联想集团会议管理组织制度
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实 接站组织、车辆调节 器度交警联系、司机
安排
会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
16
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：99代理会人员分 工职责
17
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000年代理会
邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
7
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
26
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 签到程序界面演示
27
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
28
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
29Hale Waihona Puke Baidu
•
得道多助失道寡助，掌控人心方位上 。23:14:4223:1 4:4223:14Wed nesday , November 18, 2020
•
安全在于心细，事故出在麻痹。20.11. 1820.1 1.1823:14:4223 :14:42 November 18, 2020
•
加强自身建设，增强个人的休养。202 0年11 月18日 下午11 时14分2 0.11.18 20.11.1 8
签到组
车辆调度
负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
设备 邀请、人员落实、房
间餐桌车辆分配
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导
行程
会中 内外沟通、协调、处
理突发事件 分发物资历、采购会 中物品食品、保证设
备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项； 提前行文，写明规则。
21
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
22
会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知
23
内容涉及
13
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
内容涉及
14
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分工 总负责 物资组
18
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
19
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算；
全面、精细、节约；
距开会日期前两周，做出预
算送审批；
20
会议的组织和管理
•
感情上的亲密，发展友谊；钱财上的 亲密， 破坏友 谊。20. 11.1820 20年11 月18日 星期三 11时14 分42秒 20.11.1 8
谢谢大家！
37
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
33
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
34
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
35
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
36
•
•
扩展市场，开发未来，实现现在。202 0年11 月18日 星期三 下午11 时14分4 2秒23:14:4220 .11.18
•
做专业的企业，做专业的事情，让自 己专业 起来。2 020年1 1月下 午11时1 4分20. 11.1823 :14Nov ember 18, 2020
•
时间是人类发展的空间。2020年11月1 8日星 期三11 时14分4 2秒23:14:4218 November 2020
主讲人：周玲秀 2000年8月
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
24
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
25
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
每一次的加油，每一次的努力都是为 了下一 次更好 的自己 。20.11. 1820.1 1.18We dnesday , November 18, 2020
•
天生我材必有用，千金散尽还复来。2 3:14:42 23:14:4 223:14 11/18/2 020 11:14:42 PM
•
安全象只弓，不拉它就松，要想保安 全，常 把弓弦 绷。20. 11.1823 :14:422 3:14No v-2018 -Nov-2 0
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
4
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 租车问题 价格问题
11
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、漏洞。
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用
会务工作要保证策划案 的顺利实现
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
30
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准
31
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
32
会议的组织和管理
会后总结和决算
•
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。下午1 1时14 分42秒 下午11 时14分2 3:14:42 20.11.1 8
•
每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11. 1820.1 1.1823:1423:14 :4223:1 4:42No v-20
•
人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月18 日星期 三11时1 4分42 秒Wedn esday , November 18, 2020
安排
会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
退房、回收 问卷、结帐
结帐
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：99代理会人员分 工职责
17
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000年代理会
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
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会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面 宾馆的软硬件
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会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
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27
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签到组
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负责人
会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
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必须注意的问题
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21
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
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22
会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用 审批、报销规定 关于参加西安活 动的人员通知
23
内容涉及
13
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用 5、 甲方对乙方的规定 6、 乙方对甲方的规定 7、 结算等
内容涉及
14
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河 王朝酒店的协议
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分工 总负责 物资组
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会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
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会前准备 - 制定会议预算
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会议的组织和管理
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谢谢大家！
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会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：99决算
33
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
34
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
35
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
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主讲人：周玲秀 2000年8月
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议费预算
3
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
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24
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
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25
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
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天生我材必有用，千金散尽还复来。2 3:14:42 23:14:4 223:14 11/18/2 020 11:14:42 PM
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策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
4
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
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会前准备 - 会场勘察
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会前准备 - 起草协议
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12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 3、 场地安排及费用
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6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
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协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
30
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公 务人员考核标准
31
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会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
32
会议的组织和管理
会后总结和决算
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每天都是美好的一天，新的一天开启 。20.11. 1820.1 1.1823:1423:14 :4223:1 4:42No v-20
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人生不是自发的自我发展，而是一长 串机缘 。事件 和决定 ，这些 机缘、 事件和 决定在 它们实 现的当 时是取 决于我 们的意 志的。2 020年1 1月18 日星期 三11时1 4分42 秒Wedn esday , November 18, 2020