后勤采购管理规定

后勤采购管理规定

This model paper was revised by the Standardization Office on December 10, 2020

分发编号：

后勤采购管理办法单位：财务管理委员会

目录

第1章总则

目的

为了加强对集团所属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理，规范采购行为，保证采购质量，提高采购效率，制定本办法。

适用范围

本办法适用于集团所属分子公司及工厂的后勤物资及服务的采购。

后勤物资及服务采购分类

办公类：办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。

宣传印制类：横幅、公司定制品（印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信纸、笔记本、办公文具等）、广告、海报、宣传手册、DV宣传片、挂历、营销促销品等。

劳保清洁及宿舍用品: 手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品、床、窗帘、柜子、工作服等

公共设施类：水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等

招待类：水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品等

技术检测类：容器、工具、仪器仪表、试剂、药品等

生产维护类：生产机器零配件、五金工具等

食堂物资：锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等

保险类：社会保险、意外伤害险、财险。

不相容职务

请购与审批。请购人员不能同时负责审批。

供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。

采购合同的拟订、审核与审批。合同拟定、审核、审批等工作应由不同的人员负责。

采购、验收与记录。采购、验收与会计记录等工作应由不同的人员担任，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。

付款的申请、审批与执行。付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离，避免因付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。

第2章后勤采购组织

后勤采购工作小组

后勤采购工作小组机构

公司设立后勤采购工作小组，由各部门各派一人组成，组长由总经理任命。后勤采购工作小组不设专职，所有组员均为兼职。

后勤采购工作小组职责

各部门职责

行政内勤（兼任计划管理员)、采购员及仓库保管员等岗位。

各公司行政部下设食堂组，食堂采购员实施物资采购，食堂组长负责食堂物资的验收和管理。

需求部门负责填制采购申请，并参与供应商甄选过程。

财务部门负责采购的监督、预算控制、报账审核及付款。

仓库保管员负责采购物资的验收、存储与发放。公司分设后勤物资仓库、生产机器零配件仓库、技术检测物资仓库，分别由行政部门、生产部门、技术质量部门安排相应仓库和保管员进行物资管理。食堂物资放厨房存储，不单独设立仓库，由食堂组长兼任保管员，负责食堂物资管理。

各部门各司其职，相互衔接的同时形成相互制衡机制。

第3章采购备用金管理

备用金

公司采购采取备用金制，行政部门采购员备用金额度为3000元，食堂采购员备用金额度为5000元。

备用金采取借款方式，由采购员填写借款单，经部门主管、财务主管及总经理审批后，交会计开具现金付款凭证，由出纳支付现金，账面挂采购员个人往来。

采购员可在现金交易范围内动用备用金进行采购。备用金如不足以支付采购款，可按借款审批程序临时借支现金。报账后再冲抵借支，并按额度补足备用金。

备用金一年一清，每年12月份还清备用金借款，次年1月再重新借支备用金。

现金交易范围

一千元以下的零星采购；

供应商要求现金交易；

紧急采购且不能及时办理银行支付手续；

除以上情况外，一律不得进行现金交易，均通过财务转账付款。

第4章采购实施

办公、宣传印制、劳保清洁及宿舍用品、公共设施类物资的采购

采购申请

信息。如难以描述物资特征的，应提供样品；宣传印制品应提供设计样稿。

采购计划

3 对于无法于需用日期内办妥的采购申请，行政部门应及时通知请购部门。

4 采购计划应同时报送财务部门，以便于公司资金的安排。

5 未列入采购计划内的物资不得采购。如确属临时性急需物资，应填写紧急采购申请表，经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围，单件500元以上的物资要经总经理审批。

供应商及采购方式选择

可采用招标方式采购；

可采用定点采购方式；

填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购，如公共设施维护等物资。

合同的签订与撤销

购买

验收入库

物资应有需求部门协助验收，查验样式是否符合定制要求。验收过程中，如发现异常，应向采购员提出质疑或向上级主管汇报。

报账付款

供应商询价表、费用分摊表，已现金支付的应提供收据，签订了合同的应提供合同。各类单据要齐全且相互吻合，并有符合程序的审批记录。

物资管理

招待类物资采购

采购申请

购买

报账付款

生产维护类、技术检测类物资采购

采购申请

信息。

4 无法于需用日期内办妥的采购申请，行政部门应及时通知需求部门。

5 需求部门未申请的物资不得采购。如确属临时性急需物资，应填写紧急采购申请表，经部门主管审批及公司行政主管核准后才能列入采购范围，采购金额500元以上的物资要经总经理审批。

供应商及采购方式选择

填制供应商询价表，经行政主管及总经理审批后择优选购。

合同的签订与撤销

参见购买

验收入库

报账付款

物资管理

食堂物资采购

采购计划

购买

供应商，通过定点获得长期供应低价优惠和免费配送待遇，同时也要勤跑、勤问以了解市场行情，精打细算，及时购进质优价廉的新鲜疏菜和肉类食品。

验收

报账付款

能源采购

水、电

财务部门进行会计处理，未托收的则交出纳进行银行转账付款。

天然气

煤