赔偿责任。
典藏PPT 本节主要学习如何在工作中正确保管和使用印章和介绍倍， 以更好地维护单位的合法权益。
一、印章管理
印章，即图章、 “印信”，是指国家机关、社会团体、企事业 单位使用的公章和上述单位相应领导人使用的名章。.
1．印章的效用和地位 (1)标志作用 (2)权威作用 (3)证明作用。 (4)凭信作用。 2．印章的式样。
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第一节 办公室电话通讯
一、接打电话原则要求 (一)清楚准确 (二)简短高效 (三)安全保密 (四)提高警惕 (五)文明礼貌
二、接打电话的基本礼仪 (一)语言表达 (二)动作表现 (三)声音语调 (四)时间控制 (五)场合选择
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三、拨打电话的程序与技巧
(一)准备工作 1．判电话前先将要点整理好 2、了解电话的使用方法，熟悉电话号码