会议型酒店的需求与发展

学院的会议型酒店建设需求与发展

随着城市经济的迅猛发展，会展业已经能够成为一个非常活跃的产业，在国际上通称为MICE,也就是公司会议、奖励旅游、协会社团会议、展览。会展与酒店是两个密切相关的行业，会展活动不仅会引发对举办地酒店、餐饮和娱乐活动的需求，而且对酒店的会议场地和会议服务接待，更具规模的会议场所，先进的会议设施、设备以完善的会议整体策划等一系列专业化的服务。这是一般酒店难以完成的工作，因此市场细分造就了会议型酒店。

会议客源的特征与需求

会议型酒店的经营者必须清晰掌握会议客源的特征和需求。这些需求几乎涵盖了所有的消费行为，包括食、宿、行、游、购、娱，他们对设施、设备和服务要求都会比较高。通常会议客源有以下特征：

1、各类会议分布于全年各阶段，受时间和季节影响较之旅游团队要；

2、市场规模较其他市场大，一些大型的或有影响力的会议往往因为新闻媒

介的介入而为酒店自身的宣传提供机会；

3、平均住宿时间较长；

4、附属设施使用率较高，平均消费能力高于旅游团队；

5、会议用房往往“大进大出”，从而影响酒店客房对其他客人的销售。

同时会议客源对酒店产品的要求也与其他客源有区别：

1、各种规模、档次的会议室、会议厅；

2、会议专用设备，如影音系统、投影系统、同声传译等；

3、多样的就餐形式和菜肴品种，如自助餐、冷餐会、酒会、大型宴会等；

4、附属设施较为齐全，尤其是商务中心功能及娱乐设施；

5、会议抵、离店时期较为密集，客流量大，往往要接待迅速；

6、结账方式要灵活；

7、需要酒店有专门人员全程跟踪协助、服务；

完备的设施与专业化服务

首先在设施上要超越普通的商务型酒店，尤其在所有会议室和多功能厅都配备了一流的先进影音设备，包括宽带上网服务、室内同声传译系统、手提电脑、兼具录音服务的麦克风系统、多制式录像机、幻灯机、投影仪、液晶投影仪、实物投影仪、视像/电话会议、视像/数据投影仪等。

在硬件方面，会议接待的设施动能就会显得尤其重要，包括会议室的数量、格局、分布、厅室的灯光音响配置的专业化程度，有足够的房间数量和丰富的房间类型，同时具备团体餐饮活动和高规格的宴会接待能力。在软件方面，酒店员工队伍的构成、经营部表的确定、酒店文化的内涵、员工的综合素质及服务技能等，这些都是实现会议服务的规范化、标准化、专业化的关键。

除了会议设施、设备外，会议接待的核心产品就是服务。接待一个大会议，涉及到酒店各个部门，所以内外部的协调很重要。比如皇冠假日酒店对此专门设置了会务总监，手下有多名会议协调员，全执委会议服务，他们的工作从会议报价到会议过程中的协调服务，让会议组织者感到“一站式”的方便。

会议服务人员的专业素质也非常重要，会场服务人员要根据会议名称，参会人员表情判断出会议服务的服务参与程度和时机把握。

专业的会议型酒店是酒店功能和会议功能的叠加，是目标市场以会议市场为主导，经营战略以会议经营为中心，企业文化以高标准的专业和服务为轴心，功能定位服从于会议需求的酒店。

根据客户需求开发服务类别

根据会议的各种特定，要发动各个部门的员工、管理人员展开头脑风暴研究会议客户的需求，开发出适合各类会议的服务、菜肴，以及会议延伸服务。比如会议有很多种类型：管理会议、培训研讨班、地区性和全国性的销售会议、新产品介绍会、专业技术会、奖励旅游会、股东会、各类协会等。作为接待会议的首道工序，销售部与客户洽谈会议时特别需要明确会议的一些特殊要求，做好会议的会前、会中、会后服务、

1、会前服务

（1）销售人员要对酒店的设施、设备以及报价全面掌握，与客户进行洽谈；

（2）根据酒店可以提供的会议服务项目，为客户提供参考意见，销售顾问式的为客户提供解决方案；

（3）与客户签订会议接待协议书；

（4）根据客户的特点，制定会议接待计划书，发放给各个相关部门。

2、会中服务

销售人员或会议服务经理全程跟踪会议，落实会议的承诺。协调各个部门做好会场布置，确保音控设备、会议茶歇、用餐。贵宾接待等事项的万无一失。

3、会后服务

征询客户意见，做好记录存档，并协助会务组与酒店清账。

会议能够帮助酒店业摆脱淡季，因受到节假日以及旅游资源季节性的影响，很多接待传统旅游者为主的饭店，逢旅游淡季，房间出租率会明显降低。而相对旅游活动而言，但总体来看不是十分明显，尤其冬季是旅游淡季，而对会议来说却进入一个非常旺的季节。如果要将你的酒店定位为会议型酒店，必须了解和掌握会议的特点，通过不断研究，提升会议的营销和服务能力，并且通过出色的会议接待将酒店的口碑和品牌迅速传播出去，从而招徕更多的会议客源。